Digitalisaatio eli sähköisten tietojärjestelmien hyödyntäminen muuttaa voimakkaasti kaikkia elämän osa-alueita. Yhdistystoiminta ei tee tässä poikkeusta. Monet järjestöt tulevat kuitenkin digitalisaation kehityksessä huomattavasti muuta yhteiskuntaa jäljessä. Miten digitalisaatiota tulisi johtaa, jotta tämä kuilu käännetään etumatkaksi?
Digitalisaatio haastaa organisaatiot joka sektorilla kyseenalaistamaan olemassaolevat toimintatapansa ja luomaan ne uudestaan entistä paremmiksi. Viime kädessä kyse on organisaatioiden kohderyhmien eli tavaroiden ja palveluiden loppukäyttäjien edusta. Ydinkysymys kuuluu, miten rakennamme toimintamme sellaiseksi, että se palvelee parhaalla mahdollisella tavalla loppukäyttäjien etua.
Jokainen voi jo tätä nykyä hoitaa useimmat pankki- ja veroasiansa kotonaan ilman jonottamista ja papereita. Voimme tilata tavaraa maapallon toiselta puolelta suoraan kotiovellemme tai käyttää lukemattomia palveluita liikahtamatta lainkaan sohvalta. Voimme myös kerätä satoja, tuhansia tai miljoonia ihmisiä yhteen luomaan yhteiskunnallista muutosta parhaimmillaan vain yhdessä päivässä.
Digitalisaatiolla tehdään tulevaisuutta
Yrityssektorilla on nähty paljon esimerkkejä siitä, miten liian myöhäinen reagointi tai väärä strategia digitalisaatioon voi päätyä katastrofaaliseen tilanteeseen perinteisten yritysten kannalta. Yksi tunnetuimmista esimerkeistä Suomessa lienee Stockmann. Julkisella sektorilla taas verkkopalveluihin tottuneissa kansalaisissa eniten tyytymättömyyttä herättävät palvelut, jotka eivät toimi tai ole edes saatavilla verkossa, koska palveluita ei ole tällöin suunniteltu mahdollisimman helpoiksi ja sujuviksi käyttää.
Organisaatiot, jotka haluavat pärjätä muutoksessa, joutuvat ottamaan digitalisaation annettuna. Siihen on pakko sopeutua, jos haluaa selvitä. Ne organisaatiot, jotka todella kykenevät rakentamaan tulevaisuuden menestystä taas ottavat digitalisaatiokehityksen haltuunsa ja tarttuvat mahdollisuuteen rakentaa sen avulla jotain aivan uutta. Ja kuten Facebook ja Google ovat osoittaneet, näillä organisaatioilla on myös paljon valtaa vaikuttaa.
Mutta mitä ovat järjestöt tehneet digitalisaation aikakaudella? Usein ihan samaa, mitä ennenkin. On pidetty kokouksia, nyt myös joskus sähköpostilla tai ehkä jopa videoyhteyden kautta. On järjestetty toimintaa, johon voi ilmoittautua verkon kautta. On paranneltu verkkosivuja ja yritetty kopioida olemassa olevaa aineistoa digitaaliseen muotoon. Vaikka joissain järjestöissä onkin panostettu verkkopalveluiden ja -toiminnan kehittämiseen, niin aika vähän on lopulta näkynyt sellaista toimintaa, jota ei voisi olla olemassa ilman verkkoympäristöä.
Mutta eikös monien järjestöjen toiminta perustu ihmisten kohtaamiselle, jossa fyysiset tilat ja toimintamallit toimivat ensisijaisesti parhaiten? Kyllä, mutta millä perusteella voimme sanoa ei niille kohderyhmään kuuluville ihmisille, jotka ovat etäisyyden, rajoitteidensa tai muiden olosuhteiden vuoksi estyneitä osallistumaan paikan päällä järjestettävään toimintaan? Tai miksi organisoisimme toiminnan aina vain fyysisen maailman luomin rajoittein, kun verkkoympäristö tarjoaa niin valtavat mahdollisuudet laajentaa ja monipuolistaa toimintaa.
Muutos vaatii johtamista
Järjestötoiminta, joka ei vastaa digitalisaation haasteisiin, näivettyy tai kuolee kokonaan pois. Siitä pitää huolen kansalaistoiminnan organisoitumisen logiikka. Ihan kuten perinteisille yrityksille ovat uhka uudet yritykset, jotka valtaavat markkinat uusilla toimintamalleillaan, on järjestöille riski, että ihmiset järjestäytyvät tarpeidensa tyydyttämiseksi aivan uudella tavalla – ja ohi perinteisten järjestöjen.
Kun sotealan järjestössä mietitään, missä somekanavissa toiminnasta pitäisi tiedottaa, ovat toiminnan kohderyhmään kuuluvat ihmiset saattaneet jo organisoida itse itselleen toimintaa verkon välityksellä. Samoin kun toinen järjestö miettii, miten organisoida ihmiset ajamaan jotain tiettyä yhteiskunnallista muutosta, on pieni joukko itsenäisiä aktivisteja jo organisoinut kansalaisaloitekampanjan läpi eduskunnassa.
Lopulta uudet, sujuvammat, ketterämmät tai muilla tavoin paremmat toimintamallit halutaan juurruttaa, jolloin jää kaksi vaihtoehtoa: joko jokin olemassaoleva järjestö omaksuu uudet toimintatavat käyttöönsä tai sitten on rakennettava uusi organisaatio tukemaan uutta toimintaa. Jos perinteiset järjestöt eivät tartu tilaisuuteen muuttaakseen toimintatapojaan, on järjestön “markkinaosuus” oleellisesti heikompi kuin ennen.
Digitalisaatioon panostaminen ei siis tarkoita pelkkää asioiden sähköistämistä, laitehankintoja ja verkkosivuja vaan toimintatapojen ja usein koko toiminnan uudelleenarviointia ja -järjestämistä. Panostukset digitalisaatioon rakentavat alustaa tulevien vuosien ja vuosikymmenten järjestötoiminnalle, jossa voi edelleen olla sijaa myös sille vanhalle ja perinteiselle toiminnalle, joka myös voi saada uutta vetovoimaa, kun toiminta mietitään kohderyhmälähtöisesti uudelleen.
Tämän vuoksi tarvitaan digitalisaation johtamista, muutoksen johtamista. Jos ajelehdimme vain virran mukana, tulee aika ajamaan meistä ohi. Emme voi myöskään tehdä muutosta ilman päätöksiä. Järjestöjen on otettava digitalisaatiosta koppi ja alettava johtaa sitä suuntaan, joka palvelee parhaiten juuri kohderyhmien etua, sillä sieltä kumpuaa järjestöjen elinvoimaisuuden edellytykset.
Miten digitalisaatiota pitää johtaa järjestöissä?
Digitalisaation johtamista voidaan lähestyä ainakin kolmesta eri näkökulmasta, joita ovat
- Nykyisen toiminnan tehostaminen digitalisaation avulla
- Nykyisen toiminnan muuttaminen digitalisaation avulla
- Uuden digitaalisaation mahdollistaman toiminnan luominen
Nykyisen toiminnan tehostaminen
Nykyisin toiminnan tehostaminen on helpoin näkökulma ja monissa yhdistyksissä ainoa, johon on tartuttu. Tulee halvemmaksi ja kätevämmäksi lähettää kokouskutsut sähköpostilla kuin kirjeitse. Osallistuminen taas helpottuu, kun toimintaan voi ilmoittautua kotonaan sähköisellä lomakkeella. Tämä on kuitenkin vasta pientä.
Jos tehostamista mietitään kunnolla ja ollaan valmiita panostamaan ja investoimaan tulevaisuuteen, voidaan rakentaa toimintaympäristö, joka vapauttaa huomattavia määriä työaikaa monenlaisista rutiinitöistä tuottavampaan toimintaan. Siinä missä toisissa yhdistyksissä vielä pyöritellään jäsentieto-exceleitä, päivittävät toisissa yhdistyksissä jäsenet jäsentietonsa itse suoraan jäsenrekisteriin ja saavat järjestelmän kauttaa suoraan tarvittavat tiedotteet ja kokouskutsut.
Työelämässä tyypillisimpiä murheita tuntuu olevan kiire ja ajan puute, johon digitalisaatio tarjoaa huikeita mahdollisuuksia. Koko ajan avautuu entistä parempia mahdollisuuksia automatisoida tai helpottaa erilaisia työtehtäviä, jolloin sama työaika voidaan käyttää johonkin muuhun. Näihin mahdollisuuksiin kannattaa tarttua, jos työpanos halutaan kohdentaa tulokselliseen toimintaan.
Nykyisen toiminnan muuttaminen
Kun siirryin nuorisojärjestöpuolelta sotejärjestökentälle, sain loputtomiin kuulla valitusta siitä, miten nuoria ei kiinnosta yhdistystoiminta. Valitus on vähentynyt sitä mukaa, kun järjestöt ovat kehittäneet uusia nuorille suunnattuja toimintamuotoja. Kun huomattiin, että vika ei ollutkaan nuorissa vaan vanhoissa toimintatavoissa, saatiin nuoretkin jälleen kiinnostumaan.
Digitalisaation ydinajatus, kuten olen jo aiemmin maininnut, on nimenomaan tässä toimintatapojen uudelleenarvioinnissa. Meidän pitää tehdä nyt sitä perustaa ja niitä rakenteita, joille toiminta rakentuu 2020-luvulla. Silloin diginatiivit ovat jo keski-ikäisiä ja nuoret eivät ole koskaan eläneet maailmassa ilman älypuhelimia. Toiminta, joka ei perustu digitalisaation luomille mahdollisuuksille, ei tuolle kohderyhmälle ole edes olemassa.
Uuden toiminnan luominen
Järjestöjen tulee nykyhetkessä järjestää toimintaa ja palveluita kaikille ikäluokille, mutta järjestön johtaminen tulevaisuuteen edellyttää, että tulevaisuutta suunnitellaan ja tehdään nuorempien ehdoilla. Mutta koska emme voi nähdä tulevaisuuteen, on järkevintä panostaa siihen, että toiminnan kehittymiselle pidetään mahdollisimman laajasti ovet auki. Digitalisaation kautta voimme luoda loputtomien mahdollisuuksien alustan. Ei anneta ajan kiihdyttää järjestötoiminnan ohi!
Digitalisaation avulla voidaan hakea vastauksia esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin: Miten voisimme vastata niiden kohderyhmien tarpeisiin, joita emme nyt voi palvella tarpeeksi? Millä tavalla yhä useampi voisi päästä osalliseksi? Miten voisimme onnistua tulevaisuudessa entistä paremmin? Näiden kysymysten ratkaisemiseksi tarvitaan visionäärisyyttä.
Digitalisaatio on osa kaikkea johtamista
Sellaiset megatrendit kuin digitalisaatio vaativat aina kokonaisvaltaista johtamista. Kyse ei ole projektista tai erillisestä prosessista vaan kaikenkattavasta muutoksesta. Digitalisaation johtamista kannattaa siksi tarkastella ainakin seuraavien johtamisen tulokulmien kautta:
Strateginen johtaminen
Jos digitalisaatiota ei mietitä strategisella tasolla, ei organisaatiolla ole mitään mahdollisuutta ottaa kehitystä haltuun. Jokaisessa yhdistyksessä on päätettävä, mikä on digitalisaation rooli osana sitä ratkaisua, jolla yhdistys etenee kohti haluamiaan päämääriä. Yhdistyksissä on oltava myös viisautta ymmärtää maailmaa, jossa digitalisaatio ei ole valinta vaan olosuhde.
Digitalisaatio pakottaa jokaisen yhdistyksen uudelleenarvioimaan omaa paikkaansa niin paikallisesti kuin ylirajaisesti, suhteessa muihin toimijoihin ja jopa suhteessa omaan perustehtäväänsä. Yhdistys, joka nyt tuottaa itsenäisesti ratkaisuja universaaleihin ongelmiin, mutta paikallisesti rajatulle kohderyhmälle, ei ehkä ole enää tarpeellinen vuosikymmenen päästä.
Tavoite- ja tulosjohtaminen
Digitalisaatio ei itsessään ole päämäärä, korkeintaan osatavoite matkalla kohti jotain tärkeämpää tavoitetta. Toki digitalisaatiolle on hyvä myös asettaa tavoitteita, jotta valittu suunta etenee, mutta digitalisaatio on ennen kaikkea väline saavuttaa muita tavoitteita. Oikeat tavoitteet liittyvät joko toiminnan tuloksellisuuden, laajuuden ja laadun parantamiseen.
Otetaan esimerkki: Yhdistys päättää uusia verkkosivunsa. Kannattaako silloin asettaa tavoitteeksi päivittää verkkosivut nykyaikaisen näköisiksi vai rakentaa verkkopalvelu, joka vastaa monipuolisemmin kohderyhmien tarpeisiin? Riippuu tietysti tilanteesta, mutta huomaat kuitenkin eron. Ensimmäisessä vaihtoehdossa reagoidaan vain siihen, että verkkosivut ovat ajastaan jäljessä, ja jälkimmäisessä vaihtoehdossa katsotaan, mitä kaikkea hyvillä verkkosivuilla voitaisiin saada aikaiseksi.
Prosessi- ja laatujohtaminen
Digitalisaatio ei tule koskaan valmiiksi, sillä kyse on prosesseista ja rakenteista, joiden varaan toiminta rakentuu. Siksi digitalisaatioratkaisut tulee valita jatkuvan kehittämisen periaatteen mukaisesti. On valittava ratkaisut, joita voidaan parantaa kehityksen mukana ja muokata palvelemaan muuttuvia tarpeita. Emme siis voi ostaa kovallakaan rahalla digitaalista ratkaisua ja olettaa, että se olisi sellaisenaan toimiva vielä parin vuoden päästä.
Prosessi- ja laatujohtamisen näkökulmista on kyettävä myös hahmottamaan, miten digitalisaatio liittyy kaikkeen toimintaan. Yksi tärkeä näkökulma on tiedolla johtaminen, jossa erilaiset tietoresurssit – kuten henkilöstön osaaminen, toiminnan prosessit, erilaiset tietovirrat, johtamisjärjestelmä tai vaikka sidosryhmäsuhteet – valjastetaan tukemaan organisaation toimintaa ja kohderyhmien tarpeiden tyydytystä.
Talousjohtaminen
Jos digitalisaatio nähdään investointeina ja panostuksina tulevaisuuteen, on sitä kyettävä tarkastelemaan myös numeroina ja resursseina. Minkälaiset investoinnit ovat kannattavia? Miten digitalisaatio vaikuttaa olemassa oleviin tai tuleviin resursseihin? Minkälaisia taloudellisia seurantalukuja tarvitaan?
Toiminnan muutoksen ja tehostumisen kautta digitalisaatio voi säästää rahaa ja vapauttaa resursseja tuottavimpiin kohteisiin, mutta samalla se voi myös joskus rasittaa yhdistyksen taloutta. Siksi on osattava tarkastella oikeissa kohdissa digitalisaatiota taloudellisten mahdollisuuksien luojana tai toisaalta kulueränä.
Ihmisten johtaminen
Yhdistyksissä, jos jossain, on kyse ihmisistä. Elämme nopeiden muutosten aikaa, eikä muutosnopeus näytä ainakaan olevan hidastumassa – kiitos mm. digitalisaation. Muutos on niin nopeaa, että monet meistä eivät tahdo pysyä mukana. Siksi meissä herää paljon erilaisia vastareaktioita kuten pelkoa, inhoa ja torjuntaa. Muutos luo epävarmuutta, liian nopea muutos sietämätöntä epävarmuutta.
Siksi johtajien tulisi kiinnittää paljon huomiota siihen, miten motivoida ja tukea ihmisiä, joille digitalisaation muutokset tuntuvat pelottavilta tai vastenmielisiltä. Samoin joskus on kyettävä jarruttelemaan kovimpia visionäärejä, jotta he eivät liiaksi lähtisi rönsyilemään pois sovitulta linjalta. Kaiken muutoksen keskellä olisi kyettävä varmistamaan, että mahdollisimman moni voisi kokea kuuluvansa edelleen mukaan, oli sitten kyse kohderyhmistä, työntekijöistä tai muista sidosryhmistä.
Tehdään sellaista muutosta kuin halumme
Digitalisaation johtaminen vaatii siis kokonaisvaltaista otetta. Mutta se, mitä ennen kaikkea kaipaisin enemmän järjestöiltä, olisi kauas katsovat visiot. Miltä järjestötoiminta voisi näyttää vaikka 20 vuoden kuluttua? Onko silloin kyetty siirtämään ihmisten fyysiseen kohtaamiseen liittyvät edut täysimittaisesti virtuaaliseen todellisuuteen? Miten voimme tulevaisuudessa saada aikaan kaikkea sitä hyvää, jota järjestöt tavoittelevat, mutta jossa ne eivät vielä täysin onnistu?
Menestyvä järjestö on sellainen, joka pystyy parhaiten vastaamaan kohderyhmiensä tarpeisiin ja muuttamaan yhteiskuntaa. Ne yhdistykset ja järjestöt, jotka tulevaisuudessa parhaiten menestyvät, eivät ainoastaan reagoi digitalisaation tuottamaan muutokseen, vaan rakentavat sen avulla juuri sellaista maailmaa kuin haluavat.
