Mietitkö toimivia käytäntöjä asiantuntijatyöhön liittyvän etätyöpäivän töiden suunnitteluun ja seurantaan? FinFami kokosi vinkkejä etätyön seurantaan ja itsensä johtamisen avuksi. Lista auttaa työntekijää tarkastelemaan omaa työtään. FinFamin vinkkilista toimii myös etätyön johtamisen tukena. Vinkkien avulla johtaja voi ohjeistaa henkilöstöä tehokkaampaan tehdyn työn hahmottamiseen.
Etätyö on lisääntynyt merkittävästi koronavirukseen liittyvässä poikkeustilanteessa, mutta sen tekemisessä on hyötyjä sekä työntekijän, että työnantajan näkökulmasta. Etätyön hyödyt toteutuvat, kun työtä suunnitellaan ennakkoon. Etätyö mahdollistaa työhön keskittymisen etenkin asiantuntijatyössä, työajan säästön matkojen osalta, työn ja perhe-elämän yhteen sovittamisen sekä kaikkien näiden yhteisvaikutuksesta syntyneen työtyytyväisyyden ja tätä kautta työn tuloksellisuuden parantumisen.
Työnantajan kannattaa mahdollistaa työpaikallaan etätyö, koska se hyödyttää myös työnantajaa. Etätyön mahdollistava työpaikka on houkutteleva työnantaja, jossa työtyytyväisyys lisääntyy ja tätä kautta työn tuottavuus paranee. Lisäksi etätyön salliminen on ympäristöystävällinen teko, koska työmatkaliikenne vähenee.
Toimiva etätyö edellyttää luottamusta ja yhteisesti sovittuja toimintakäytäntöjä esimiehen ja henkilöstön välillä. Etenkin asiantuntijatyössä työtä on mahdollista tehdä ja toteuttaa eri ympäristöissä. Työskentely ei ole sidottuna yhteen paikkaan, vaan tuloksellista työtä voi tehdä hyvien etäyhteyksien mahdollistamana useasta paikasta. Etätyön mahdollisuutta tulee kuitenkin tarkastella aina tehtäväkohtaisesti.
Poimi tästä FinFamin vinkit toimivaan asiantuntijatyön etätyöpäivään.
Miten voit rakentaa toimivan etätyöpäivän?
- Voit tukea etätyön työhyvinvointia aloittamalla etätyöpäivän esimerkiksi liikuntahetkellä ennen töiden aloitusta (esimerkiksi aamulenkki tai aamukävely). Tämä tukee myös työhön tarttumista ja työpäivän konkreettista aloittamista.
- Määrittele selkeä aikataulu etätyöpäivälle. Milloin aloitat työpäivän, milloin pidät lounastauon, milloin lopetat päivän? Tarkista, että etätyöhön vaadittavat työvälineet ja verkkoyhteydet toimivat.
- Tee keskittymistä vaativat tehtävät silloin, kun olet virkeimmilläsi. Aloita haasteellisimmista ja eniten aikaa vievistä tehtävistä työpäivän aluksi.
- Listaa ylös tärkeimpiä työtehtäviä ja tavoitteita, joita haluat saada aikaan etätyöpäivän aikana. Suunnittele työpäivän ja työviikon sisältö. Jätä kuitenkin listaan tyhjää äkillisiä työtehtäviä varten.
- Suunnittele itsellesi mahdollisimman rauhallinen työpiste ja katso valmiiksi edellisen työpäivän päätteeksi seuraavan työpäivän materiaalit odottamaan työpisteelle. Voit esimerkiksi tehdä itsellesi muistilistan seuraavalle päivälle siirtyneistä työtehtävistä.
- Suunnittele, miten luottamuksellisista asioista puhutaan etätöissä. Missä paikoissa voit puhua luottamuksellisista asioista?
- Suunnittele kalenteriin kokousajat, mutta jätä myös tyhjää aikaa kokouksista vapaaseen työskentelyyn.
- Muista pitää taukoja työpäivän aikana. Tauot tukevat myös työergonomiaa, kun työntekijä muistaa liikkua työpäivän aikana.
- Informoi esimiestä ja kollegoita työpäivän sisällöstä kalenterin kautta. Merkitse kalenteriin hetket, jolloin olet tavoittamattomissa.
Miten esimies voi tukea asiantuntijatyöhön liittyvää etätyötä?
- Esimiehen on tärkeää käydä läpi henkilöstön kanssa etätyön pelisäännöt. Etätyön pelisäännöistä on tärkeää puhua ääneen. Tee näin: Miten etätyössä pidetään yhteyttä kollegoihin ja miten esimieheen? Voiko etätyössä olla myös tavoittamattomissa, jos esimerkiksi keskittyy työn sisällön toteuttamiseen? Miten etätyössä seurataan tehtyä työtä?
- Käy läpi työn tavoitteita, toimenpiteitä ja ilmoitusasioita säännöllisin väliajoin henkilöstön kanssa. Tee näin: Sovi henkilöstön kanssa esim. yhteiset virtuaaliset toimistopalaverit ja työntekijäkohtaiset kuukausipalaverit. Käykää läpi kahdenvälisissä palavereissa työn tavoitteita, odotuksia ja toteutuneita tehtäviä työntekijäkohtaisesti. Tiedota ajankohtaisista, koko työyhteisöä koskevista tavoitteista ja ilmoitusasioista virtuaalisessa toimistopalaverissa. Muista tiedottaa ajankohtaisista asioista koko työyhteisöä ja ohjeista myös sisäisestä viestinnästä työyhteisön sisällä. Voitte sopia esimerkiksi sisäisen Teams-kanavan asioiden tiedotusta varten.
- Palautteen antaminen on tärkeää myös etätyönä tehtävässä asiantuntijatyössä. Tee näin: Anna palautetta työntekijälle tehdystä työstä, jätä aikaa myös yhteiselle kehityskeskusteluun pohjautuvalle kehitystyölle. Palautteenannossa on kuitenkin muistettava, että palautteen antaminen on kaksisuuntainen prosessi ja myös työntekijän vastuulla. Työntekijöiden on tärkeää antaa palautetta esimiehelle tehdystä työstä.
- Etätyöpäivä on tavallinen työpäivä. Tee näin: Käy läpi henkilöstön kanssa työpäivän pituuteen ja tauottamiseen liittyvät säännöt. Muistuta työntekijöitä, että etätyöpäivän rajaaminen ja työajan seuraaminen on yhtä tärkeää kuin työpaikalla tehtävässä työssä.
Miten voit seurata tehtyä etätyötä?
- Ota käyttöön ”Työn seurannan tiedosto”, johon kokoat päivittäin päivän päätteeksi sen päivän tehdyt työt. Kun kirjaat tehtyjä työtehtäviä ylös, kirjaaminen toimii myös työn raportoinnin apuvälineenä. Voit helposti katsoa listasta konkreettisia tehtyjä toimia. Peilaa tehtyä työtä aina tavoitteisiin. Tee näin: Käytä 5-10 minuuttia jokaisen etätyöpäivän päätteeksi kirjaamalla ylös päivän tehdyt työtehtävät.
- Muista, että työn suunnittelu ja yhteiset palaverit ovat myös tehtyä työtä. Niihin käytettyä aikaa kannattaa myös seurata, koska se tukee työn tuunaamista. Meneekö palavereihin liikaa aikaa? Voisiko jotkut palavereissa puhutut asiat hoitaa muulla tavoin kuten sähköpostitse? Tee näin: Suunnittele, mistä asioista kannattaa kutsua koolle kokous ja mitkä asiat voisit hoitaa muulla tavoin. Jos pidät kokouksen, suunnittele sen sisältö tarkoin ja yhdistä mahdollisuuksien mukaan käsiteltäviä asioita.
- Käy päivän päätteeksi läpi lähetetyt sähköpostit. Niiden avulla voit hahmottaa tehtyä työtä, koska paljon työstä toteutetaan yhteistyössä kollegoiden kanssa ja niistä kommunikoidaan usein sähköpostitse. Tee näin: Listaa sähköpostista kertyneitä tehdyn työn aihealueita ylös työn seurannan tiedostoon.
