Etätyön palaverikäytännöt

” Etätyössä tulee miettiä toimivat käytännöt yhteisöllisyyden ja vuorovaikutuksen ylläpitämiseen, ja tätä kautta etäkokousten pitämiseen. Kokous on vaikuttava silloin, kun sillä on selkeä tavoite, sovittu aikataulu ja sen osallistujat tietävät, miksi heidän osallistumisensa kokoukseen on välttämätöntä.”

Etätyö on paitsi kehittänyt työtapojamme, myös luonut uusia toimintamalleja palaverikäytäntöihin. Työpaikalla tapahtuvat palaverit voitiin aikaisemmin korvata lyhyillä kysymyksillä kollegalta työpäivän lomassa tai kahvipöytäkeskustelun yhteydessä. Koronavirukseen liittyvä pandemiatilanne on edellyttänyt kokousten uudelleen miettimistä, mutta myös priorisointia. Poikkeustilanteen aikana opitut etätyökäytännöt kannattaa miettiä tulevaisuuden työhön ja mallintaa työpaikan etätyöohjeiksi myös pandemiatilanteen hälvennyttyä. Kokosimme FinFamissa hyväksi havaittuja vinkkejä etätyön palavereiden pitämiseen. Tutustu vinkkeihin ja kokeile listasta esimerkiksi muutamaa kokouskäytäntöä. Voit aloittaa jo tänään!

  1. Suunnittele palaverit etukäteen. Huomioi palavereiden kohderyhmä. Kenen on välttämätöntä kuulla kokouksen sisällöstä? Etätyössä arvostusta osoittaa myös se, että kaikki ne, joiden tehtävänkuvaa palaveri koskettaa, kuulevat ajoissa oikeat tiedot. Kutsu palaveriin ainoastaan ne työntekijät, joita palaverin sisältö koskettaa.
  2. Mieti, voisitko niputtaa useamman kysymyksen tai käsiteltävän aiheen samaan palaveriin. Muista kuitenkin kiteyttää kokouksen fokus osallistujille.
  3. Määrittele ennalta palaverin kesto, aihe, tavoite ja osallistujat. Miksi palaveri pidetään?
  4. Yhdistä liikunta ja palaveri. Voisitko pitää seuraavan kokouksen kävelypalaverina puhelimen tai Teams-yhteyden kautta? Voisitko pitää tiimipalaverin kävelypalaverina, jolloin henkilöstö kokoontuu ennalta sovittuna ajankohtana kävelemään omassa kotiympäristössään?
  5. Määrittele ne toiminnot, joissa on välttämätöntä pitää palavereja säännöllisin väliajoin. Sovi ennalta esimerkiksi viikoittainen palaveri talousasioihin, viestintään, kehittämiseen tai raportointiin.
  6. Hyödynnä sähköisiä alustoja ja esimerkiksi Teams ohjelmaa verkostojen kehittämisessä. Sopikaa kokousalustoja eri kohderyhmille. Hyödynnä virtuaalikokouksissa FinFamin virtuaalisten tiimien vinkkejä.
  7. Huolehdi myös ”epävirallisten” palavereiden pitämisestä. Pidä työyhteisön kanssa yhteinen tauko esimerkiksi aamukahvin tai iltapäiväkahvin merkeissä. Työyhteisön kahvitaukohetket ovat välttämättömiä työyhteisön yhteisöllisyyden ja vuorovaikutuksen ylläpitämiselle.
  8. Palavereiden tarkoitus ei ole kuormittaa, vaan helpottaa työtä. Etätyössä kannattaa miettiä, mitkä kokoukset ovat oikeasti tärkeitä ja mitkä asiat voi hoitaa muita viestintätapoja hyödyntäen.
  9. Keskustele työyhteisön kanssa avoimesti etätyön palaverikäytännöistä. On tärkeää sopia yhteiset pelisäännöt kommunikoinnille, mutta vähintään yhtä tärkeää on puhua työrauhasta ja siitä, miten mahdollistetaan työhön keskittyminen.
  10. Uuden työntekijän kanssa on tärkeää sopia säännöllisiä palavereita myös etätyössä, jotta työntekijä pääsee työyhteisöön sisälle ja voi tarvittaessa kysyä mieltä askarruttavia kysymyksiä.
Print Friendly, PDF & Email
Tagged: