Monelle henkilöstöhallinto sanana on tuttu, mutta sen sisällön laajuus on epäselvä. Henkilöstöhallinnon tehtävät voivat erota suuresti yhdistyksen koosta tai toiminnan tarpeesta riippuen. Tässä blogikirjoituksessa on eritelty henkilöstöhallinnon tehtäviä yleisellä tasolla.
Keskeiset kysymykset yhdistykselle henkilöstöhallinnon kehittämisessä ovatkin:
| 1. Mitä alueita yhdistyksemme henkilöstöhallintoon kuuluu? esim. perehdytys, rekrytointi, perhevapaalle jääminen, pitkältä vapaalta palaaminen, sijaisuudet, eläköityminen, työkyvyn ylläpito, sisäinen viestintä sekä palautteenanto johdon ja henkilöstön välillä, ammattitaidon tukeminen? Miten pärjäämme niissä tällä hetkellä?
|
| 2. Mitkä asiat ovat kriittisimpiä kehittää henkilöstöhallinnossa? Tätä kannattaa miettiä prosessien kautta.
|
| 3. Miten henkilöstöhallinnon kehittäminen ja sen prosessit näkyvät yhdistyksen toiminnan suunnittelussa, toimintasuunnitelmassa ja yhdistyksen talousarviossa? Miten ne linkittyvät strategiaan/strategioihin?
|
| 4. Miten vastuut jaetaan henkilöstöhallinnon prosesseissa?
|
| 5. Mitä arviointitietoa kerätään henkilöstöhallinnosta ja miten arviointitieto analysoidaan ja hyödynnetään toiminnan kehittämisessä?
|
Yhdistyksellä on mahdollisuus kehittää henkilöstöhallinnon prosesseja jatkuvasti. Ensimmäinen askel toiminnan kehittämiselle on kuitenkin nykytilan vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen, jonka jälkeen mietitään resurssit toiminnan kehittämiselle ja aikataulu toimenpiteiden toteuttamiselle. Kehittämistyö ei pääty toiminnan toteuttamiseen, vaan tämän jälkeen tulee miettiä toiminnan seurantaa. Kehittämistyön voidaankin ajatella olevan jatkuvasti päivittyvä prosessi. Henkilöstöhallinnon prosesseilla ei ole omistajuutta, vaan niitä kehitetään yhteistyössä henkilöstön, johdon ja työterveyshuollon kanssa. Henkilöstöhallinnon kehittäminen tulee nähdä johdon kannalta tärkeänä prosessina, sillä hyvinvoiva henkilöstö tekee laadukasta, innovatiivista ja tuottavaa työtä.
Ajatellaanpa esimerkiksi perehdytyksen prosessia. Kerätäänkö perehdytyksestä palautetta sen jälkeen, kun uusi työntekijä on tullut taloon? Kerätäänkö perehdytyksestä palautetta työntekijän lähtiessä työnantajan palveluksesta? Kuinka kauan uudella työntekijällä kesti perehtyä uuteen työtehtävään? On arvioitu, että uuden työntekijän perehtyminen täysin työtehtävään voi kestää 2-3 vuotta. Työntekijällä kuluu n. 4 kuukautta hahmottaa työtehtävän sisältö. Vaikka työpaikka olisi tuttu työntekijälle, mutta tehtävä uusi, työntekijän perehtymiseen voi mennä 1 – 1,5 vuotta. Tämän vuoksi laadukas perehdyttäminen ja perehdyttämisen jatkaminen pitkin työsuhdetta on ensiarvoisen tärkeää.
Mitä tehtäviä henkilöstöhallintoon voi esimerkiksi kuulua?
Työhyvinvointi, työtyytyväisyyden ja työkyvyn edistäminen: henkilöstöhallinnossa voidaan analysoida, kehittää, budjetoida ja tuottaa työhyvinvoinnin välineitä.
Lakisääteiset kysymykset, työsuhdeasiat ja palkanmaksu: Henkilöstöhallinnon perusprosessien on oltava kunnossa. Näitä ovat esimerkiksi työehtosopimuksen sisältö ja velvoitteet, rekrytoinnin tasa-arvoisuuden huomioiminen, palkanmaksu, työsopimukset, työtodistukset, lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat, loma-asiat, yhteistyö työterveyshuollon kanssa, oikeudenmukainen johtaminen yms.
Palvelussuhteen hoitaminen rekytoinnista työsuhteen loppuun asti. Yhdistyksen on hyvä miettiä henkilöstöhallintoa työsuhteen vaiheista katsottuna. Onko yhdistyksessä mietitty käytänteet pitkältä poissaololta palaamiseen ja perehdytys työsuhteen eri vaiheissa? Onko työsuhteen päättymiseen liittyen mietitty prosessia? Mitä kaikkea tulee huomioida työsuhteen päättyessä? Mihin työtodistukset arkistoidaan? Miten hiljainen tieto siirretään työsuhteen päättyessä? Järjestetäänkö Exit-haastatteluja? Miten lähteneet työntekijät huomioidaan myöhemmässä vaiheessa yhdistyksen toiminnassa?
Henkilöstöhallinnon säännöt ja ohjeistukset: Mitkä ovat yhteisesti sovittuja asioita henkilöstöhallinnossa? Tietääkö henkilöstö yhteisesti sovittujen asioiden sisällön?Tietääkö henkilöstö työterveyshuollon sopimuksen sisällön?
Esimiesten ohjaus ja ennakointi henkilöstöasioissa: Mitä muutoksia työehtosopimukseen on tulossa? Minkälaisissa asioissa henkilöstöhallinto tukee esimiestä?
Toiminnan tulevaisuuden suunnittelu henkilöstöhallinnon näkökulmasta ja osaamisen kehittäminen: Minkälaista osaamista tarvitsemme yhdistykseen jatkossa? Minkälaista osaamista yhdistyksessä on nyt? Miten nykyinen osaaminen linkittyy järjestön strategiaan tai strategioihin?
Henkilöstöhallinto on johdon oikea käsi: Johtajalla on vastuu toiminnan operatiivisesta johtamisesta ja työnjohto-oikeus. Henkilöstöhallinto tukee johtajaa operatiivisen johtamisen kysymyksissä.
Henkilöstöhallinnon järjestelmien ylläpitäminen
Johdon osaamisen ja kehittymisen tukeminen
Työturvallisuus ja sen kehittäminen
Henkilöstöhallinnossa on mahdollisuus ja sen kehittäminen kannattaa ottaa vakavasti yhdistyksissä. Esimerkiksi työhyvinvointi vaikuttaa järjestön imagoon, talouteen ja kilpailukykyyn. Hyvinvoivassa työyhteisössä työhön sitouminen kasvaa ja sairauspoissaolot vähenevät. Aloita henkilöstöhallinnon kehittäminen jo tänään. Innostavaa matkaa henkilöstöhallinnon maailmaan!
FinFami on tehnyt henkilöstöhallinnon infograafin henkilöstötyön kehittämisen tueksi. Käy katsomassa.
