Pitkän työkokemuksen aikana hankittu monipuolinen osaaminen voi olla usein hankala valjastaa sanoiksi ja konkreettisiksi prosesseiksi. Mitä osaamista työhistorian aikana on kehittynyt? Minkälaista tietoa ja osaamista viimeisimmässä työtehtävässä on syntynyt? Tähän kiteytyy hiljaisen tiedon määritelmä.
Hiljainen tietoa on osaamista, toimintatapoja ja käytäntöjä, jotka ovat syntyneet ihmiselle työtehtävän tai työhistorian aikana. Tämä osaaminen on usein hankala valjastaa konkreettisiksi prosesseiksi tai sanoittaa. Johtajan osaaminen henkilöstöjohtajana on saattanut kehittyä työtehtävän kestäessä ja hän osaa ennakoida ja valmistautua henkilöstöhallinnon erilaisiin tilanteisiin oppimansa hiljaisen tiedon avulla. Pitkän uran tehnyt kouluttaja tietää, miten erilaiset ryhmät ja ihmiset saadaan innostumaan ryhmätyöstä ja yhteisestä tavoitteesta. Ammattivalokuvaaja valitsee (mahdollisesti myös tiedostamattaan) parhaimmat niksit, miten kuvasta saa mahdollisimman onnistuneen. Tätä on hiljainen tieto.
Hiljaisen tiedon keskeinen kysymys onkin, miten vaikeasti kuvailtava työntekijän osaaminen saadaan siirrettyä yhdistyksen pääomaksi muuten kuin kirjoittamalla? Miten työpaikalle luodaan kulttuuri, jossa halutaan jakaa osaamista?
Hiljaisen tiedon käsitteen on luonut alun perin amerikkalainen Michael Polanyi. Hänen tiedetään sanoneen, että ” Jokainen tietää enemmän, kuin pystyy kertomaan. ” Hän on havainnollistanut, että hiljainen tieto on kuin jäävuoren huippu. Osaamisesta näkyy huippu, mutta perustassa on paljon rutiineja, tuntemuksia, käytänteitä ja tapoja. Nämä rutiinit, tuntemukset, käytänteet ja tavat on tärkeää saada esiin.
Mitä haasteita hiljaisen tiedon jakamisessa on?
- Hiljaista tietoa voi olla vaikea sanoittaa, mutta tässä toimii apuna säännöllinen dialogisuus
- Tiedon jakamista voivat estää lyhyet työsuhteet, joiden aikana työntekijä ei ennätä tulla osaksi organisaatiota.
- Sitä voivat estää kilpaileva työilmapiiri, jolloin omaa osaamista ei haluta jakaa kilpaileville työntekijöille tai vaihtoehtoisesti osaamista ei haluta jakaa kollegoille, joista ei pidetä.
- Haasteeksi muodostuvat myös yksilön palkitseminen me-hengen sijaan, jolloin työntekijäkohtainen osaaminen tulee keskiöön.
- Usein voidaan myös pelätä, että jakamalla omaa osaamista muille, voidaan oma rooli tarpeellisena työntekijänä menettää.
Hiljaisen tiedon jakamisesta on hyötyä sekä organisaatiolle että henkilöstölle. Pitäisi muistaa, että yksin saavutetaan paljon, mutta tähtiin päästään vain yhteistyön kautta. Hiljaisen tiedon jakaminen parhaimmassa tapauksessa parantaa yhdistyksen kilpailukykyä, yhdistys voi löytää uusia asiakasryhmiä osaamisen laajentumisen kautta, yhdistys voi saada uusia ja raikkaita ideoita toimintaan ja yhdistyksen toimintakulttuuriin juurtuu avoimuus, jonka kautta yhdistyksen tavoitteet tulevat yhteisiksi henkilöstölle ja me-henki lisääntyy.
Miten hiljaista tietoa konkreettisesti kehitetään? Toimintamalli kiteytyy seuraavaan: Tunnista, siirrä prosesseihin ja mahdollista.
- TUNNISTA: Mitä tietoa ja osaamista yhdistyksessä on? Kenellä tietoa on ja kuinka suuri painoarvo tiedolla on?
- SIIRRÄ PROSESSEIHIN: Mistä työsuhteen vaiheista hiljaista tietoa kerätään? Kerätäänkö tietoa ja miten eläkkeelle jääviltä, harjoittelijoilta, perhevapaalle siirtyviltä? Mitkä ovat avainprosesseja, joista hiljaista tietoa on kerättävä? Jos yhdistyksen toiminnanjohtaja lähtisi kuukauden päästä tiedetäänkö, mitä asioita ainakin pitäisi hänen poissa ollessaan tehdä?
- MAHDOLLISTA: Mitä hiljaisen tiedon siirtäminen prosesseihin vaatii? Annetaanko hiljaisen tiedon kehittämistä tehdä työajalla? Edellyttääkö hiljaisen tiedon kehittäminen rahaa? Onko työntekijöitä ohjeistettu kirjaamaan ylös kuukausitavoitteita ja niiden onnistumisia? Onko johto tietoinen ja sitoutunut hiljaisen tiedon kehittämiseen? Onko henkilöstölle avattu hiljaisen tiedon hyötyjä?
- KESKEISIÄ KYSYMYKSIÄ: Mitä hiljainen tieto tarkoittaa meidän yhdistyksessä? Mitä hiljaisen tiedon jakaminen tuo meille? Kohtaavatko resurssit ja kehittämistarve? Kuka vastaa hiljaisen tiedon kehittämisestä ja vastaavatko työntekijät omista tonteistaan?
Minkä toimintojen avulla hiljaista tietoa voidaan kerätä ja kehittää?
Hiljaisen tiedon keräämisen tukena toimivat esimerkiksi kehityskeskustelut, työjärjestelyt (ketkä istuvat samassa työhuoneessa), palaverit, mentoroinnit, verkostoituminen, kohtaaminen, sijaisjärjestelyjen käyttö, työkierto, yhteiset kehittämispalaverit ja perehdyttäminen.
Hiljaisen tiedon keräämisessä kannattaa hyödyntää seuraavia apukysymyksiä:
- Mitä osaamista yhdistyksessä on?
- Mitä tehtävänkuvia yhdistyksessä on ja mitä osaamista tehtävänkuviin liittyy?
- Keneltä kaikilta yhdistyksen toimijoilta osaamista ja kokemusta tulee kerätä? Esimerkiksi: vapaaehtoiset, kokemustoimijat, hallitus, puheenjohtaja, henkilöstö, toiminnanjohtaja jne.)
- Onko yhdistyksessä huomioitu sijaisjärjestelyt? Mahdollistetaanko yhdistyksessä työparityöskentely?
- Onko yhdistyksessä huomioitu tiimityön vahvuudet? Tässä kohtaa kannattaa hyödyntää FinFamin tiimityön materiaaleja.
- Mitkä ovat yhdistyksen ydinprosesseja? Ovatko ne dokumentoitu tai määritelty?
- Onko yhdistykset kriittisimmät toiminnot mallinnettu siltä osin kuin on mahdollista eri tehtävänkuvista katsottuna?
- Miten hiljaista tietoa voidaan jakaa työsuhteen eri vaiheissa? (perehdytys, eläköityminen, perhevapaalle jääminen, opiskelijat, työsuhteen päättyminen yms.
Innostavaa matkaa hiljaisen tiedon keräämisen ja kehittämisen maailmaan!
