Kuule lähtevää – hyödynnä Exit-haastattelupohja

Kun rekrytoimme työntekijää yhdistyksen palvelukseen, haluamme kuulla hänen taustastaan, motivaatiosta, onnistumisista ja osaamisesta ennen rekrytointipäätöstä. Samalla tavalla lähtevän työntekijän kohdalla haluamme tietää, miten työntekijä koki työsuhteen. Missä onnistuttiin? Mitä oltaisiin voitu tehdä paremmin? Mitä kehittämiskohtia on ja mitkä asiat työpaikalla kannattaa ehdottomasti säilyttää toimivina menetelminä?

Hyvinvoivan työkulttuurin yksi tärkeimmistä asioista on luottamus esimiehen ja työntekijän välillä. Luottamukseen päästään avoimen keskusteluyhteyden kautta, jossa on selkeät pelisäännöt. Luottamukselliset asiat säilytetään työntekijän ja johdon välisenä. Jotta tähän päästään, esimiehen on hyvä kirkastaa henkilöstölle säännöllisesti työpaikan pelisääntöjä, työelämäjoustoja ja mahdollisuutta keskustella avoimesti ja luottamuksellisesti työsuhteen eri asioista. Luottamuksellisen työkulttuurin luomisessa tulee kuitenkin muistaa, että se edellyttää toimia sekä johdolta, että henkilöstöltä, kummaltakin.

Mitä Exit-keskustelu antaa?

Exit-haastattelu on avoin keskustelutilaisuus johdon ja työntekijän välillä, jossa voidaan puolin ja toisin esittää luottamuksellisia kysymyksiä. Parhaimmassa tapauksessa Exit-haastattelu antaa yhdistykselle arvokasta tietoa toiminnan kehittämisalueista. Se kertoo myös niistä kohdista, mitkä toimivat ja mitkä kannattaa säilyttää yhdistyksen perustoiminnassa. Exit-haastattelu on mahdollisuus kerätä pitkäaikaiselta ja osaavalta työntekijältä hiljaista tietoa ja kehittämisajatuksia yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi.

Exit-haastattelu työntekijän kanssa on myös osa työhyvinvoinnin prosessia, jossa halutaan kertoa työntekijälle, että hänen mielipiteitään ja kokemuksiaan työtehtävästä arvostetaan.

Suunnittele työsuhteen eri vaiheiden keskusteluprosessi

Esimiehen kannattaa suunnitella itselleen työsuhteen vaiheiden keskusteluprosessi. Johdon kannattaa miettiä keskusteluprosesseja myös toiminnan seurannan kannalta. Exit-haastattelut eivät koske ainoastaan johtoa, vaan myös muita toimintaa kokoavia tehtäviä. Vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin on hyvä miettiä Exit-haastatteluja vapaaehtoisten kanssa ja opiskelijoita ohjaavien työntekijöiden on hyvä miettiä lähtevän opiskelijan prosesseja.

Missä tilanteissa on tärkeintä keskustella säännöllisesti?
Minkälaista tietoa kannattaa kerätä jokaiselta?
Käydäänkö Exit-kysymyspatteristosta säännöllisesti tietyt kysymykset jokaisen kanssa läpi?
Miten keskustelu käydään (kasvotusten vai osa kyselytyökalun kautta)?
Jos Exit-haastattelu toteutetaan kokonaan keskusteluna, miten vastaukset kirjataan ylös?
Kuinka paljon aikaa Exit-haastatteluun varataan?
Missä Exit-haastattelu toteutetaan? Voisiko haastattelun käydä läpi kahvilassa tai esimerkiksi ulkona kesäkuukausilla?
Voiko hallituksen vaihtuessa käydä koko hallituksen kanssa yhteisen Exit-haastattelun, jonka vastaukset dokumentoidaan anonyymisti?
Miten haastattelujen vastauksia käsitellään toiminnan kehittämisessä? Miten haastattelujen vastauksia vertaillaan pitkällä aikavälillä? Miten niistä raportoidaan hallitukselle?

Oheisessa kaaviossa on esitelty työsuhteen ja työpaikan vaiheita, joissa kannattaa aina käydä vuorovaikutteinen keskustelu henkilöstön ja johdon välillä. Listaan voi lisätä oman toiminnan kannalta tärkeitä muita keskustelukohtia.