Yhdistyksen taloudenhoidon ja varojen käytön seuranta on hallituksen tärkeimpiä tehtäviä. Yhdistystoimijoista harva on kuitenkaan perehtynyt johdon laskentatoimen perusteisiin, mutta muutamien tunnuslukujen ja seurantamenetelmien opettelu voi tehdä talousseurannasta helpompaa ja ymmärrettävämpää. Tässä artikkelissa on valmiiksi poimittuna sellaiset tunnusluvut, jotka soveltuvat hyvin myös yhdistysten talousseurantaan.

Laskelmissa käytetyt luvut saadaan suoraan taseesta. Taseen merkitystä ja sisältöä käsiteltiin tarkemmin jo kirjoitussarjan ensimmäisessä osassa, johon kannattaa palata, jos tunnuslukujen ymmärtäminen tuntuu haastavalta.

Vakavaraisuus

Vakavaraisuuden mittaamisessa on kyse oman ja vieraan pääoman suhteesta koko pääomaan. Vakavaraisuuden tunnusluvut kertovat siis velkaisuudesta ja rahoituksen rakenteesta. Parhaiten yhdistysten käyttöön soveltuva vakavaraisuusmittari on omavaraisuusaste. Omavaraisuusaste mittaa yhdistyksen staattista vakavaraisuutta eli yhdistyksen kykyä selvitä sitoumuksistaan pitkällä aikavälillä.

Omavaraisuusaste lasketaan seuraavalla kaavalla: oma pääoma ÷ (taseen loppusumma − saadut ennakot) × 100

Miksi seurata omavaraisuusastetta?

Omavaraisuusaste kertoo, kuinka riittävät puskurivarat yhdistyksellä on verrattuna toiminnan taloudelliseen kokoon. Oma pääoma on käytännössä se varallisuuden kertymä, joka yhdistyksellä on käytössään huonojen aikojen puskuriksi tai isompien investointien omarahoitukseen. Siksi sen kehitystä kannattaa seurata. Pelkkä oman pääoman summa ei välttämättä vielä kerro tarpeeksi puskurien koosta, jollei sitä suhteuteta samalla toiminnan kokoon.

Yhdistyksille ei ole määritelty erikseen omavaraisuusasteen ohjearvoja, mutta ainakin suuntaa voidaan katsoa alla olevista yritysten viitteellisistä ohjearvoista:

Maksuvalmius

Maksuvalmiudessa on kyse siitä, miten yhdistys kykenee selviämään lyhyen aikavälin sitoumuksistaan. Toisin sanoen siitä, kykeneekö yhdistys esimerkiksi maksamaan laskut ja verot tai hankkimaan tarvittavia hyödykkeitä. Maksuvalmiuden tunnusluvuista yhdistysten käyttöön soveltuu parhaiten Quick ratio, joka mittaa yhdistyksen staattista maksuvalmiutta, eli kuinka hyvin yhdistyksen rahoitusomaisuus riittää lyhytaikaisten velkojen maksuun.

Quick ratio lasketaan seuraavalla kaavalla: (vaihtuvat vastaavat − vaihto-omaisuus) ÷ (lyhytaikainen vieras pääoma − saadut ennakot)

Miksi seurata Quick ratiota?

Yhdistyksen hallituksen vastuulla on seurata, että yhdistyksen taloutta hoidetaan tavalla, joka tukee toiminnan sujuvaa toteuttamista. Tämä edellyttää, että yhdistyksellä on käytössään riittävät lyhyen aikavälin puskurit eli rahoitusvarannot, joilla voidaan kattaa toiminnasta välittömästi aiheutuvia kuluja. Liian usein kuulee, että yhdistykset mittaavat maksuvalmiutta seuraamalla pankkitilin saldon kehitystä. Tämä tapa ei kuitenkaan anna luotettavaa kuvaa yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta, koska se ei huomioi yhdistyksen mahdollisia velkoja ja saatavia.

Parempi tapa on seurata Quick ratiota, joka kertoo, kuinka kyseisellä tilinpäätöshetkellä rahoitusomaisuus riittää lyhytaikaisten velkojen hoitamiseen. Täysin luotettavaa kuvaa ei saada tälläkään mittarilla, koska taseen luvut kertovat vain tilinpäätöshetken tilanteen, ja muutoksia voi tulla jo seuraavana päivänä. Säännöllisellä seurannalla nähdään kuitenkin, mihin suuntaan maksuvalmius kehittyy. Quick ration olisi hyvä olla suurempi kuin 1, jolloin yhdistyksen rahoitusomaisuus kattaa kokonaan lyhytaikaiset velat ja toiminnan jatkuvuuteen liittyvät riskit ovat pieniä.

Koko ja kasvu

Kun yhdistys kehittää hallintonsa tai toimintansa rakenteita, on kyettävä hahmottamaan yhdistyksen nykyinen koko. On eri asia kehittää pientä kerhotoimintaa pyörittävää vapaaehtoisyhdistystä kuin kymmenen työntekijän ja miljoonabudjetin yhdistystä. Toisaalta yhdistykset asettavat yleensä myös tavoitteita toiminnan kasvattamiselle, jolloin tarvitaan mittareita kehityksen seuraamiseksi.

Yhdistyksen koon ja kasvun mittareiksi soveltuvat ainakin taseen loppusumma, kokonaismenot, työntekijöiden määrä sekä vapaaehtoisten määrä / toimintaan osallistuvien määrä. Nämä tiedot on helppo poimia vuosittain. Kasvumittarit ovat erittäin olennaisia esimerkiksi avustuksia haettaessa, ja useimmiten niitä kysytäänkin avustuslomakkeissa.

Muut tunnusluvut

Kaikki talouden tunnusluvut eivät aina sovellu yhdistystoiminnan mittaamiseen, koska useimmiten niitä on kehitetty yritystoiminnan tarpeisiin mittaamaan taloudellista tulosta. Yhdistysten pääasiallinen tavoite on kuitenkin muussa kuin taloudellisen tuloksen tuottamisessa. Erilaisia mittareita ja tunnuslukuja voidaan tarpeen vaatiessa soveltaa ja laatia enemmänkin vastaamaan yhdistystoiminnan tarpeita. Tällöin täytyy kuitenkin kyetä määrittämään, mikä on se ”tulos”, jota yhdistys pyrkii tekemään.

Jos yhdistyksellä on merkittävissä määrin elinkeinotoimintaa, kannattaa harkita tutustumista erilaisiin kannattavuutta ja tehokkuutta mittaaviin tunnuslukuihin. Yhdistyksen varsinaisen toiminnan tueksi tehtävän elinkeinotoiminnan tavoitteet ovat useimmiten puhtaan taloudelliset, joten siihen voi soveltaa paremmin erilaisia liiketoiminnan mittareita.

Tunnuslukujen hyödyntämisestä

Tunnuslukujen käytössä kannattaa keskittyä muutoksen seuraamiseen. Yksittäisen tilinpäätöshetken arvolla ei välttämättä ole merkitystä, jos ei tiedetä, mihin suuntaan tilanne on kehittymässä. Pidemmän aikavälin seurannan lisäksi kannattaa tunnuslukuja käyttää myös tavoitteiden asettamiseen. Jos halutaan vaikka parantaa vakavaraisuutta, maksuvalmiutta tai kasvua, niin erilaisille tunnusluvuille voidaan asettaa sopivan aikavälin tavoitearvot, joiden toteutumista on helppo seurata.

Vaikka monille tunnusluvuille on olemassa viitteelliset ohjearvot, niin jokaisen yhdistyksen tulee kuitenkin peilata niitä omaan toimintaansa. Olennaisia kysymyksiä ovat mm. todellinen tarve pidemmän ja lyhemmän aikavälin puskureille, toimintaan ja rahoitukseen liittyvät riskit sekä kasvutavoitteet ja -nopeus. Vain tarkemman arvioinnin avulla yhdistys voi löytää tilanteeseen sopivat tunnuslukujen tavoitearvot.