Verkkotiimit osana tiimityöskentelyä

Työelämän murros on käynnissä ja työtä tehdään jatkuvasti eri ympäristöissä, etänä ja verkostoissa. Työpaikan tiimit kokoontuvat globaalissa työelämässä usein virtuaalisissa ympäristöissä. Olemme osa useita verkkotiimejä, joiden edellytetään toimivan yhtä tehok­kaasti kuin normaalit tiimit. Tämän kirjoituksen tarkoitus on tuoda esiin verkkotiimien näkökulmaa ja etuja osana tiimityötä.

Miten työpaikallasi tuetaan tiimityötä? Mahdollistavatko työvälineet ja työn tekemisen mahdollisuudet myös virtuaalitiimien toteutuksen? Onko työntekijöillä mahdollisuus etä­työhön?

Tiimityön historia ulottuu kaivostyöhön, jossa tiimityötä tehtiin vaikean ja vaarallisen työn tavoitteiden toteuttamiseksi. Tiimityöskentelyn ajatus pohjautui siihen, että kuka tahansa kaivostyöläisistä pystyi tarvittaessa tuuraamaan tiimin muita jäseniä. Tässä kiteytyy tiimi­työn ajatus siitä, että yhteiseen tavoitteeseen päästään, kun työn sisältö ei ole ainoastaan yhden työntekijän osaamisen varassa.

Susan Cohen ja Diane Bailey (1997) määrittelivät tiimin sisällön seuraavasti:

Tiimi koostuu yksilöistä, jotka ovat keskenään riippuvaisia tehtävissään ja jotka jakavat vastuun yhteisestä lopputuloksesta. Tiimi on eheä, sosiaalinen, itsenäinen ja sulautettu yhdeksi tai useammaksi sosiaaliseksi systeemiksi.

Miksi tiimityötä kannattaa tehdä?

  • Tiimien rooli päätöksenteossa on suora
  • Tiimeissä työntekijät ovat yleensä kehittyneet multiosaajiksi. Työntekijät hallitsevat useita tehtäviä
  • Tiimit toimivat itsenäisesti ja suora valvonta poistuu.
  • Tiimeissä toteutetaan innovatiitivista päätöksentekoa ja laadukkaampia päätöksiä tiimin taitojen monipuolisuuden vuoksi.
  • Työntekijät sitoutuvat organisaatioon ja sen toimintaan paremmin tiimeissä
  • Työntekijän agenda jalostuu koko tiimin hyväksi
  • Yhdistyksen toiminnan tuottavuus kasvaa

Mitä haasteita tiimityössä voi olla?

  • Tiimin jäsenyys voidaan kokea stressaavaksi ja epätyydyttäväksi (Sinclair 1992)
  • Tiimeissä voi olla vallanhakuisuutta.
  • Tiimien työnjako kannattaa selvittää tiimityön alussa ja kerrata tasaisin väliajoin.

Mitä etuja on virtuaalitiimeissä ja haasteita?

Miten hallita virtuaalitiimien työtä?

Online tiimien eduksi katsottiin suurempi sitoutuminen yhteistyöhön ja säännölliseen kommunikointiin verrattuna tavallisiin tiimeihin. Haasteiksi koettiin kuitenkin viestinnän toimivuus tiimityöskentelyssä. Miten vastata haasteeseen ja mahdollistaa toimiva virtuaalitiimin työskentely?

  • Virtuaalitiimin perustamisvaiheessa kannattaa määritellä tarkoin tiimityön yhteiset pelisäännöt, yhteiset aikataulut ja tiimiläisten vastuut. Tässä voidaan hyödyntää apuna FinFamin kehittämiä tiimityön materiaaleja.
  • Kuka ottaa vetovastuun tiimin johtamisesta?
  • Virtuaalitiimeissä on tärkeää sopia siitä, miten usein kommunikoidaan ja millä tavalla?
  • Perustetaanko omalle virtuaalitiimille Teams-ryhmä, jossa pääsääntöisesti vaihdetaan sähköpostin sijaan tiimityöhön liittyviä viestejä?
  • Kuinka usein kokoonnutaan verkkopalavereiden ääreen?
  • Miten tiimiläisten tehtävien toteutumista ja valmistumista seurataan?

Verkkotiimien kommunikaation tueksi kannattaa kirjata ylös tiimiviestinnän säännöt, joiden pohjana voi hyödyntää viestinnän tutkijoiden Joseph Waltherin ja Ulla Bunzin (2005) kehittämiä viestinnän sääntöjä:

  • Aloita työskentely välittömästi virtuaalitiimeissä. Sopikaa nopeasti tehtävistä, joista aloitetaan ja mistä tehtävistä sovitaan myöhemmin.
  • Suunnitelkaa säännöllinen viestintäaikataulu. Watherin ja Bunzin (2005) mukaan viestintä kasvattaa tiimin keskinäistä luottamusta ja ehkäisee tiiminvälisiä väärinkäsityksiä.
  • Virtuaalitiimissä on tärkeää sopia yhteisesti, miten virtuaalitiimin viesteihin vastataan. Tästä on tärkeää sopia, jotta jokainen tiimiläinen pysyy kartalla tiimin toiminnasta. Miten kuitataan se, että yhteiset viestit on luettu?
  • Virtuaalitiimien viestien kannattaa olla hyvin tarkkoja ja kuvailevia. Mitä tehdään? Kuka tekee? Tärkeää on muotoilla kysymykset yksityiskohtaisesta ja mahdollisimman ymmärrettävästi. Virtuaalitiimi eroaa tavallisesta tiimistä siinä, että väärinymmärrysten riski on suurempi, koska lisäkysymyksiä ei pääse esittämään yhtä joustavasti, kuin tavallisissa tiimeissä. Ole tarkka ja täsmällinen!
  • Sopikaa yhteisestä aikataulusta. Virtuaalitiimeissä on tärkeää noudattaa yhteistä aikataulua. Keskustelkaa ennen tiimityön aloitusta aikataulutuksesta. Mihin mennessä mitkäkin tehtävät tulee olla tehtyinä? Milloin on tiimin tavoitteiden väliarviointi? Tarvitaanko välipalavereita yhteiseen tavoitteeseen pääsemiseksi? Kehen otetaan yhteyttä, jos aikataulussa on haasteita?

Verkkotiimityöllä tuloksellista toimintaa

Tulevaisuuden työelämässä työtä tehdään verkostoissa ja työpisteet vaihtelevat. Yhdistysten on tärkeää miettiä ja kehittää toiminnassaan verkkotiimien työskentelyn mahdollisuuksia. Aloita siis tästä:

  • Miettikää, missä tilanteissa voisitte hyödyntää verkkotiimien työtä?
  • Keskustelkaa henkilöstön kanssa verkkotiimien työskentelystä
  • Uuden tiimin aloittaessa työskentely, sopikaa verkkotiimin pelisäännöt ja vastuunjaot. Hyödynnä yllä olevaa listaa apuna.

Lähteet:

  • Mumby, Dennis K (2013) Organizational Communication A Critical Approach, SAGE Publications, California, The United States of America.
Print Friendly, PDF & Email
Tagged: