Auditoinnit

FinFamin jäsenyhdistyksillä on mahdollisuus varata keskusliitolta audiointi. FinFamin auditointimalli on osa järjestön laatujärjestelmää, ja sen ideana on tukea yhdistyksiä kokonaisarviointien tekemisessä. Arvioinnissa keskitytään hahmottamaan yhdistystoiminnan toimintaedellytyksiä ja elinvoimaisuutta. Auditoinnissa ei siis ole kyse tulosten seurannasta tai varsinaisen toiminnan laadunvalvonnasta.

Auditointiprosessissa on kahdeksan eri vaihetta (ks. kuvaaja alla). Auditoinnin ydin on yhdistyksen oma laadukas itsearviointi, johon keskusliitto tarjoaa tukea ja syventäviä näkökulmia sekä tarvittavia kehittämissuosituksia. Auditoinnit perustuvat FinFamin laatukriteereihin.

Koko auditointiprosessi vie yhdistykseltä aikaa yhteensä noin 2–3 työpäivää. Suositeltava aika auditointien välillä on 2–3 vuotta.

Auditoinnin vaiheet

1. Aloitus

Auditoinnin suorittamisesta on tehtävä tietoinen päätös yhdistyksessä. Ennen toimeen ryhtymistä on hyvä pohtia, kenet arviointiprosessiin halutaan sitouttaa, ja kuinka paljon aikaa auditoinnille on varattava. Koska kyse on kokonaisarvioinnista, on syytä myös pohtia, mitä kaikkea arviointiaineistoa on hyvä käydä etukäteen läpi tai pitää saatavilla auditoinnin yhteydessä.

2. Itsearviointi

Auditointi käynnistyy itsearviointivaiheella, jonka yhdistys toteuttaa arviointilomakkeen avulla. Lomakkeella arvioidaan jokaisen laatukriteerin toteutumista sekä numeraalisti että sanallisesti. Yhdistys voi itse päättää, ketkä itsearviointivaiheeseen osallistuvat. Suositeltavaa on, että mukana ovat ainakin kaikki yhdistyksen hallinnosta vastaavat ihmiset (hallitus, johtavat toimihenkilöt, jne.).

3. Ennakkoprofiili

Itsearviointilomake lähetetään täytettynä keskusliiton asiantuntijalle, joka analysoi vastaukset. Numeraalisesta arvioinnista muodostetaan tässä vaiheessa ennakkoprofiili, josta näkee kokonaiskuvan yhdistyksen vahvuuksista ja heikkouksista eri osa-alueittain. Keskusliiton asiantuntija analysoi lisäksi lomakkeen avovastaukset ja valmistelee niiden pohjalta haastatteluvaiheen. Numeerisesta arvioinnista muodostuu lisäksi neljä erilaista elinvoimaindikaattoria, jotka tuovat syventäviä näkökulmia haastatteluvaiheeseen.

4. Haastattelu

Haastatteluvaiheen tarkoitus on syventää ja vahvistaa keskustelun avulla itsearviointia. Samalla itsearvioinnin tulosten luotettavuus parantuu. Haastattelu toteutetaan niin, että keskusliiton asiantuntija haastattelee 2–3 yhdistyksen edustajaa. Suositeltavaa on, että paikalla olisivat yhdistyksen puheenjohtaja ja johtava toimihenkilö sekä tarvittaessa joku muu yhdistyksen avainhenkilö.

5. Syvennetty profiili

Haastattelun yhteydessä ja sen jälkeen keskusliiton asiantuntija laatii syvennetyn analyysin yhdistyksen tilanteesta ja tekee tarvittavat päivitykset profiiliin. Analyysin tulokset kootaan tiiviseen raporttiin, joka lähetetään yhdistyksen hyödynnettäväksi.

6. Kehittämissuositukset

Auditointiraportti sisältää myös keskusliiton antamat kehittämissuositukset yhdistykselle. Suositukset perustuvat auditoinnin tuloksiin, laatukäsikirjaan ja laatukriteereihin, eivätkä ne ole yhdistyksiä velvoittavia. Keskusliiton asiantuntija voi tarvittaessa tulla esittelemään auditoinnin tuloksia ja kehittämissuosituksia yhdistykselle.

7. Tunnustus

Kaikille auditointeihin osallistuville yhdistyksille myönnetään FinFamin laatusertifikaatti. Auditoinnin pistemäärä ei vaikuta sertifikaatin myöntämiseen, koska itsearviointiin perustuvat auditoinnit eivät ole keskenään vertailukelpoisia. Sertifikaatin tarkoitus on osoittaa, että yhdistys on sitoutunut hyvän hallinnon periaatteisiin ja laadukkaan järjestötoiminnan kehittämiseen.

8. Juurrutus

Keskusliitto tukee yhdistyksiä auditoinnin tuloksiin perustuvassa kehittämistyössä tarjoamalla sopivia työkaluja, tukimateriaalia ja asiantuntijatukea. Materiaalia kootaan mm. yhdistyshallinnon laatukäsikirjaan. Yhdistyksellä on myös mahdollisuus pohtia keskusliiton asiantuntijan kanssa muita keinoja, joilla kehittämistyötä voidaan edistää ja tuloksia juurruttaa pysyvämmin käytäntöön.