Laatukriteerit

FinFamin laatujärjestelmä perustuu 45 laatukriteeriin, jotka jakaantuvat kuuteen eri arviointialueeseen. Laatukriteerit on päivitetty viimeksi vuonna 2017.

 

Arviointialue 1: Johtaminen

1.1 Järjestöllä on strateginen johto (hallitus) ja operatiivinen johto (toiminnanjohtaja), joiden väliset roolit ja vastuunjako on selkeästi määritelty. Johto toimii ammatillisesti, rooliinsa liittyvät vastuut ja velvoitteet tiedostaen.

1.2 Arvot luovat toiminnalle kulttuurin. Järjestöllä on selkeät arvot sekä missio, visio ja strategia, jotka syntyvät yhteisen keskustelun kautta.

1.3 Hallituksen valinnassa on kiinnitetty huomiota siihen, että hallituksessa on laaja-alaista osaamista ja asiantuntijuutta.

1.4 Johtamisjärjestelmä tukee prosessien kehittämistä ja työntekoa/työntekijöitä.

1.5 Johtamista ja esimiestyötä kehitetään suunnitelmallisesti. Kehittämistyössä huomioidaan järjestötoimintaan ja -organisaatioon liittyvät erityispiirteet.

1.6 Johtaminen on avointa, läpinäkyvää ja luotettavaa. Hyvän viestinnän ja vuorovaikutuksen merkitys johtamisessa ymmärretään. Sen kautta on pystytty luomaan kannustava ja hyväksyvä ilmapiiri.

1.7 Henkilöstöä motivoidaan ja tuetaan koulutuksen, palavereiden, kehityskeskustelujen ja työnohjauksen kautta. Henkilöstöjohtaminen nojautuu järjestelmään, joka ottaa huomioon erilaisuuden, erikoisosaamisen sekä mahdollistaa itsensä kehittämisen.

1.8 Kun toiminnassa on mukana vapaaehtoistoimijoita, johto ymmärtää heidän johtamiseensa liittyvät erityispiirteet.

1.9 Jäsenten, asiakkaiden ja järjestön edunvalvonta on olennainen osa johdon työtä. Verkostoitumisen avulla tuodaan jäsenistön ääni kuuluviin.

1.10 Johto osaa priorisoida tehtäviä sekä asettaa toiminnalle selkeitä tavoitteita ja seurata niiden toteutumista.

 

Arviointialue 2: Strategiat ja toiminnan suunnittelu

2.1 Keskeisten sidosryhmien tarpeet ja näkemykset on selvitetty ja otettu huomioon strategiaa laadittaessa sekä toimintaa arvioidessa ja kehitettäessä.

2.2 Tehtävät ovat tasapainoisessa suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin nähden ja linjassa yhdistyksen perustehtävän kanssa.

2.3 Kaikki ne, jotka ovat toiminnan prosesseissa mukana, osallistuvat strategian suunnitteluun, arviointiin ja kehittämiseen.

2.4 Strategiaa käytetään toiminnan suunnittelun ja toteutuksen perustana. Strategia ohjaa tekemistä ja toimintaa läpi organisaation.

2.5 Strategian toteutumista seurataan järjestelmällisesti ja sen perusteella toimintaa korjataan tarvittaessa.

2.6 Hallinnon ja toiminnan riskit sekä niiden hallintakeinot kartoitetaan säännöllisesti.

2.7 Havainnoimme ympäristön muutoksia ja olemme valmiita uudistamaan ja mukauttamaan niiden pohjalta omaa toimintaamme. Kokeilemme myös harkiten mutta rohkeasti uusia toimintakäytäntöjä ja kartoitamme uusia mahdollisuuksia.

 

Arviointialue 3: Henkilöstö

3.1 Rekrytointiprosessi suunnitellaan ja toteutetaan huolellisesti.

3.2 Uudet työntekijät perehdytetään tehtäväänsä ja järjestössä toimimiseen. Työn tekemiseen tarvittavat olosuhteet ja välineet ovat kunnossa.

3.3 On osoitettu selkeät työnkuvat ja henkilöstö tuntee myös toistensa työnkuvat. Jokaisella työntekijällä on tehtävässään työnkuvaan sopiva määrä tehtäviä ja vastuuta. Työn jakautumista ja työmäärää kokonaisuudessaan tarkastellaan ajoittain.

3.4 Työlle asetetaan selkeitä tavoitteita, joiden pohjalta työn laatua ja onnistumista arvioidaan.

3.5 Työntekijöille tarjotaan mahdollisuuksia kehittyä työssään. Itsensä johtamisen ja yhteistyötaitojen kehittymistä tuetaan.

3.6 Kannustamme avoimeen keskusteluun, omien toiveiden ja ideoiden esille tuomiseen sekä aloitteiden tekemiseen työn kehittämiseksi. Osaamista jaetaan työntekijöiden kesken.

3.7 Työnantaja ja esimiehet tuntevat työlainsäädännön keskeisimmät velvoitteet. Työntekijöiden työhyvinvointia ja jaksamista arvioidaan ja tuetaan systemaattisesti.

3.8 Henkilöstön vaihtumiseen liittyvät riskit tiedostetaan. Sijaistamiskäytännöt suunnitellaan etukäteen.

 

Arviointialue 4: Kumppanuudet ja resurssit

4.1 Pyrimme konkreettiseen resursseja yhdistävään yhteistyöhön ja tunnistamme strategisesti tärkeimmät kumppanuutemme.

4.2 Taloudesta vastaavat henkilöt tuntevat vastuunsa ja taloushallintoon liittyvät yksityiskohdat ja lainsäädännön määräämät velvoitteet.

4.3 Taloushallinto on läpinäkyvää. Taloustilanteesta ja kustannusten koostumisesta raportoidaan säännöllisesti ja tätä varten on selkeät käytäntönsä. Taloudelliset resurssit käytetään rahoittajien kanssa sovittuun ja perustehtävän mukaiseen toimintaan.

4.4 Taloudelliset riskit tiedostetaan, ja varainhankintaa kehitetään suunnitelmallisesti.

4.5 Taloudenpito on tarkkaa, ja toiminta on kustannuksiin verrattaessa tehokasta ja vaikuttavaa.

4.6 Toiminta ei ole liian yksilöriippuvaista. On huolehdittu, että yksilöosaaminen pääsee siirtymään talon osaamiseksi, jotta keskeinen tieto pysyy yhdistyksessä. Yhdistyksen hallussa olevaa tietoa myös jaetaan kumppaneille.

4.7 Muiden yhdistysten ja organisaatioiden kehittämiä hyviä käytäntöjä ja toimintamalleja selvitetään ja omaksutaan käyttöön.

4.8 Tietoa dokumentoidaan ja tiedonkulkua hallitaan suunnitelmallisesti ja ajantasaisen arkistonmuodostussuunnitelman avulla.

 

Arviointialue 5: Prosessit ja rakenteet

5.1 Tiedämme mistä prosesseista kokonaistoiminta koostuu, mikä niiden tarkoitus on perustehtävän kannalta ja miten prosessit suhteutuvat toisiinsa.

5.2 Ydinprosessit on johdettu strategiasta ja ne on viestitty koko henkilöstölle niin, että käsitteet ovat yhteisesti ymmärrettyjä.

5.3 Kaikki prosesseissa mukana olevat osallistuvat prosessien suunnitteluun, arviointiin ja kehittämiseen.

5.4 Jokaisella prosessilla on nimetty vastuuhenkilönsä ja keskeisimmistä prosesseista on laadittu prosessikuvaukset.

5.5 Toiminnan kohderyhmien toiveiden ja tarpeiden kartoitus on toiminnan ja prosessien suunnittelun ja arvioinnin lähtökohta.

5.6 Hyvän hallintotavan mukaiset periaatteet on juurrutettu hallinnon rakenteisiin. Hallintoa ohjaavat periaatteet ja pelisäännöt on dokumentoitu selkeästi.

5.7 Organisaatiorakennetta päivitetään strategian ja toiminnan muutosten mukana. Vanhat rakenteet eivät ole toiminnan kehittämisen esteenä.

 

Arviointialue 6: Vapaaehtoistoiminta

6.1. Vapaaehtoisten rekrytointi, toimintaan mukaantulo ja markkinointi on suunniteltua. Vapaaehtoistoiminnan mahdollisuuksia markkinoidaan ja kehitetään yhdessä vapaaehtoisten kanssa.

6.2. Vapaaehtoiset perehdytetään ja koulutetaan tehtäviinsä, järjestössä toimimiseen, organisaation arvopohjaan ja perustehtävään.

6.3. Vapaaehtoisten tehtävänkuvat määritellään selkeästi. Vapaaehtoiset määrittelevät itse panoksensa määrän. Vapaaehtoistehtävästä on mahdollista pitää taukoa tai luopua.

6.4. Vapaaehtoistoiminnan rakenteet ja toimintamallit on sovitettu yhteen organisaation muun toiminnan kanssa.

6.5. Vapaaehtoistoiminnan ydin on osallisuudessa ja yhdessä tekemisessä. Vapaaehtoisia sitoutetaan toimintaan, heitä kiitetään ja palkitaan ja heidän hyvinvoinnistaan huolehditaan. Toimintaa arvioidaan yhdessä vapaaehtoisten kanssa säännöllisesti.