Tietoa laatujärjestelmästä

OMAISJÄRJESTÖTYÖN LAATUJÄRJESTELMÄ

Järjestelmän ja sen laatimisprosessin kuvaus- ja arviointiraportti

Sisällys

  1. Mikä laatujärjestelmä?

Projektin taustaa

Laatujärjestelmän yleisiä periaatteita

Laatujärjestelmän tavoitteet

Kehittämistyön prosessi

  1. FinFamin laatukriteerit

Laatua yhdessä kehittäen

Laatukriteereiden keskeinen sisältö ja muutokset

  1. Auditointi – ohjattu toimintaedellytysten itsearviointi

Mitä hyötyä on auditoinneista?

Auditointimenettelyn kuvaus

Itsearviointilomake ja ennakkoprofiili

Haastattelu, raportti ja suositukset

Sertifikaatti ja tulosten hyödyntäminen

  1. Verkkokäsikirjat ja tukimateriaalit

Yhdistyshallinnon laatukäsikirja

Vapaaehtoistoiminnan käsikirja

Materiaalipankki

  1. Laatujärjestelmän arviointia

Kehittämisprosessin arviointi

Alkuvaihe

Loppuvaihe

Lopputuloksen arviointi

Järjestelmän jatkokehittäminen

RAPORTISSA ESIINTYVÄT KUVIOT

Kuvio 1: Laatujärjestelmän kokonaisuus

Kuvio 2: Omaisjärjestötyön arviointimalli 2011

Kuvio 3: PDCA-kehittämissykli

Kuvio 4: Uudet arviointialueet

Kuvio 5: Esimerkki osa-alueindikaattoreiden kuvaajasta

Kuvio 6: Esimerkki elinvoimaindikaattoreiden kuvaajasta

 

 

1.               Mikä laatujärjestelmä?

 

FinFamin OMAHA – Omaisyhdistysten hallinnon kehittämistoiminnan yhtenä päätavoitteena on ollut kehittää kokonaisvaltainen hallinnonohjaustyökalu järjestölle. Toteutustapana päätettiin kokeilla järjestön yhteistä laatujärjestelmää. Laatujärjestelmässä yhdistyvät hallinnon ja toiminnan kehittäminen, keskusliiton aktiivinen tuki jäsenyhdistyksille sekä systemaattinen arviointitiedon tuottaminen ja hyödyntäminen.

Laatujärjestelmä on kehitetty keskusliiton ja jäsenyhdistysten yhteistyönä, ja se pohjautuu järjestössä jo aiempina vuosina tehdylle kehittämistyölle. Projektista on vastannut keskusliiton asiantuntija Arto Bäckström sekä projektia varten koottu työryhmä, johon kuuluivat Bäckströmin lisäksi Samuli Koskinen (Varsinais-Suomen mielenterveysomaiset – FinFami ry), Elina Uusivuori (FinFami Satakunta ry) ja Vaula Ollonen (keskusliitto). Työryhmä toimi sekä projektin ohjaus- että testiryhmänä.

Laatujärjestelmä koostuu kolmesta elementistä: laatukriteereistä (luku 2), auditointimenettelystä (luku 3) sekä verkkokäsikirjasta ja muusta tukimateriaalista (luku 4). Tämä raportti sisältää kuvauksen laatujärjestelmästä ja sen laatimisprosessista sekä arviointia sen tarpeellisuudesta, toimivuudesta ja jatkokehittämistarpeista (luku 5)

Kuvio 1: Laatujärjestelmän kokonaisuus

 

 

Projektin taustaa

 

FinFamissa on kehitetty laatuajattelua määrätietoisesti koko 2010-luvun ajan. Vuonna 2011 kehitettiin FinFamin oma – ”Millä korteilla pelaat?” – omaisjärjestötyön arviointimalli laadun, tulosten ja vaikutusten kehittämisen tueksi. Samalla hyväksyttiin ensimmäiset järjestön yhteiset laatukriteerit. Laajempi tavoite oli rakentaa yhtenäisempää perustaa omaisjärjestötyölle.

Arviointimalli sai paljon kiitosta ja huomiota, ja se otettiin aktiivisesti käyttöön yhdistysten arviointityössä. Arviointimallin käyttö on kuitenkin vähentynyt selvästi viime vuosina. Vuoden 2017 alussa tehdyn laatukriteerikyselyn mukaan yli 41 % vastaajista ei hyödynnä omaisjärjestötyön arviointimallia lainkaan ja yli 47 % vain harvoin. Tämä voi johtua siitä, että arvioinnin tekeminen on selkeistä ohjeista huolimatta koettu vaikeaksi. Keskusliitto ei ole myöskään järjestänyt uusia asiaan liittyviä koulutuksia, joilla uusillekin järjestötoimijoille tehtäisiin arviointimallia tutuksi.

Vuonna 2015 käynnistettiin uusi yhdistyshallinnon kehittämistoiminto, OMAHA, jonka tavoitteena on tukea omaisyhdistysten hallinnon talouden ja arvioinnin kehittämistä. OMAHA-toiminnan yhtenä päätavoitteena on lisäksi kehittää kokonaisvaltainen hallintotuen ohjaustyökalu järjestölle. Tästä syntyi ajatus, että ohjaustyökalu ja omaisjärjestötyön arviointimallin päivittäminen voitaisiin yhdistää luontevasti toisiinsa.

Toteutustapana päätettiin kokeilla yhteistä laatujärjestelmää sekä siihen liittyvää auditointimenettelyä sekä hallinnon ja arvioinnin käsikirjaa. Laatujärjestelmässä tuli yhdistyä hallinnon ja toiminnan kehittäminen, keskusliiton aktiivinen tuki jäsenyhdistyksille sekä systemaattinen arviointitiedon tuottaminen ja hyödyntäminen.

Laatujärjestelmän avulla lähdettiin myös hakemaan ratkaisua keskusliiton jäsenpalveluiden ajoituksen ja kohdentamisen haasteisiin. Keskusliitto on tarjonnut jäsenyhdistyksilleen neuvontaa, koulutusta, materiaaleja ja muuta tukea yhdistyshallinnon ja muun järjestötoiminnan kehittämiseen, mutta usein tukea on päästy antamaan vasta, kun yhdistyksissä on jo ilmennyt ongelmia tai peräti kriisejä, vaikka vaikuttavinta olisi kehittää hallintoa ongelmia ennaltaehkäisevästi.

 

Laatujärjestelmän yleisiä periaatteita

 

FinFamin omaisjärjestötyön arviointimalli (ks. kuvio 2) rakennettiin vuonna 2011 CAF (Common Assessment Framework) -itsearviointimallin pohjalle. CAF on EU-jäsenmaiden yhteistyönä kehitetty julkisen sektorin organisaatioiden laadunarviointimalli, joka sisältää vaikutteita Euroopan laatupalkintomallista (EFQM). CAF on suunniteltu helppokäyttöiseksi työkaluksi organisaatioiden suorituskyvyn ja toimintaedellytysten arviointiin.

Omaisjärjestötyön arviointimalli noudattaa pääpiirteissään melko tarkasti CAF-mallia. Malli sisältää 9 arviointialuetta, joista viisi liittyy toimintatapojen ja neljä tulosten arviointiin. CAF-mallista omaisjärjestötyön arviointimalli eroaa kuitenkin siten, että siihen laadittiin järjestön omat 48 laatukriteeriä ja pisteytysasteikko oli 1–5, kun CAF-mallissa taas pisteytysasteikko on 0–100.

Kuvio 2: Omaisjärjestötyön arviointimalli 2011

 

FinFamin laatujärjestelmä pohjautuu omaisjärjestötyön arviointimalliin, mutta kriteerien päivittämisen yhteydessä arviointialueita räätälöitiin siten, että tulosalueet pudotettiin pois kokonaan ja toimintatapojen arviointialueita lisättiin viidestä kuuteen. Malli siis etääntyy kauemmaksi perinteisestä CAF-mallista, mutta tarkoituksena olikin rakentaa laatujärjestelmä, joka palvelee parhaiten järjestön nykyisiä tarpeita yhdistelemällä erilaisia hyväksi koettuja käytäntöjä.

LAATU ON JOHTAMISTA
Laatujohtamisen oppaissa saatetaan suositella nykyisin puhumista laatujohtamisen järjestelmästä laatujärjestelmien tai laadunhallintajärjestelmien sijaan, mutta tässä suunnitelmassa käytetään laatujärjestelmän käsitettä. Laatujärjestelmän pohja-ajatuksena on kuitenkin näkemys laadusta ennen kaikkea johtamiskysymyksenä. Laatujärjestelmän tarkoituksena on tukea laadun juurtumista johtamisjärjestelmään ja yhdeksi johtamisen näkökulmaksi muiden joukkoon.

Vaikka laatujärjestelmä ei noudata CAF-kaavaa, niin siinä on pyritty säilyttämään CAF-mallin ajatus erinomaisen suorituskyvyn ominaisuuksista, joita ovat tuloskeskeisyys, asiakas- ja kansalaislähtöisyys, johtajuus ja johdonmukaisuus, tosiasioihin perustuva prosessijohtaminen, henkilöstön kehittäminen ja osallistaminen, jatkuva oppiminen ja kehittyminen, kumppanuuksien kehittäminen sekä yhteiskuntavastuu.

Omaisjärjestötyön arviointimallissa määriteltiin vuonna 2011 myös laadun merkit: hyvä strategia ja johtaminen, yhteistyökyky, omaislähtöisyys, ammatillisuus ja kehittyminen. Nämä näkökulmat haluttiin säilyttää laatujärjestelmässä. Laatujärjestelmä tulee nähdä myös osana jatkumoa, jonka tavoitteena on kehittää omaisjärjestötyölle yhtenäisempää perustaa.

Toiminnallisena periaatteena omaisjärjestötyön laatujärjestelmään on omaksuttu CAF-malliin ja useimpiin muihin laatuarviointi- ja laatujärjestelmämalleihin liittyvä PDCA-kehittämissyklin ajatus [PDCA = suunnittele (plan), toteuta (do), arvioi (check), toimi/kehitä (act)]. Samaa jatkuvan kehittämisen kehää hyödynnetään myös laatujärjestelmän itsensä kehittämisessä.

Kuvio 3: PDCA-kehittämissykli

 

Laatujärjestelmän tavoitteet

 

Laatujärjestelmän tarkoitus on koota omaisjärjestötyön organisointiin, hallintoon ja arviointiin liittyvää pidemmän aikavälin kehitystyötä yhteen toiminnalliseksi systeemiksi, joka kykenee säilyttämään ja juurruttamaan saavutettuja tuloksia sekä antamaan joustavan pohjarakenteen omaisjärjestötyön yhtenäisen perustan jatkokehittämiselle.

Laatujärjestelmän tavoitteena on

  • Tukea FinFami-yhdistyksiä hallinnon, talouden, toiminnan ja arvioinnin kehittämisessä
  • Parantaa keskusliiton tukipalvelun saatavuutta ja vaikuttavuutta
  • Järjestön yhteisten laatukriteereiden päivittäminen ja liittäminen osaksi johtamisjärjestelmää

 

Onnistuessaan tavoitteiden mukaisesti laatujärjestelmä tukee koko järjestön johtamista ja kehittämistä, kokonaisarviointien tekeminen yhdistyksissä helpottuu ja arvioinnin kriteerit ovat korkealaatuiset. Laatujärjestelmä toimii työkaluna myös hyvien hallintotapojen ja -käytäntöjen juurruttamisessa yhdistysten toimintaan. Laadunhallinta selkeyttää johtamista, prosesseja, toimintoja ja tukee jatkuvan oppimisen ja kehittämisen kulttuuria.

Ennen kaikkea laatujärjestelmä tuo mukanaan helpon tavan toteuttaa kattavia kokonaisarviointeja yhdistysten toimintaedellytyksistä. Näiden arviointien tekeminen on koettu monesti työlääksi ja vaikeaksi, mutta laatujärjestelmän kautta yhdistykset saavat arvioinnin tekemiseen ohjatun asiantuntijatuen keskusliiton kautta, jolloin arvioinnin laatu ei ole riippuvainen pelkästään yhdistyksen omasta arviointiosaamisesta.

Keskusliiton näkökulmasta laatujärjestelmän tavoitteena on parantaa hallinnon tukipalvelun vaikuttavuutta ja saatavuutta, kun laatujärjestelmän ja erityisesti siihen kuuluvien auditointien kautta yhdistyksille voidaan tarjota kattavaa arviointipakettia ja sen jatkoksi sopivia tukipalveluita. Auditointien avulla keskusliitto saa jäsenyhdistysten tilanteista ajantasaista tietoa, jota voidaan edelleen hyödyntää jäsenpalveluiden kehittämisessä ja tuen oikea-aikaisuuden parantamisessa.

 

Kehittämistyön prosessi

 

Laatujärjestelmän rakentaminen jakautui kolmeen vaiheeseen: suunnitteluun, testaukseen sekä arviointiin ja viimeistelyyn. Suunnitteluvaihe aloitettiin vuoden 2016 lopulla, mutta laatujärjestelmän taustalla oleva ajatus yhdistyshallinnon tuen ohjaustyökalusta oli ollut valmisteilla jo paljon aikaisemmin. Laatujärjestelmä valmistui arviointia ja käyttöönottoa varten kesän 2017 alkuun mennessä.

Suunnitteluvaiheessa määriteltiin laatujärjestelmän keskeiset periaatteet, toiminnot ja ominaisuudet sekä päivitettiin vuonna 2011 laaditut laatukriteerit ajan tasalle. Laatukriteereiden päivittämistä varten kerättiin näkemyksiä yhdistyksiltä kattavan jäsenkyselyn avulla, ja suunnitteluvaiheen alkupuolella asetettiin työryhmä ohjaamaan laatujärjestelmän laatimista. Työryhmä hyväksyi alustavat laatukriteerit ja auditointien toteuttamissuunnitelman. Työryhmä toimi luontevasti samalla myös järjestelmän testausryhmänä.

Testausvaiheessa auditointeja kokeiltiin kentällä kahdessa yhdistyksessä, Satakunnassa ja Varsinais-Suomessa. Kokeilujen kautta tehtyjen havaintojen ja palautteen pohjalta tuloksia arvioitiin vielä työryhmässä, jonka jälkeen laatujärjestelmän malli vietiin jäsenyhdistyksiin arvioitavaksi. Arvioinnin perusteella järjestelmä viimeistellään ja otetaan käyttöön koko järjestössä.

Järjestelmän jalkauttamisen tueksi keskusliitto tekee esittelymateriaalia (esittelydiasarja, video, tms.), mutta järjestelmä juurtunee parhaiten käytäntöön siten, että auditointeja aletaan toteuttaa mahdollisimman kattavasti heti. Laatujärjestelmästä ja siihen liittyvästä itsearviointimallista järjestetään myös koulutuksia ja muita perehdytyksiä jäsenyhdistyksille. Syksyllä 2018 laatujärjestelmän työryhmä kokoontuu arvioimaan laatujärjestelmää vuoden kokemusten ja saatujen tulosten perusteella.

 

 

2.             FinFamin laatukriteerit

 

Laatujärjestelmän rakentaminen aloitettiin päivittämällä vuonna 2011 laaditut laatukriteerit ajan tasalle. Kehittämisprojekti myös päättyy laatukriteereihin, jotka on tarkoitus vahvistaa FinFamin syysedustajakokouksessa 2017. Laatukriteerit ovat koko laatujärjestelmän pohja, jonka varaan sekä auditoinnit että verkkokäsikirja rakennetaan. Kriteereissä määritellään koko järjestön yhteiset järjestötyön periaatteet ja kehittämislinjat, jotka katsotaan tärkeimmiksi juuri tässä ajassa ja järjestön nykyisessä tilanteessa. (Kaikki laatukriteerit löydät lueteltuna täältä.)

 

Laatua yhdessä kehittäen

 

Laatukriteereiden päivittäminen aloitettiin jäsenkyselyllä. Kyselyssä selvitettiin jäsenyhdistysten näkemyksiä FinFamin vuonna 2011 laadituista järjestön yhteisistä laatukriteereistä ja niiden kehittämistarpeista. Kysely lähetettiin kaikille yhdistysten puheenjohtajille ja johtaville toimihenkilöille. Vastauksia tuli 18 (vastausprosentti 55), joista puheenjohtajia 6, johtavia toimihenkilöitä 11 ja muuhun toimi- tai luottamushenkilöstöön lukeutuvia 1. Vastaajaryhmien väliset erot vastauksissa eivät olleet merkitseviä.

Kyselyssä pyydettiin arvioimaan vuoden 2011 laatukriteereitä asteikolla tärkeä – jokseenkin tärkeä – epäolennainen – en osaa sanoa. Kaikkia kriteerejä pidettiin vähintään jokseenkin tärkeinä, suurinta osaa tärkeinä. En osaa sanoa ja epäolennainen -vastauksia tuli vain harvakseltaan. Samassa kyselyssä selvisi, että laatukriteereihin oli aiemmin perehtynyt vain noin 59 % vastanneista, ja lähes 18 % vastanneista ei ollut koskaan edes kuullutkaan niistä.

Vuoden 2011 kriteerit jakaantuivat viiteen toimintaedellytysten arviointialueeseen, joita olivat johtajuus, strategiat ja toiminnan suunnittelu, henkilöstö, kumppanuudet ja resurssit sekä prosessit. Tulosarviointialueista ei oltu laadittu yhteisiä kriteerejä. Kaikkia arviointialueita pidettiin kokonaisuudessaan erittäin olennaisina. Vapaaehtoistoiminnan, kansalaistoiminnan ja kokemusasiantuntijuuden painotusta toivottiin lisättävän; yli 2/3 vastaajista vastasi kyllä kysymykseen Pitäisikö vapaaehtoistoiminnan organisoimista koskevia kriteerejä painottaa enemmän? ja vain hieman yli 5 % ei kannattanut ajatusta.

Kyselyn avovastauksissa nousi johtajuuden arviointialueen kohdalla esiin toimintaympäristömuutosten huomioimisen, muutosjohtamisen ja verkostojohtamisen näkökulmien puuttuminen kriteereistä. Lisäksi jotkut vastaajista korostivat johtamisen roolijaon, järjestöjohtamisen erityispiirteiden ymmärryksen, hallitusrekrytoinneissa onnistumisen ja johtamisen moniulotteisuuden näkökulmia. Strategioiden ja toiminnan suunnittelun kohdalla nousi myös esiin johtamisen roolijako, mutta myös toiminnan suunnittelun usein liian heikosta yhteydestä yhdistysten resursseihin ja prosesseihin.

Henkilöstökriteereiden kohdalla nostettiin esiin työhyvinvointiasiat, avoimuus, yhteisötaidot ja hyvä vuorovaikutus sekä lakimääräisten henkilöstöasioiden hoitaminen ja varamiesjärjestelyt. Kumppanuuksien ja resurssien osalta kriteereihin haluttiin vain lisäystä yksilöosaamisen ja hiljaisen tiedon siirtämisestä organisaatiossa. Prosessien arviointialue oli ainoa, jossa ilmeni ristiriitoja: osa ei pitänyt prosessienhallinnan näkökulmaa yhtä merkittävänä työn organisoinnissa, kun taas osalle se oli yksi tärkeimmistä asioista.

Kyselyn tulosten perusteella kriteereitä alettiin työstää laatujärjestelmän työryhmässä, joka koostettiin keskusliiton asiantuntijoista ja jäsenyhdistysten edustajista. Työryhmä valmisteli kriteereistä ensin testiversion, jonka toimivuutta testattiin kahdessa testiauditoinnissa. Testien jälkeen kriteerit vielä tarkistettiin, jonka jälkeen ne lähetettiin vielä kommentointikierrokselle kaikkiin jäsenyhdistyksiin osana laatujärjestelmän kokonaisuuden arviointia.

 

Laatukriteereiden keskeinen sisältö ja muutokset

 

Laatujärjestelmän työryhmä aloitti maaliskuussa pohjaversion kokoamisen uusiksi laatukriteereiksi. Työssä hyödynnettiin jäsenkyselyn tuloksia sekä viime vuosien kehittämistyön aikana tehtyjä havaintoja ja saatuja palautteita. Koska vapaaehtoistoiminnan organisointia koskevia laatukriteerejä oli voimakkaasti toivottu painotettavaksi, kutsuttiin työryhmään mukaan keskusliiton vapaaehtoistoiminnan kehittämisestä vastaavan hankkeen asiantuntija Vaula Ollonen.

Työryhmä otti tavoitteekseen, että vaikka uudet näkökulmat haluttiin sisällyttää kriteereihin, niin kriteereiden kokonaismäärä ei ainakaan merkittävästi kasvaisi. Kriteeristöä lähdettiin siis tiivistämään mm. karsimalla toistoa, yhdistämällä kriteereitä ja poistamalla sellaisia kohtia, jotka olivat enemmän toimenpidesuositusten tasoa kuin varsinaisia laatua takaavia periaatteita.

Esimerkiksi kriteeri 4.7 Ulkoa ostetut toiminnot kilpailutetaan on edelleen tärkeä periaate, mutta työryhmässä todettiin, että kriteeristöön kannattaisi ennemminkin lisätä toiminnan kustannustehokkuutta koskeva kriteeri, jonka pohjalta vanha kriteeri 4.7. muuttuisi kriteeristä suositukseksi. Kilpailutusten suosittaminen ei siis kadonnut laatujärjestelmästä, vaikka sitä ei enää katsotakaan omaksi kriteerikseen.

Lisäksi arviointialueeseen 5 lisättiin prosessien rinnalle myös organisaation ja hallinnon rakenteita tarkastelevia kriteerejä, ja kokonaan uudeksi arviointialueeksi päätettiin lisätä vapaaehtoistoiminta. Tällä lisäyksellä saatiin lisättyä haluttua vapaaehtoistoiminnan painotusta. Vapaaehtoistoiminnan kriteerien laadinnassa päätettiin hyödyntää FinFamin vapaaehtoistoiminnan Hyvinvointi-työryhmää, joka määritteli ne periaatteet ja näkökulmat, joiden mukaan alustavat uudet vapaaehtoistoiminnan organisoinnin laatukriteerit laadittiin.

Kuvio 4: Uudet arviointialueet

Katso kaikki laatujärjestelmän arviointikriteerit.

 

 

3.             Auditointi – ohjattu toimintaedellytysten itsearviointi

 

Omaisjärjestötyön laatujärjestelmään liittyvä auditointimenettely on ohjattu itsearviointimenetelmä, joka auttaa yhdistyksiä arvioimaan ja kehittämään toimintatapojaan, suorituskykyään, hallintonsa toimivuutta sekä muita toimintansa edellytyksiä. Auditointi koostuu kahdesta osasta: yhdistyksen itsenäisesti suorittamasta arvioinnista ja sitä täydentävästä haastattelusta.

Tavanomaisesti auditoinnilla viitataan auditoinnin kohteen kannalta riippumattoman henkilön suorittamaan objektiiviseen arviointiprosessiin, jolla arvioidaan kohteen kykyä suoriutua sille asetetuista laatuvaatimuksista. FinFamin auditointimallissa on kuitenkin huomioitava, että järjestötyön laadulle asetettujen kriteerien toteutumisen arviointi on monilta osin hyvin tulkinnanvaraista. Mutta kuten arvioinnissa yleisemminkin, olennaista ei ole tuottaa aukotonta tietoa vaan sellaista tietoa, jota voidaan hyödyntää toiminnan kehittämisessä.

 

Mitä hyötyä on auditoinneista?

 

Jos FinFami olisi teollisuusyritys, voisi auditointi tarkoittaa laadunvalvontaan perustuvaa menettelyä, jolla organisaatio hallitsee tuotannon prosesseja ja lopputuloksia ylhäältä käsin. FinFami on kuitenkin kansalaisjärjestö, joka koostuu itsenäisistä ja keskenään hyvin erilaisista yhdistyksistä, joiden tarpeita ja yhteisiä intressejä palvelemaan on luotu keskusliitto. Auditointi on siis ensisijaisesti keskusliiton palvelu, jossa jäsenyhdistyksiä tuetaan itsearvioinnin tekemisessä ja yhdistyksensä toimintatapojen ja -edellytysten kehittämisessä.

Yhdistysten arviointitoiminta ja -osaaminen ovat kehittyneet hyvin eteenpäin viime vuosina. Osin vaikuttimena on ollut yhdistysten tahto kehittää toimintaansa, ja osittain kyse on rahoittajien kasvaneista vaatimuksista saada luotettavampaa seurantatietoa. Toiminnasta osataan tätä nykyä kerätä palautetta ja muuta seurantatietoa systemaattisesti, ja erilaisia arviointimenetelmiä on omaksuttu käyttöön. Auditointien tarkoitus on tukea tätä arviointityötä, ei korvata sitä.

Kun tavanomaisessa toiminnan arvioinnissa keskitytään yhdistyksen näkyvään työhön ja lopputuloksiin, on auditoinnin näkökulma tämän toiminnan taustaedellytyksissä eli kaikessa siinä, mikä on näkymättömissä pinnan alla, mutta vaikuttaa koko ajan siihen, miten toimintaa kyetään toteuttamaan. Auditointien itsearviointi on sitä laadukkaampaa mitä paremmin yhdistyksessä on huolehdittu toiminnan ja tulosten arvioinnista. Toimintatapojen ja toiminnan tulosten arviointi kulkevat aina käsi kädessä.

Keskusliiton näkökulmasta auditointien hyöty näkyy syvempänä jäsenyhdistysten tuntemuksena. Arviointien kautta voidaan hahmottaa paremmin sekä koko yhdistyskentän tilannetta että myös syvällisemmin yksittäisten yhdistysten tarpeita ja vahvuuksia. Auditointien kautta keskusliitto saa myös arvokasta palautetta, jota voidaan hyödyntää laatujärjestelmän ja jäsenpalveluiden kehittämisessä.

 

Auditointimenettelyn kuvaus

 

Auditointimenettely jakautuu pääpiirteissään itsenäisen arvioinnin vaiheeseen ja haastatteluvaiheeseen. Onnistuneen ja luotettavan auditoinnin prosessi on todellisuudessa monivaiheisempi (ks. kuvio 5). Jo ennen auditointiin ryhtymistä on yhdistyksessä tehtävä tietoinen päätös auditoinnin suorittamisesta, jotta arviointiin sitoudutaan kunnolla. Tämän jälkeen yhdistyksen on sovittava keskusliiton asiantuntijan kanssa auditoinnille sopiva ajankohta ja suoritusaikataulu.

Auditointimenettelyn idea on puhtaasti itsearvioinnissa. Auditoinnissa vuorottelevat yhdistyksen itsearviointi ja sen pohjalta tehty keskusliiton asiantuntijan analyysityö. Keskusliiton rooli on antaa riittävää tukea ja ohjausta itsearvioinnin tekemiseen, jotta arvioinnista saadaan luotettavaa ja kattavaa. Keskusliitto toimii myös ”prosessinomistajan” roolissa eli vastaa siitä, että arvioinnin tekemisessä edetään suunnitelman mukaisesti.

Arvioinnin tulokset määräytyvät tässä mallissa yhteisen keskustelun tuloksena. Auditointi voidaan nähdä siis eräänlaisena itsearviointia syventävänä ja validoivana menettelynä.

Lue auditointiprosessin kuvaus tiivistettynä.

 

Itsearviointilomake ja ennakkoprofiili

 

Auditointi aloitetaan yhdistyksen itsenäisellä arvioinnilla, jonka apuna hyödynnetään auditoinnin itsearviointilomaketta (liite 2). Yhdistys päättää itse, minkälaisella menetelmällä ja kokoonpanolla itsearvioinnin suorittavat. Testiauditoinneissa havaittiin, että arvioinnin aihepiirien vuoksi kovin laajaa joukkoa ei kannata osallistaa varsinaisen lomakkeen täyttämiseen. Itsearvioinnin tekemiseen kannattaa kuitenkin hyödyntää mahdollisimman laaja-alaisesti hankittua arviointitietoa. Hyödynnettävä tieto voi olla peräisin esimerkiksi palautteista, kyselyistä tai keskusteluista. Itsearviointivaiheen suorittaminen ei itsessään vaadi kuin kokoontumista kerran sovitulla kokoonpanolla (esimerkiksi hallitus + toiminnanjohtaja) pohtimaan lomakkeen kysymyksiä.

Itsearviointilomake toimii niin, että jokaiselle laatukriteerille määritetään ensin arvosana sen perusteella, miten hyvin kriteerin nähdään toteutuvan yhdistyksen toiminnassa. Arviointiasteikko on 1–4, jossa 1 on huono ja 4 hyvä. Asteikko ei sisällä en osaa sanoa, ei hyvä tai huono tai mitään muuta neutraalia vaihtoehtoa. Numeerisen arvioinnin jälkeen lomakkeelle tulee jokaisen kriteerin kohdalla avata, miten sen toteutuminen (tai toteutumattomuus) näkyy konkreettisesti yhdistyksen toiminnassa. Lomakkeen huolellinen täyttäminen parantaa auditoinnin seuraavan vaiheen eli haastattelun sujuvuutta.

Itsearviointilomake lähetetään täytettynä keskusliiton asiantuntijalle, joka purkaa tulokset ennakkoprofiiliksi ja valmistelee sen pohjalta haastatteluvaiheen painopisteet. Ennakkoprofiili koostuu itsearviointilomakkeen numeerisista arvioinneista, joista lasketaan arviointialuekohtaisiin keskiarvoihin perustuvat osa-alueindikaattorit sekä neljä läpileikkaavaa ”elinvoimaindikaattoria”. Indikaattoreiden tarkoitus on laajentaa arvioinnin näkökulmia ja auttaa kokonaiskuvan paremmassa hahmottamisessa.

Kuvio 5: Esimerkki osa-alueindikaattoreiden kuvaajasta

 

Elinvoimaindikaattorit perustuvat osa-alueindikaattoreiden tapaan keskiarvoihin valituista laatukriteereistä, mutta kriteerit on valittu kaikista laatukriteereistä neljän läpileikkaavan teeman avulla, joita ovat suorituskyky (kriteerit: 1.1; 1.4; 1.10; 2.2; 2.4; 3.1; 3.2; 3.4; 4.5; 5.4; 6.2), arviointi ja kehittäminen (kriteerit: 1.5; 2.5; 2.6; 2.7; 3.5; 3.6; 4.4; 4.7; 5.7), kohderyhmälähtöisyys (kriteerit: 1.9; 2.1; 2.3; 5.3; 5.5; 6.3; 6.5) ja hyvä hallinto (kriteerit: 1.3; 1.6; 1.8; 3.7; 4.2; 4.3; 4.8; 5.6).

Kuvio 6: Esimerkki elinvoimaindikaattoreiden kuvaajasta

 

Haastattelu, raportti ja suositukset

 

Haastatteluvaiheeseen voidaan siirtyä heti, kun itsearviointilomake on analysoitu ja ennakkoprofiili on valmis. Haastattelussa on kolme vaihetta, ja aikaa on hyvä varata vähintään 3–4 tuntia. Haastattelun oletuskokoonpano on sellainen, että keskusliiton asiantuntija haastattelee yhdistyksen puheenjohtajaa ja johtavaa toimihenkilöä. Tarvittaessa haastattelun kokoonpanoa voidaan kuitenkin muuttaa. Esimerkiksi yhdistyksissä, joissa on useampia työntekijöitä, voidaan ottaa henkilöstön edustaja erikseen mukaan. Kokoonpano ei saa kasvaa kuitenkaan niin suureksi, että se vaikeuttaa tai hidastaa haastattelua. Haastattelu toteutetaan teemahaastatteluna, jonka apuna käytetään teemalomaketta.

Haastattelu aloitetaan käymällä läpi arviointialueet yksi kerrallaan. Huomiota on kiinnitettävä sekä kokonaisuuteen että yksittäisiin kriteereihin. Painotus on pidettävä niissä asioissa, jotka ovat eniten kehittämisen tarpeessa, mutta tarkoitus on hahmottaa myös selkeitä vahvuusalueita. Jos kriteereille annettuja numeerisia arvioita päätetään muuttaa haastattelun aikana, haastattelija kirjaa muutokset laatuprofiiliin ennen haastattelun toista vaihetta.

Haastattelun toisessa osassa siirrytään tutkimaan kriteereistä koottuja elinvoimaindikaattoreita. Elinvoimaindikaattoreiden avulla voidaan arvioida yhdistyksen toiminnan edellytyksiin liittyviä pitkän aikavälin riskejä ja etsiä sopivia välineitä riskien pienentämiseen ja hallitsemiseen. Elinvoimaindikaattoreiden ei ole tarkoitus toimia tarkkoina mittareina, vaan tarpeellisina näkökulmina arviointiin ja kehittämiseen.

Haastattelun viimeisessä vaiheessa käydään auditoinnin palautekeskustelu. Keskustelussa arvioidaan auditoinnin sisältöä ja toteuttamistapaa sekä yhdistyksen ja arvioitsijan toimintaa auditointiprosessissa. Keskustelusta laaditaan muistio, johon kirjataan myös esiin nousseet kehittämisehdotukset.

Haastattelun jälkeen keskusliiton asiantuntija kokoaa yhteen arvioinnin tulokset. Raportointi tapahtuu viimeistään yhden tai kahden viikon sisällä haastattelusta ja se sisältää päivitetyn laatuprofiilin sekä tarkemman selvityksen ja kehittämissuositukset. Raportin on tarkoitus olla tiivis yhteenveto, jossa nostetaan esiin vain arvioinnissa havaitut keskeisimmät asiat. Keskusliiton antamat kehittämissuositukset eivät ole velvoittavia, vaan laatujärjestelmään

 

Sertifikaatti ja tulosten hyödyntäminen

 

Auditoinnin jälkeen yhdistykselle myönnetään laatusertifikaatti, joka on voimassa kolme vuotta myöntämisestä. Tunnustuksen myöntää keskusliitto, mutta sen saamiseksi ei edellytetä minkäänlaisen määrätyn tason saavuttamista auditoinnissa. Sertifikaatti on merkintä siitä, että yhdistys on sitoutunut kehittämään toimintaansa laatujärjestelmän mukaisesti.

Tunnustuksen lisäksi yhdistyksellä on mahdollisuus hyödyntää keskusliiton tukea tulosten hyödyntämisessä. Jotta auditoinneista saadaan paras hyöty irti, on tulosten pohjalta järkevää tehdä kehittämissuunnitelma tarvittavien muutosten aikaansaamiseksi. Keskusliiton haasteena on kyetä tarjoamaan kehittämissuosituksien lisäksi toimivia työkaluja ja toimintamalleja kehittämisen avuksi.

 

4.             Verkkokäsikirjat ja tukimateriaalit

 

Laatujärjestelmän yhteyteen on tarkoitus koota kaikki viime vuosina tuotetut materiaalit, jotka ovat yhä ajankohtaisia järjestötoiminnan kehittämisessä. Lisäksi laatujärjestelmää varten tuotetaan jatkuvasti uutta tukimateriaalia. Materiaalit laaditaan vastaamaan laatukriteereiden vaatimuksiin, ja ne kootaan jäsenyhdistysten toiveiden mukaisesti siten, että ne ovat mahdollisimman helposti löydettävissä.

 

Yhdistyshallinnon laatukäsikirja

 

Yhdistyshallinnon laatukäsikirja on yhdistystoimintaa ja sen kehittämistä tukeva tietopankki. Käsikirja toteutetaan itsenäisenä verkkosivustona osoitteessa finfamilaatu.fi, ja sitä päivitetään jatkuvasti. Käsikirjaan kootaan kaikki jo tuotettu yhdistyshallintoa ja järjestökehittämistä tukeva opasmateriaali, ja materiaalia tuotetaan laatujärjestelmän tarpeiden mukaisesti koko ajan lisää. Materiaali on tarkoitus jäsentää siten, että tarvittava tieto on aina helposti löydettävissä.

Laatukäsikirjassa ei ainoastaan kuvailla laadukkaan yhdistystoiminnan edellytyksiä, vaan se sisältää myös konkreettisia ohjeistuksia siitä, miten yhdistyksen hallintoa ja toimintaedellytyksiä voidaan kehittää. Ohjeet linkitetään soveltuviin työkaluihin, asiakirjapohjiin tai toimintamallikuvauksiin, joita yhdistykset voivat hyödyntää toiminnan kehittämisessä.

Käsikirja sisältää omat lukunsa mm. johtamisesta ja päätöksenteosta, taloushallinnosta, hyvän hallintotavan mukaisista periaatteista, arvioinnista ja kehittämisestä, asiakirjahallinnasta, henkilöstöhallinnosta ja yhdistyksen perustamisesta. Sisältöjä pyritään jäsentämään niin, että käsikirjat palvelisivat hyvin eri kokoisia yhdistyksiä ja eri tasoisia osaajia.

 

Vapaaehtoistoiminnan käsikirja

 

Vapaaehtoistoiminnan käsikirja on FinFami yhdistysten vapaaehtoistoiminnan toteuttamisen tueksi kehitetty sähköinen työkalu työntekijöille. Käsikirja on luonteva jatkumo FinFami-yhdistysten vapaaehtoistoiminnan strategiatyölle, ja se tukee strategian jalkautumista osaksi arjen käytäntöjä ja toiminnan suuntaa kohti yhteisiä tavoitteita ja laadukasta vapaaehtoistoimintaa. Vapaaehtoistoiminnan käsikirjan sisällöt noudattavat laatukäsikirjan painopisteitä. Käsikirja sisältää FinFami-kentän vapaaehtoistoiminnan erilaisia malleja ja hyviä käytäntöjä, joita voi soveltaa omassa yhdistyksessään.

Vapaaehtoistoiminnan osalta Prospect-toiminnasta on tehty jäsenyhdistysten työntekijöille ohjekirja, ja vapaaehtoisilla Prospect-ohjaajilla on oma ohjaajankäsikirjansa ja ryhmänohjaajan opas. Lisäksi vuonna 2016 valmistui Kokemustoiminnan ohjekirja FinFami-yhdistysten työntekijöille kokemustoiminnan toteuttamisen tueksi.

Vapaaehtoistoiminnan käsikirjassa kuvataan yhdistyksen vapaaehtoistoiminnan vaiheita, muotoja sekä toiminnan seurantaan, arviointiin ja kehittämiseen sisältyviä kohtia.  Käsikirjassa kuvataan mahdollisuuksia vapaaehtoisen poluksi eli toiminnan vaiheita (rekrytointi, perehdytys, koulutus, tuki, tehtävästä toiseen siirtyminen, toiminnasta poislähteminen, arviointi, palkitseminen, markkinointi) sekä lomakkeita toiminnan toteutuksen tueksi.  Käsikirja on yksi vapaaehtoistoiminnan strategian jalkautumisen työväline, jolla tähdätään toimivien rakenteiden kautta saatavaan laatuun ja hyvinvointiin niin yksittäisille omaisille ja vapaaehtoisille kuin FinFami-yhdistysten vapaaehtoistoimintaan yleisemminkin.

 

Materiaalipankki

 

Jäsenyhdistysten pitkäaikainen toive on ollut materiaalipankki, josta löytyisi kaikki keskusliiton tuottama ja muu yhteiseen käyttöön tarkoitettu materiaali. Materiaalipankki nivotaan osaksi laatujärjestelmää, mutta sieltä löytyy muitakin materiaaleja. Materiaalipankki löytyy FinFamin verkkosivuilta, johon yhdistyshallinnon laatukäsikirjasta ohjataan suorilla linkeillä.

Materiaalipankista löytyvät kaikki yhteiseen käyttöön tarkoitetut asiakirjapohjat, työkalut, erillisesti tuotetut oppaat ja ohjeistukset ja kaikki muu sellainen materiaali, jota yhdistysten tarvitsee ladata omaan käyttöönsä. Materiaalien löydettävyyttä parantaa se, että oikeisiin materiaaleihin pääsee nopeasti käsiksi käsikirjojen kautta.

 

5.              Laatujärjestelmän arviointia

 

Kehittämisprosessin arviointi

 

Laatujärjestelmän laadintaprosessi jakautui kahteen isompaan vaiheeseen: valmistelevaan alkuvaiheeseen ja viimeistelevään loppuvaiheeseen. Molemmissa vaiheissa kaikilla jäsenyhdistyksillä on ollut mahdollisuus vaikuttaa yhdessä laatujärjestelmän sisältöihin ja toiminnallisiin piirteisiin.

 

Alkuvaihe

 

Laatujärjestelmän kokoaminen aloitettiin vuoden 2017 alusta toimintasuunnitelman mukaisesti. Kehittämisprosessi aloitettiin kokoamalla järjestön sisältä sopiva työryhmä, johon oli mahdollisuus kaikkien halukkaiden osallistua. Samalla jäsenyhdistyksille tehtiin kysely vuoden 2011 laatukriteereiden päivittämistarpeista.

Kysely ei itsessään tuottanut yllätyksiä tai uutta tietoa. Kaikkia arviointialueita ja kriteerejä pidettiin tärkeinä ja vastausten hajonta oli olematonta. Ainoastaan yhden vastaajan vastaukset poikkesivat yleisestä linjasta: läpi kyselyn toistuva näkemys siitä, että jäsenten (omaisten) hyväksi tehtävää työtä ei painoteta ollenkaan ja laatukriteereiden yhteys varsinaiseen toimintaan on olematon.

Yhden poikkeavan vastaajan kritiikin varaan ei voida järjestelmää rakentaa, mutta kritiikki huomioitiin laatujärjestelmässä siten, että järjestelmäkuvauksessa on yritetty paremmin havainnollistaa arvioinnin kohdistumista ensisijaisesti toimintaedellytyksiin, ei varsinaiseen kohderyhmille suunnattuun toimintaan. Prosessin aikana on kiinnitetty myös enemmän huomiota siihen, hahmottuuko auditoinneissa laatukriteerien yhteys toiminnan tuloksiin kunnolla, vaikka järjestelmästä pudotettiin tässä vaiheessa perinteisen CAF-mallin tulosarviointialueet kokonaan pois.

Muiden kyselyyn vastanneiden yksimielisyys antoi hyvän vahvistuksen sille, mihin suuntaan laatujärjestelmää haluttiin kehittää. Koska vastaajien määrä oli edustava otos jäsenyhdistyksistä, voidaan todeta, että laatujärjestelmän perusta on rakennettu yhteisen näkemyksen varaan. Tästä näkökulmasta jäsenyhdistyksillä on vielä mahdollisuus arvioida kokonaisuutta ennen laatukriteereiden ja järjestelmän virallista hyväksyntää.

Laatujärjestelmää kehittäneen työryhmän tärkeimmäksi tehtäväksi muodostui ohjauksen lisäksi järjestelmän toimivuuden testaaminen käytännössä. Keväällä auditointeja testattiinkin kahdessa yhdistyksessä, jolloin saatiin käytännön näyttöä siitä, kuinka järjestelmä toimii ja miten sitä olisi hyvä kehittää edelleen. Testiauditointien perusteella järjestelmä todettiin toimivaksi sekä kriteerien että auditointimenettelyn osalta. Testiauditointien avulla järjestelmää kyettiin silti olennaisesti parantamaan ja valmistelemaan luotettavammin.

Testaamisen jälkeen laatujärjestelmästä laadittiin tämä raportti, joka sisältää kokonaiskuvauksen laatujärjestelmästä ja sen laatimisprosessista. Raportin tarkoitus oli on altistaa järjestelmä kattavammalle arvioinnille ennen sen viimeistelyä sekä lisätä läpinäkyvyyttä ja mahdollisuuksia löytää uusia kehittämisnäkökulmia.

 

Loppuvaihe

 

Kesällä 2017 järjestelmä kävi arviointi- ja kommentointikierroksella jäsenyhdistyksissä. Laatujärjestelmästä saatiin kirjallinen palaute kolmelta yhdistykseltä. Lisäksi järjestelmää käsiteltiin vapaaehtoistoiminnan hyvinvointityöryhmässä. Arvioinnissa hyödynnettiin myös testiauditointeihin osallistuneiden yhdistysten antamia palautteita.

Laatujärjestelmän työryhmä kävi saadut palautteet ja kommentit läpi kokouksessaan syyskuussa 2017, ja teki arvion muutos- ja kehittämistarpeista. Työryhmä totesi, että laatujärjestelmään oltiin kokonaisuudessaan tyytyväisiä, eikä suurta remonttia ole syytä tehdä. Järjestelmään päätettiin tehdä kuitenkin muutamia toiminnallisuuteen vaikuttavia parannuksia. Sisältö (kriteeristö, painopisteet) päätettiin pitää sellaisenaan.

Laatujärjestelmän työstöä päätettiin jatkaa suunnitelman mukaisesti eteenpäin. Muilta osin järjestelmä oli jo käyttövalmiina, mutta käsikirjojen laadintaan piti varata vielä lisäaikaa. Työryhmä päätti arvioida laatujärjestelmän toimivuutta seuraavan kerran syksyllä 2018.

 

Lopputuloksen arviointi

 

FinFamin laatujärjestelmä pohjautuu pitkälti vuonna 2011 kehitettyyn omaisjärjestötyön arviointimalliin, joka taas pohjautuu CAF-arviointimalliin. Laatujärjestelmässä otetaan taas yksi askel poispäin CAF-mallista, kun tulosarviointialueet ovat jääneet pois kokonaan. Järjestelmässä ei siis toistaiseksi ole sellaisia arviointialueita kuin asiakastulokset, henkilöstötulokset, yhteiskunnalliset tulokset tai suorituskykytulokset.

Keskeinen huoli olikin se, että jos arvioinnissa keskitytään vain toimintaedellytysten arviointiin, niin muuttuuko näiden kriteerien yhteys toiminnan tuloksiin epäselväksi. Testiauditoinneissa tällaista ongelmaa ei kuitenkaan havaittu, sillä itsearviointi hahmottui hyvin tuloslähtöisesti. Tärkeää on vain pitää näkökulma siinä, miten kriteerit näkyvät käytännössä.

Itsearvioinnin tekeminen on edelleenkin haastavaa ja vaatii perehtyneisyyttä yhdistyksen hallintoon ja johtamiseen. Siksi auditointeihin ei ole tarkoituksenmukaista osallistaa juurikaan ihmisiä hallituksen ja henkilöstön ulkopuolelta. Arvioinnin näkökulmasta on kuitenkin tärkeää, että varsinaisesta toiminnasta ja sen tuloksista on kerätty riittävästi palautetta ja muuta arviointitietoa, jolloin arviointitieto ei ole kokonaisuudessaan vain pienen joukon tuottamaa.

Arvioinnin luotettavuutta tukeekin se, että koko arvioinnin ketju on toteutettu hyvin: toiminnasta kerätään tietoa, joka analysoidaan läpinäkyvällä menetelmällä systemaattisesti ja joka luo luotettavan perustan auditoinnin itsearviointivaiheen tekemiselle. Samalla tavalla auditoinnin ensimmäisen vaiheen huolellinen suorittaminen parantaa haastatteluvaiheen luotettavuutta ja syvällisyyttä. Lopputuloksena on mahdollisimman luotettavaa ja hyödynnettävää arviointitietoa toiminnan kehittämiseksi.

Tätä järjestelmää varten laadittujen laatukriteereiden osalta on huomioitava, että ne ovat vain pieni otos niistä tässä ajassa olennaisimpina pidetyistä kriteereistä, joilla toimintaa voidaan arvioida. Tärkeitä kriteerejä voisi olla satoja tai tuhansia, mutta arvioinnista tulisi tällöin uuvuttavaa. Olennaista onkin katsoa sitä kokonaisuutta, jonka kriteerit muodostavat: voidaanko näiden kriteerien toteutuessa katsoa, että yhdistyksen toiminta on kestävällä pohjalla? Ainakin testivaiheen tulosten pohjalta kokonaiskuva näyttäytyi riittävän kattavalta.

Kattavan kokonaisuuden lisäksi laatujärjestelmässä pyrittiin rakentamaan helposti omaksuttava. Alkuperäisen omaistyön arviointimallin ongelmana oli, että sen itsenäinen tekeminen ja arviointiin liittyvän osaamisen ylläpitäminen koettiin monissa yhdistyksissä vaikeaksi, jolloin arviointimallia ei kyetty hyödyntämään kunnolla. Laatujärjestelmän kautta itsearvioinnin tekemiselle on saatavissa riittävästi tukea, mutta ei liikaa ulkopuolista ohjausta, joten toimintaa voidaan kehittää edelleenkin yhdistysten omista lähtökohdista ja omilla ehdoilla.

Arviointivaiheessa huomattiin kuitenkin, että järjestelmä on kokonaisuutenaan niin laaja, että siihen tarttuminen voi olla hankalaa. Tarvitaan vielä selkeämpiä toimintaohjeita ja koulutusta yhdistyksille, jotta laatujärjestelmän idea, hyödyt ja käytännöt saadaan juurrutettua käytäntöön.

 

Järjestelmän jatkokehittäminen

 

Laatujärjestelmän näkökulma on tällä hetkellä rajattu yhdistystoiminnan edellytyksiin ja yleisiin rakenteisiin. Järjestelmässä ei siis mitata ja arvioida yhdistysten varsinaisen toiminnan tuloksia tai vaikutuksia. Vaikka toimintaedellytysten ja tulosten yhteyden osoittaminen ei osoittautunutkaan ongelmaksi, on syytä miettiä, onko tulosten arvioinnin pitäminen järjestelmästä erillään mielekästä.

Laatujärjestelmä – kuten aiempi omaisjärjestötyön arviointimallikin – liittyi järjestön laajempaan tavoitteeseen rakentaa yhtenäisempää omaisjärjestötyön perustaa. Järjestelmän jatkokehittäminen edellyttääkin tämän tavoitteen etenemistä, mikä vaatii runsasta järjestön sisäistä keskustelua ja hidasta kehittymistä. Tällä kierroksella mukaan saatiin jo yhteiset kriteerit vapaaehtoistyön organisointiin, ja tulevaisuudessa ehkä jotain muuta.

Tätä kautta järjestelmä kehittynee yhä enemmän arvioimaan myös varsinaisen toiminnan laatua, tuloksia ja vaikuttavuutta. Erityisesti tulosten ja vaikuttavuuden arviointi on asia, jota sidosryhmät yhä enemmän odottavat järjestöiltä, mutta joka ei vielä ole osa laatujärjestelmää. Tulos- ja vaikuttavuusarvioinnin kehittäminen on ajankohtaista vuonna 2018, jolloin laatujärjestelmään on tarkoitus kehittää näihin liittyvä lisäosa.

Laatujärjestelmän pohja on nyt laadittu siihen muotoon, että siihen on mahdollista liittää uusia näkökulmia, arviointialueita tai toimintoja aivan sen mukaan, miten järjestössä on valmiutta ja halua löytää yhtenäisempiä linjoja. Tulospuolen lisäksi laatujärjestelmän piiriin ovat tulossa ainakin viestinnän ja arvioinnin osa-alueet.