Tämä ohje antaa perustiedot webinaarien järjestämiseen Microsoft Teamsin avulla. Ohjeet sopivat monilta osin myös muilla alustoilla toteutettavien webinaarien suunnitteluun. Nämä ohjeet eivät ole tarkoitettu isojen tapahtumien tuottamisen tueksi.

 

Järjestäjän suunnitteluohje

 

• Laadi ensin webinaarin konsepti, jossa hahmottelet webinaari-ideasi toteutuksen rungon. Vastaa ainakin seuraaviin kysymyksiin:
  1. Mikä on webinaarin aihe ja kohderyhmä?
  2. Mikä on webinaarin tavoite osallistujien kannalta? Mitä arvoa webinaari tuottaa heille?
  3. Mikä on webinaarin tavoite yhdistyksesi kannalta?
  4. Kuinka monta puhujaa webinaarissa on mukana? Minkälaisissa rooleissa he toimivat?
  5. Mitä sisältöjä (puhetta, videokuvaa, esityksiä) webinaarissa esitetään?
  6. Mikä on yleisön rooli webinaarin aikana?

 

• Suunnittele konseptisi valmiiksi luennoitsijoiden kanssa. Anna tarvittavat ohjeet sisältöjen suunnitteluun ja osallistumisen teknisiin edellytyksiin. Jos webinaarista on tarkoitus jäädä tallenne, miettikää jo suunnitteluvaiheessa, miten saatatte sen mahdollisimman helposti saavutettavaan muotoon. Jälkityö on paljon helpompaa, jos kaikki olennainen webinaarin informaatio sanoitetaan ääneen tapahtuman aikana, jolloin saavutettavuuden riittäväksi takaamiseksi riittää yleensä videon tekstittäminen.

 

• Tee markkinointisuunnitelma, jossa määrittelet keinot, joilla tavoitat webinaarin kohderyhmän. Valitse sopiva tapa ilmoittautumisten keräämiseen. Mieti, tarvitsetko muita tietoja osallistujista kuin sähköpostiosoitteen. Haluatko mahdollisesti kerätä osallistujilta kysymyksiä tai puheenaihe-ehdotuksia etukäteen?

 

• Käynnistä markkinointi ja kerää ilmoittautumisia. Vastaa lisätietopyyntöihin. Suunnittele, miten mittaat onnistumista ja laadi palautelomake valmiiksi.

 

• Tapahtuman aikana ohjaa puhujien ja yleisön välistä vuorovaikutusta suunnitelmasi mukaan. Varmista, että siirtymät sujuvat webinaarin aikana jouhevasti.

 

Järjestäjän tekninen ohje

 

Mieti tapahtumasi konseptin pohjalta, kannattaako webinaari järjestää tavallisena Teams-kokouksena vai livetapahtumana. Jos osallistujia on rajattu määrä ja ajatuksena on toteuttaa puhujien ja yleisön välistä vuorovaikutusta video- ja/tai ääniyhteydellä, on tavallinen kokous parempi vaihtoehto. Isompiin luento- ja esitystapahtumiin toimii paremmin livetapahtuma. Livetapahtumassa yleisö ei osallistu ääni- ja videoyhteydellä, mutta voivat keskustella chatin kautta ja lähettää kysymyksiä.

 

Livetapahtuman järjestäminen vaihe vaiheelta:

 

• Livetapahtuman ajoittaminen

 

1. Avaa Teams-sovellus ja kirjaudu sisään. Siirry oikeanpuoleisesta valikosta Kalenteri-välilehdelle.

 

2. Valitse painikkeen Uusi kokous pudotusvalikosta Livetapahtuma.

 

3. Lisää kokouksen otsikko, päivämäärä- ja aikatiedot sekä muut tiedot.

 

4. Lisää Kutsu ihmisiä tapahtumasi ryhmään -ruutuun henkilöt, jotka esittävät ja tuottavat tapahtuman. Tapahtumaryhmään voi kuulua kuka tahansa organisaation sisä- tai ulkopuolelta. Älä kuitenkaan kutsu osallistujia tässä vaiheessa – saat linkin, jonka avulla voit kutsua heidät myöhemmin (ks. kohta 2).

 

5. Määritä ryhmään kutsuttujen roolit:

 

Järjestäjä

Järjestää live-tapahtuman ja varmistaa, että tapahtuman osallistujilla ja tapahtumaa hallitsevalla tapahtumaryhmällä on oikeat käyttöoikeudet.

• • Luo livetapahtuman.

• • Määrittää osallistujien käyttöoikeudet.

• • Valitsee tuotantotavan.

• • Määrittää tapahtuman asetukset (esimerkiksi valvotun kysymys- ja vastausosion)

• • Kutsuu osallistujat.

• • Valitsee tapahtumaryhmän jäsenet.

• • Hallitsee tapahtuman loppumisen jälkeen luotuja raportteja.

Tuottaja

Varmistaa isännöimällä ja hallitsemalla livetapahtuman lähetystä, että osallistujien katselukokemus on onnistunut.

• • Käynnistää ja lopettaa livetapahtuman.

• • Jakaa omaa videota.

• • Jakaa osallistujien videoita.

• • Jakaa aktiivisen työpöydän tai ikkunan.

• • Valitsee asettelut.

Esittäjä

Esittää livetapahtumassa ääntä, videokuvaa tai näytön tai valvoo kysymys- ja vastausosiota. Esittäjät voivat jakaa Teamsissa tuotetuissa livetapahtumissa vain ääntä, videota tai näytön (työpöydän tai ikkunan).

 

 

6. Valitse Seuraava.

 

7. Määritä Livetapahtuman oikeudet eli kenelle tapahtuma on avoin. Valitse Julkinen, jos haluat pitää tapahtuman avoimena kaikille, joilla on linkki tapahtumaan.

 

8. Valitse kohdasta Miten aiot tuottaa livetapahtuman? haluamasi tallennus ja raportointiasetukset. Jos haluat mahdollistaa yleisökysymykset webinaarin aikana, valitse myös Kysymysosio.

 

9. Valitse Ajoita.

 

 

• Osallistujien kutsuminen webinaariin

 

1. Siirry Teams-sovelluksen Kalenteri-välilehdelle ja avaan kalenterista ajoittamasi livetapahtuma.

 

2. Kohdasta Kutsu osallistujia valitse Hae osallistujien linkki. Järjestelmä kopioi linkin automaattisesti leikepöydälle.

 

3. Lähetä tai jaa linkkiä haluamallasi tavalla ilmoittautuneille (esimerkiksi sähköpostilla).

 

• Webinaariin valmistautuminen

 

1. Jos toimit Tuottaja-roolissa, muista tutustua huolella tuottajan ohjeisiin.

 

2. Perehdytä Esittäjä-roolissa toimivat tarvittaessa. Voit tarkistaa, mitä ominaisuuksia esittäjillä on käytössään.

 

3. Harjoitelkaa esitystä ainakin kerran ennen livetapahtumaa, jotta voitte taata sujuvan läpimenon.

 

4. Hyvä äänen- ja kuvanlaatu parantavat huomattavasti katselukokemusta. Esittäjien on suositeltavaa käyttää esimerkiksi USB-mikrofonia ja hyvälaatuista web-kameraa, jos mahdollista.

 

Muita ohjeita

 

Näillä ohjeilla pääset jo pitkälle, mutta tarkempia ohjeita kaipaillessa kannattaa tutustua Microsoftin ohjekeskuksen tarjoamaan opasmateriaaliin.

Webinaarien laadun takaamiseksi on suositeltavaa myös perehtyä livetapahtumien parhaisiin käytäntöihin.