Jotta arviointia voidaan tehdä laadukkaasti, on arviointi- ja seurantatiedon keräämisen oltava suunnitelmallista ja systemaattista. Laadukas ja monipuolinen aineisto sisältää toisiaan täydentävillä menetelmillä todennettua seurantatietoa eri sidosryhmiltä. Arviointitiedon kerääminen kannattaa suunnitella toimintokohtaisesti, koska eri toiminnoissa operoidaan eri sidosryhmien kanssa ja eri toiminnot vastaavat usein eri tavoitteisiin.
Arviointi- ja seurantatiedon keräämisen on perustuttava toiminnon tavoitteisiin ja niistä johdettuihin mittareihin ja arviointikysymyksiin. Suunnitelman laatimisesta ja toteuttamisesta kannattaa yleensä vastuuttaa samat henkilöt, jotka vastaavat muutenkin kyseisen toiminnon toteuttamisesta.
Seurantatietoa ja arviointiaineistoa on kerätty silloin riittävästi, kun sen avulla voidaan riittävän luotettavasti vetää johtopäätöksiä toiminnan tuloksista. Toisin sanoen on kerättävä niin paljon aineistoa, että siitä nousevat tulokset ovat yleistettävissä. Parempaan yleistettävyyteen päästään, kun tietoa kerätään riittävän laajalta joukolta riittävän monipuolisilla menetelmillä. Ideaalitilanteessa aineisto ylittää kyllääntymispisteen eli uusi aineisto ei enää tuo olennaista uutta tietoa arvioinnin tueksi, mutta toiminnan kehittämisen kannalta vähempikin aineisto on usein riittävää.
Arviointiaineiston keruusuunnitelman mallipohja
Arviointiaineiston keruusuunnitelman laatimisessa voi hyödyntää alla esitettyä taulukkomallia, jossa suunnitelma tehdään jokaiselle toiminnolle erikseen omaan sarakkeeseensa. Malliversiossa esitetty esimerkki on tässä nimensä mukaisesti vain esimerkki, ei suositus.
| Esimerkki: omaisneuvonta
Vastuuhenkilöt: omaistyöntekijä, toiminnanjohtaja |
Toiminto 2 + vastuuhenkilöt | Toiminto 3 + vastuuhenkilöt | |
| Toiminnon tavoitteet ja mittarit |
Tavoite: Omaiset saavat tietoa, jonka avulla voivat edistää omaa tai läheisensä tilannetta. Mittari: Omaisen kokema hyöty oman elämän hallintaan. Mitataan asteikolla 1-5, jossa 1 = ei lainkaan hyötyä ja 5 = erittäin paljon hyötyä. |
||
| Miten tavoitteiden toteutumisesta kerätään tietoa toiminnon kohderyhmältä?
|
1. Palautekysely, jossa pyydetään arvioimaan annettujen neuvojen ja muun tuen hyödyllisyyttä. 2. Avoin kysely omaisille, jossa omaisneuvonnassa käyneitä pyydetään kertomaan, minkälaista vaikutusta saadulla palvelulla on ollut elämälle. |
||
| Miten tavoitteiden toteutumisesta kerätään tietoa toiminnon vapaaehtoisilta?
|
Vapaaehtoistoimijat, jotka toteuttavat neuvontaa, antavat joka neuvontakäynnistä oman palautteensa siitä, onnistuttiinko omaiselle antamaan hyödyllistä neuvontaa ja tukea. | ||
| Miten tavoitteiden toteutumisesta kerätään tietoa toiminnon työntekijöiltä?
|
1. Työntekijät kirjaavat ylös käyntikerrat ja arvioivat jokaisen käynnin yhteydessä annetun palvelun hyötyä omaiselle. 2. Työntekijät pohtivat kuukausittain yhdessä, miten omaisneuvonta on vastannut omaisten tarpeisiin. |
||
| Miten tavoitteiden toteutumisesta kerätään tietoa toiminnon yhteistyökumppaneilta?
|
Yhteistyökumppaneilta, jotka ovat ohjanneet asiakkaita omaisneuvontaan tai joihin omaisneuvonnasta on ohjattu asiakkaita pyydetään arvioimaan omaisneuvonnan hyödyllisyyttä asiakkaittensa näkökulmasta. | ||
| Mitä aineistoa kerätään ja miten sitä säilytetään?
|
Sähköiset palautelomakkeet neuvontaan osallistuneille, vapaaehtoisten oma arviointilomake, sähköinen omaiskysely, sähköinen sidosryhmäkysely, sähköisesti säilytettävät palaverimuistiot yhteistyökumppaneiden kanssa pidetyistä ja työntekijöiden keskenään pitämisiä arviointitapaamisista. | ||
| Milloin ja miten aineisto analysoidaan?
|
Tilastollinen tieto päivitetään ajan tasalle kuukausittain. Muu aineisto käydään läpi puolivuosittain. Laajempi arviointi jokaisen kalenterivuoden alussa työntekijöiden arviointipäivässä. |
