Vapaaehtoistoiminnan arviointi

Vapaaehtoistoiminnassa tulee toteuttaa jatkuvaa arviointia ja kehittämistä jo pelkästään toiminnan näkyvyyden esiin saamiseksi ja vapaaehtoisten tyytyväisyyden mittaamiseksi tehtävissään. Arvioinnin, palautteiden ja tilastoinnin tarkoituksena on kehittää toiminnan rakenteita ja käytäntöjä entistä toimivammaksi. Arviointitietoa kerätään eri osapuolilta ja esiin nousseet kehittämiskohteet käsitellä säännöllisesti yhdistyksen erilaisissa työryhmissä. Usein on hyvä keino järjestää virkistystapaaminen varta vasten palautteen keräämiseksi vapaaehtoisilta, sillä usein sähköisten palautteiden palautusprosentti on varsin pieni. Vapaaehtoisille on hyvä muistaa tuoda esiin myös koottua tietoa palautteista esimerkiksi heidän omassa tyky- tai kehittämispäivässään. Arviointi- ja seurantatietoa kerätään kaikissa vapaaehtoistoiminnan vaiheissa. Määrällisen tilastoinnin lisäksi yhteenvedot palautteista ja toiminnan seurantatiedoista antavat lisätietoa vapaaehtoistoiminnan arviointiin ja kehittämiseen. Oman yhdistyksen hallitus linjaa lisäksi millaisia arviointitietoja kerätään.

Vapaaehtoiset

On hyvä muistaa antaa vapaaehtoisille aina mahdollisuus palautteen saantiin ja sen antamiseen lyhyidenkin vapaaehtoistoimintojen jälkeen. On hyvä ainakin kysyä, miten meni ja millainen tunnelma toiminnasta jäi päällimmäiseksi. Vapaaehtoiselle kannattaa kertoa, miten hän on tehtävässään onnistunut ja miettiä yhdessä, miten olisi hyvä toimia jatkossa.  FinFami yhdistyksissä on sitouduttu yhteiseen vapaaehtoistoiminnan strategiaan. Strategian pohjalta vapaaehtoiset ovat osa toiminnan toteutusta sen suunnittelusta aina toteutukseen ja arviointiin. Näin ollen vapaaehtoiset ovat luonteva ja keskeinen osa toimintaa sen alusta loppuun. Arviointi on tärkeä osa vapaaehtoistoiminnan laatua ja arviointi on keskeistä myös siinä mukana olevien hyvinvoinnin osalta.  Arvioinnin, palautteiden ja tilastoinnin tarkoituksena on kehittää toiminnan rakenteita ja käytäntöjä entistä toimivammaksi. Palautetta on hyvä kerätä järjestelmällisesti ja suullisen palautteen lisäksi myös kirjallisesti. Toiminnan arvioinnissa voi hyödyntää esimerkiksi swot-analyysiä ja FinFamin yhteisiä arviointimalleja.

Vapaaehtoistoimintaan sisältyvä arviointiprosessi FinFami yhdistyksissä pitää sisällään esimerkiksi seuraavaa:

1. Toiminnassa mukana olevien osallistujien ja vapaaehtoisten itse-arviointi, joka kerätään ainakin toiminnan lopussa esim. ryhmän päättyessä. Vapaaehtoisten kiittäminen ja heille palautteen anto toiminnan päättyessä ja mielellään sen kuluessa.
2. Työntekijä sopii yhdessä vapaaehtoisten kanssa pidettävän palaute- tai arviointikeskustelun, jossa palautteet käydään läpi yhteisesti vapaaehtoisten kanssa. Arviointitiedoista saadaan tärkeää palautetta, joiden pohjalta voidaan kehittää tulevia toimintoja.
3. Järjestön työntekijä vastaa arviointitietojen koonnista ja käsittelystä omassa yhdistyksessä ja tarvittavien tietojen (esim. Prospect- ja kokemustoiminta) edelleen toimittamisesta sähköisiä lomakkeita hyödyntäen . Keskusliitosta palautteet kootaan valtakunnallisina kokonaisuuksina ja yhteenvetoina kaikkiin jäsenyhdistyksiin ja niitä voidaan hyödyntää toiminnan tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden arvioinneissa niin paikallistasolla kuin valtakunnallisesti.
4. Henkilökohtaiset kehityskeskustelut ovat suositeltavia myös vapaaehtoistoiminnassa.

• keskustelussa avataan vapaaehtoisten motivaatiota, tunnelmia, sitoutumista, jaksamista ja käydään läpi arviointia jatkoa varten ja voidaan suuntautua tulevaan.

Onkin todettu, että vapaaehtoistyössä palaute = palkkio tehdystä työstä! (Laimio, A. 2013)

Rahoittajalle toimitetaan vuosittaiset seurantatiedot, lukumäärät toimintaan osallistuvista ja sen lisäksi laaja, joka toinen vuosi palautettava tuloksellisuus- ja vaikuttavuusselvitys. Vuosittaisiin arviointitietoihin kuuluvat ainakin toimintaan osallistuvien lukumäärä, ikäjakauma, sukupuolijakauma ja toiminnan kehittämiseen liittyvät kohtansa. Rahoittajalle tarvitaan tieto myös vapaaehtoisten mielipiteistä toiminnan sisällön ja toteutuksen osalta ja mitkä ovat vapaaehtoisten mielestä toiminnan keskeiset tulokset ja vaikutukset sekä toiminnan kehittämisajatukset.

Keskusliitolle Jäsenyhdistykset ilmoittavat vuosittaiset tilastot ja arviointikoosteet oman alueensa vapaaehtoistoiminnoista ja toiminnan kehittämistarpeista. Näin toimimalla saamme koko kenttänä laajan kuvan vapaaehtoistoimintamme tilasta, sen houkuttavuudesta ja voimme arvioida yhteisiä kehittämisalueita. Valtakunnalliset luvut toimivat myös laajemman kokonaiskuvan esiin saamisen apuna, jolloin eri osakokonaisuudet ovat myös vertailukelpoisia ja voimme yhtenä rintamana toimien saavuttaa vaikuttavuutta ja näkyvyyttä pitkällä tähtäimellä.

Arviointitiedot auttavat toiminnan suunnittelussa ja koulutustarpeiden määrittelyssä. Esimerkiksi arvioinnin avulla voimme tietää millaiset vapaaehtoistehtävät ovat pinnalla minäkin vuonna, minkä ikäiset löytävät toimintamme ja miten pitkään vapaaehtoiset sitoutuvat toimintaan, miten tyytyväisiä he ovat toimintaan. Tärkeintä arviointityössä on, että saamme loppuhyödyn näkyviin

Loppuhyöty näkyy esimerkiksi:

”Mielenterveysomaiset saavat vapaaehtoistoiminnan kautta hyötyä omaan jaksamiseensa ja hyvinvointiinsa läheisen sairauden rinnalla elämiseen – esimerkiksi Prospect-vertaisryhmän avulla 85:n mielenterveysomaisen jaksaminen parantui ja valvominen vähentyi läheisen sairauteen liittyvien huolien vuoksi. Prospect-vertaisryhmää toteutti xx vapaaehtoista, joiden vapaaehtoistyön tunnit olivat xx tuntia…”

Noudatetaan laatujärjestelmää ja arviointeja systemaattisesti koko kenttänä. Voidaan hyödyntää kerättyä tietoa toiminnan kehittämisessä. Seurannan mittarit ovat yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä.