Asiakirjojen julkisuus ja saatavuus
Vaihe 1: Tehtävien ja prosessien sekä niistä syntyvän asiakirjatiedon määrittely
Vaihe 2: Asiakirjojen julkisuuden ja salassapidon sekä henkilötietoluonteen selvittäminen
Vaihe 3: Asiakirjojen säilytysaikojen, -muotojen ja -paikkojen määrittäminen
Vaihe 4: Muut määriteltävät tiedot
Arkistonmuodostussuunnitelman mallipohja
1. Asiakirjat ja niiden hallinta
Yleistä
Asiakirjahallinnalla tarkoitetaan yleisesti kaikkea asiakirjatiedon suunnitelmallista käsittelyä sen tuottamisesta aina loppusäilytykseen saakka. Asiakirjahallinta on siis eräänlainen kattokäsite, joka kattaa kaiken asiakirjojen hallinnoinnin ja arkistoinnin koko niiden elinkaaren ajan.
Asiakirjahallinnan tarkoituksena on määritellä ja suunnitella asiakirjojen käsittelyn prosessit ja käytänteet, joiden avulla voidaan asiakirjatiedon käsittelystä tehdä mahdollisimman sujuvaa. Toisin sanoen asiakirjahallinnan tavoite on tehdä tiedon luomisesta, käyttämisestä, siirtämisestä, säilömisestä ja löytämisestä organisaation johtamisen ja toiminnan kannalta mahdollisimman toimivaa.
Asiakirjat
Asiakirjat ovat välineitä tiedon hallintaan ja säilömiseen. Asiakirja voi olla esimerkiksi paperinen asiakirja, valokuva, dia, filmi, video, äänite tai mikä tahansa sähköinen tallenne.
Käytännöllinen lähestymistapa on määritellä asiakirja organisaation viralliseksi ja sen hallinnassa ja vastuulla olevaksi dokumentiksi. Osa näistä voi olla lakimääräisiä asiakirjoja ja osa yhdistyksen itsensä viralliseksi määrittämiä asiakirjoja tai muita dokumentteja.
Mitä on arkistointi?
Arkistointi on asiakirjojen liittämistä osaksi asiakirjakokonaisuutta, jota kutsutaan arkistoksi. Kun asian käsittely on päättynyt, asiakirja liitetään sille arkistokaavassa määriteltyyn sarjaan. Kun esimerkiksi hallituksen kokouksesta laadittu pöytäkirja on hyväksytty ja allekirjoitettu, tulee se liittää arkistokaavassa merkittyyn sarjaan ja käsitellä sitä arkistonmuodostussuunnitelman määrittämällä tavalla. (Lisätietoja luvussa 2.)
Jos arkiston käsitteellä viitataan arkistoihin paikkoina, voidaan arkistot jakaa käyttö-, väli- ja päätearkistoihin, joskaan tällainen kolmijako ei ole yleensä tarpeen yhdistystoiminnassa. Tavanomaista on käsittää arkisto yhtenä kokonaisuutena, joka säilytetään käden ulottuvilla ja josta aina määräajoin siirretään vanhat pysyväisaineistot päätearkistoon.
Arkistoinnin tehtävä on siis pitää asiakirjat ja dokumentit halutussa järjestyksessä ja paikassa, jotta niihin sisältyvä tieto on käytettävissä ja säilyy muistissa. Arkistointi on yhdistykselle tärkeä tiedonhallintamenetelmä sekä nykyisten sukupolvien että tulevien sukupolvien ja historioitsijoiden kannalta. Arkistoinnilla myös varmistetaan yhdistyksen ja siinä toimivien yksilöiden oikeusturva (esim. pöytäkirjat).
Asiakirjojen säilyttäminen
Asiakirjoille tulee määritellä säilytysaika- ja paikka. Säilytysaika ja -paikka vaihtelevat aineiston mukaan, ja säilyttämisessä tulee huomioida lisäksi mm. lainsäätäjien, viranomaisten ja rahoittajien määräämät velvoitteet. Säilyttämisessä huomioitavat asiat eroavat myös sen mukaan, onko aineisto manuaalisessa vai sähköisessä muodossa.
Manuaalinen aineisto
Arkistotilan on oltava kuiva, puhdas ja paloturvallinen. Asiakirjat tulee tuottaa muodossa tai muuntaa muotoon, joka kestää arkistoinnin. Arkistokansioiden hankkiminen on suositeltavaa. Arkistoinnin yhteydessä on varmistettava, että asiakirjat sisältävät tarvittavat tunnistetiedot. Tämä koskee erityisesti valokuvia ja muita tallenteita, jotka eivät niitä automaattisesti sisällä. Jos tarvittavia aika-, paikka- ja nimitietoja ei ole lisätty asiakirjoihin jo niiden luomisvaiheessa, kannattaa yrittää lisätä ne vielä ennen arkistointia.
Sähköinen aineisto
Sähköinen arkistointi on arjessa yleensä kätevin ratkaisu. Pilvipalveluita hyödyntämällä asiakirjat ovat aina hyödynnettävissä ajasta ja paikasta riippumatta ja arkistoiminen on nopeaa ja vaivatonta. Sähköisessä arkistoinnissa tulee kuitenkin ottaa huomioon tietoturvariskit ja riski tietojen häviämisestä. Yhdistyksille räätälöityjä sähköisiä päätearkistojakaan ei ole vielä paljon tarjolla, mutta tämä ei liene enää tulevaisuudessa ongelma. Sähköisessä arkistoinnissa tulee myös muistaa, että erilaiset tiedostomuodot, tallennusmenetelmät ja laitteet saattavat vanhentua, mikä voi tehdä aineistosta lukukelvotonta pitkällä aikavälillä.
Asiakirjojen julkisuus ja saatavuus
Erilaisilla asiakirjoilla on erilaiset julkisuusperiaatteet, jotka voivat perustua lainsäädäntöön tai yhdistyksensä itsensä määrittelemiin periaatteisiin. Aina ei ole itsestään selvää, ovatko asiakirjat julkisia vai salassa pidettäviä tai kenellä on oikeus päästä käsiksi asiakirja-aineistoon. Esimerkiksi hallituksen kokousten pöytäkirjat eivät ole automaattisesti julkisia eivätkä salaisia, joten hallitus voi itse määrittää pöytäkirjojen julkisuusperiaatteen. Toisaalta jokaisella jäsenellä on oikeus päästä käsiksi pöytäkirjamerkintöihin häntä itseään koskevissa asioissa.
Yhdistysten kannalta kaikkein olennaisin asiakirjojen julkisuutta säätelevä tekijä on tietosuojasääntely. Kaikki henkilötiedot ovat lähtökohtaisesti salassa pidettäviä ja tietosuojanormit myös vaikuttavat mm. tietojen säilytysaikoihin -ja tapoihin. Tietosuoja-asiat onkin huomioitava kaikessa asiakirjatiedon käsittelyssä. Esimerkiksi jäsenrekisterin tietojen käsittelyn prosessit ja tietoturva on määriteltävä tarkasti, mutta samalla on mietittävä, miten jäsenet voivat käyttää lakimääräistä oikeuttaan tutustua jäsenluetteloon.
Lue lisää ohjeita yhdistysten tietosuojakäytännöistä täältä.
2. Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen
Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) tehtävä on ohjata asiakirjatiedon käsittelyä ja arkistointia. AMS perustuu yhdistyksen tehtäviin ja sisäisiin prosesseihin, joiden sujuvaa toteuttamista asiakirjahallinnan on määrä edistää. AMS sisältää ainakin säilytysajat- ja paikat asiakirjoille, jotka on järjestetty suunnitelmassa arkistokaavan mukaisiksi sarjoiksi. Usein suunnitelmaan kannattaa kirjata muitakin käsittelyä koskevia tietoja, jotta tiedonhallinnasta tulee mahdollisimman tehokasta.
Arkistointi voi tuntua työläältä ja vaivalloiselta puuhalta, mutta toimivan arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen ja noudattaminen tekee siitä helppoa ja paljon vaivattomampaa. Optimaalinen tilanne on silloin, kun arkistointia ei tarvitse erikseen tehdä, vaan jokainen asiakirja löytää kulloiseenkin arkistoonsa heti asian käsittelyn jälkeen.
AMS:n laatiminen vie jonkin verran aikaa, mutta täydellistä ei tarvitse tulla heti. Suunnitelmaa voi korjata ja täydentää arkistoinnin edetessä, ja AMS on hyvä tarkistaa sopivin väliajoin, koska yhdistyksen tehtävät, prosessit ja kertyvä asiakirja-aineisto saattavat muuttua ajan saatossa. Tämän ohjeen avulla voit vaihe vaiheelta rakentaa yhdistyksellesi oman arkistonmuodostussuunnitelman.
Vaihe 1: Tehtävien ja prosessien sekä niistä syntyvän asiakirjatiedon määrittely
Toimivan tiedonhallinnan lähtökohta on organisaation tehtävien ja prosessien tunteminen. Ainakin ydintehtävistä ja -prosesseista tulisi laatia kuvaukset. Olennaista on kartoittaa, mitä tietoa prosesseissa syntyy ja mitä tietoa tehtävien suorittamisessa niiden eri vaiheissa tarvitaan. Näin voidaan asiakirjahallintaa tehostaa, kun opitaan tuottamaan juuri sellaista asiakirjatietoa kuin yhdistys tarvitsee.
Jotkin tehtävistä voivat olla lakisääteisiä (esim. useimmat talous- ja hallintoasiat) ja jotkin liittyvät suoraan yhdistyksen varsinaiseen toimintaa. Kun tehtävät on tunnistettu, muodostuu niistä tehtävien ja alatehtävien luokitus, joka toimii AMS:n kaavapohjana. Tehtäviin liittyvien vaiheiden ja prosessien kuvauksen jälkeen tiedetään, minkälaista asiakirjatietoa toiminnassa syntyy, jolloin AMS:n arkistokaava voidaan täydentää.
ESIM.
| LUOKKA | TEHTÄVÄ/ASIAKIRJATYYPPI |
| 0 | Hallinto ja päätöksenteko |
| 00.00 | Yhdistyksen kokoukset |
| 00.00.00 | Yhdistyksen kokousten kokouskutsut |
| 00.00.01 | Äänestys- ja vaalijärjestys |
| 00.00.02 | Yhdistyksen kokousten esityslistat |
| 00.00.03 | Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat |
| 00.01 | Säännöt, ohjeet ja pysyväismääräykset |
| 00.01.00 | Yhdistyksen säännöt |
| 00.01.01 | Hallinto- ja taloussääntö |
| 00.02 | Hallitus |
| 00.02.00 | Hallituksen kokousten kutsut |
| 00.02.01 | Hallituksen kokousten esityslistat |
| 00.02.02 | Hallituksen kokousten pöytäkirjat |
| 00.02.03 | Hallituksen kokousten pöytäkirjanotteet |
| 00.02.04 | Hallituksen jäsen- ja erovuoroluettelo |
| 00.03 | Viranomaisasiat |
| 00.03.00 | Ilmoitukset PRH:lle |
| 00.03.01 | PRH:n päätökset |
Esimerkissä on alku kuvitteellisen yhdistyksen ensimmäisen pääluokan (0 hallinto ja päätöksenteko) arkistokaavasta.
Vaihe 2: Asiakirjojen julkisuuden ja salassapidon sekä henkilötietoluonteen selvittäminen
Arkistonmuodostussuunnitelmaan tulee merkitä joko tehtävä- tai asiakirjakohtaisesti, ovatko asiakirjat julkisia vai salassa pidettäviä. Yhdistyksen kohdalla julkisuusperiaatteisiin vaikuttavat ainakin lainsäädäntö, rahoittajien vaatimukset sekä yhdistyksen itse määrittämät käytännöt. Joissain tapauksissa on hyvä lisätä maininta, jos tieto ei ole julkiseksi luokiteltua, mutta saatavilla erikseen määrätyille tahoille.
Asiakirjojen henkilötietoluonne on myös hyvä tunnistaa, sillä henkilötietojen tietosuoja on poikkeuksellisen suuri. Näin ollen henkilötietoja sisältävien asiakirjojen tietoturvasta ja käsittelyprosesseista on pidettävä erityisen tarkkaa huolta. Henkilötietoluonne vaikuttaa myös asiakirjojen säilyttämisen kestoon.
ESIM.
| 1 | Henkilöstöhallinto | |
| 01.00 | Säännöt, ohjeet ja pysyväismääräykset | |
| 01.00.00 | Henkilöstöohje | Ei julkinen, org. sisäinen |
| 01.00.01 | Matkustussääntö | Julkinen |
| 01.00.02 | Työehtosopimus | Julkinen |
| 01.01 | Rekrytointi | |
| 01.01.00 | Työpaikkailmoitukset | Julkinen |
| 01.01.01 | Työhakemukset | Salainen, henkilötietoja |
| 01.01.02 | Soveltuvuusarviot | Salainen, henkilötietoja |
Vaihe 3: Asiakirjojen säilytysaikojen, -muotojen ja -paikkojen määrittäminen
Asiakirjatiedolle on määriteltävä säilytysaika. Hyvä lähtökohta on ensin kartoittaa, minkälaiset asiakirjat on tarpeen säilyttää historiatietona tulevia sukupolvia varten ja merkitä ne pysyvästi säilytettäviksi. Tämän jälkeen tulee selvittää, mitä lainsäädäntö määrää hallinnon, talouden ja henkilöstöhallinnon asiakirjojen säilytysajoista. Aineisto, joka on merkitty henkilötietoja sisältäväksi, vaatii erityisen tarkan määrittelyn, sillä henkilötietoja ei ole luvallista säilyttää ilman laillista perustetta. Muiden asiakirjojen kohdalla säilytysajan määrittää käyttötarve.
Säilytysmuotoa- ja paikkaa koskevien tietojen osalta AMS:aan on hyvä merkitä ainakin, säilytetäänkö asiakirjaa sähköisesti vai manuaalisesti. Joskus voi olla tarpeen myös määritellä, missä fyysisessä paikassa tai tietojärjestelmässä asiakirjoja säilytetään.
ESIM.
| LUOKKA | TEHTÄVÄ/ASIAKIRJATYYPPI | SÄILYTYSAIKA | SÄILYTYSMUOTO- JA PAIKKA |
| 00.02.02 | Hallituksen kokousten pöytäkirjat | Pysyvästi | Paperi, lukittu kaappi toiminnanjohtajan huoneessa |
Vaihe 4: Muut määriteltävät tiedot
Arkistonmuodostussuunnitelmaan voi tarpeen vaatiessa kirjata myös muita asiakirjojen sisältöä, säilytystä ja käsittelyä koskevia määrittelyjä:
- Jos eri asiakirjojen arkistoinnista vastaavat eri henkilöt, voidaan eri tehtäväluokille tai asiakirjatyypeille määritellä omat vastuuhenkilönsä.
- Säilytysjärjestyksen määrittäminen voi olla ainakin suurten aineistojen kohdalla tarpeellista. Säilytysjärjestys voi olla asiakohtaista tai perustua aika-, aakkos- tai numerojärjestykseen.
- AMS voi sisältää myös lisätietosarakkeen, johon voi kirjata tarkempia tietoja asiakirjojen kuvauksista, saatavuudesta, päivittämistarpeista (esim. vanhentuva teknologia) tai tuhoamistavoista.
Arkistonmuodostussuunnitelman mallipohja
Tulossa myöhemmin FinFamin oma AMS-mallipohja.
