Tämä kirjoitus paneutuu niihin näkökulmiin, joita kannattaa ottaa huomioon haettaessa avustuksia yhdistyksen toimintaan.

AVUSTUSHAKEMUS TOIMINTASUUNNITELMAN POHJALTA

Hakemuksen sisältö ei paljoa poikkea hyvästä toimintasuunnitelmasta. Pientä näkökulman säätöä tosin tarvitaan. Jos toimintasuunnitelman on tarkoitus kertoa, miten yhdistys aikoo kyseisenä vuonna edistää perustehtävänsä ja strategiansa toteutumista, niin avustushakemuksen keskiössä on kertoa uskottavasti, miten avustussumma on tarkoitus käyttää toiminnan tavoitteiden toteuttamiseen.

Rahoituksen hakemisen voi kuvata toiminnan suunnittelun kannalta esimerkiksi seuraavasti:

Tässä kohtaa on huomattava, että vaikka toimintasuunnitelma ja talousarvio on laadittava realistisesti, on yhdistyksen alkuperäisen toimintasuunnitelman ja talousarvion oltava mieluummin hieman yläkanttiin ja heijastettava sitä rahoituksen ja toiminnan tasoa, jolle rahoittajien toivotaan olevan myötämielisiä. Rahaa haetaan sen verran kuin sitä tarvitaan. Toiminnan suunnittelussa kannattaa olla toiveikas mutta realisti; pessimismi ja inhorealismi eivät kannata.

MISTÄ AVUSTUSTA?

Avustuksia järjestöille tarjoavat ainakin valtio (budjettivaroista sekä veikkaus- ja rahapelituotoista), kunnat, säätiöt ja rahastot. Kaikki avustukset eivät ole kaikkia varten, vaan eri ministeriöillä on eri avustuskohteensa, kunnilla vaihtelevia käytäntöjä ja säätiöillä ja rahastoilla omat tarkoituksensa. Rahaa pitääkin etsiä ensiksi sieltä, missä rahoittajan intressit kohtaavat yhdistyksen perustehtävän ja tarkoituksen.

Yhdistysten kannattaa olla hyvin perillä eri rahoittajien tuki- ja avustuslinjauksista. On tavanomaista, että yhdistysten perusavustus tulee yhdestä lähteestä, mutta erilaisiin projekteihin, hankkeisiin ja yksittäisiin toimintoihin voi olla tarjolla rahaa muistakin lähteistä. Kannattaa tällöin tarkkaan varmistua, miten eri avustukset ovat yhteensovitettavissa: joskus rahoittajat edellyttävät, että yhdistys ei saa muuta tukea, joskus taas muu avustus katsotaan edellytykseksi avustuksen myöntämiselle.

Rahoittajat ovat yhdistyksen tärkeimpiä kumppaneita, joten suhteita rahoittajiin kannattaa vaalia. Samalla kannattaa muistaa, että yhdistyksen täytyy saada itse päättää toimintansa sisällöistä. Rahoittajalla on oikeus esittää vaatimuksia avustuksen käyttöä koskevissa asioissa, mutta yhdistyksen on huolehdittava, että toimintaa tehdään yhdistyksen tarkoituksen ja jäsenistön näkemysten pohjalta. Yhdistystoimintaa ei tehdä ulkopuolista rahoittajaa varten.

OPETTELE PUHUMAAN RAHOITTAJAN KIELTÄ

Ennen avustushakemuksen tekemistä on tärkeää käydä kaikki kyseisen rahoittajan avustusten jakamiseen liittyvät ohjeet ja linjaukset läpi. Niistä saa ensinnäkin konkreettisia ohjeita avustushakemuksen laadintaan, mutta olennaista on myös hahmottaa kieli, jota rahoittaja käyttää. Avustushakemus voi näyttää perustelemattomalta, jos siinä on käytetty eri terminologiaa ja kielellisiä rakenteita kuin mihin rahoittaja on tottunut. Jos esimerkiksi rahoittaja on päättänyt tukea hyvinvointia edistävää toimintaa, on hakemuksessa muistettava nimenomaisesti kertoa, miten yhdistyksen toiminta edistää hyvinvointia (sikäli jos se on oikeasti yhdistyksen toiminnan tarkoitus).

Osa rahoituksen saamisen kannalta tärkeistä asioista voi tuntua yhdistykselle itselleen itsestään selviltä. Yksi tällainen asia on esimerkiksi osallisuus. Yhdistysten yleinen tehtävähän on toimia kanavana ihmisten osallistumiselle, joten miksi se olisi erikseen nimetty tavoite? Sen auki kirjoittaminen voi olla kuitenkin tärkeää, jotta voidaan osoittaa, miten toiminta todella on yhteydessä osallisuuteen. Ulkopuolinen ei välttämättä voi sitä suoraan nähdä. Ei ole myöskään haitallista yhdistykselle itselleen palauttaa säännöllisesti mieleen omia perustehtäviään.

Tärkeä avainsana on tarve: yhdistyksen on kyettävä hienojen toimintojen kuvailun lisäksi perustelemaan, miksi toiminnalle on oikeasti tarve ja miksi toimintaa on tarve rahoittaa juuri sellaisella summalla kuin hakemuksessa on esitetty. Toiminnan tarpeen uskottavassa perustelemisessa voi hyödyntää omia tai muiden tekemiä selvityksiä ja tutkimuksia, rahoittajan tekemiä selvityksiä ja vaikka kokemuksen kautta hankittua tietoa. Haetun rahoituksen määrän tarvetta taas kuvaa parhaiten se, että budjetti on laadittu huolellisesti, kulut ovat kohtuulliset ja budjetti ja suunniteltu toiminta ovat keskenään linjassa.

Lähtökohtana voidaan pitää sitä, että jos ollaan hakemassa oikealta luukulta rahaa, niin rahoittaja pitää kyllä yhdistyksen toimintaa tärkeänä. Ei siis ole syytä kirjoittaa pitkää yleistä sepustusta siitä, miksi on tärkeää, että yhdistys on olemassa. Sen sijaan rahoittaja on kiinnostunut kuulemaan, mitä konkreettisia tavoitteita yhdistyksellä on pitkällä ja lyhyellä aikavälillä, miten ne pyritään saavuttamaan ja mihin siinä tarvitaan rahaa. On hyvä pystyä viestittämään, että yhdistys kykenee pitkäjänteiseen ja tavoitteelliseen toiminnan kehittämiseen.

Rahoittaja on siis kiinnostunut kuulemaan toiminnan sisällöistä, mutta niin, että samalla käy kunnolla ilmi toiminnan tarve ja tavoitteet, toiminnan seuranta- ja arviointimenetelmät, arvioidut riskit ja niiden hallinta, viestinnän toteutus, mahdollinen muu toiminnan rahoitus, yhteistyö muiden toimijoiden kanssa sekä realistisesti laadittu arvio kulurakenteesta. Rahoittaja saattaa kerätä näitä tietoja myös muilla tavoin.

AVUSTUSHAKEMUKSEN TARKISTUSLISTA

Kun avustushakemus alkaa olla valmis, on hyvä käydä se vielä tarkasti läpi ja varmistua, että kaikki avustuspäätöksen kannalta olennainen on tullut kirjatuksi. Apuvälineenä voi käyttää alla olevaa tarkistuslistaa.

• Onko hakemus laadittu rahoittajan kaikkien ohjeiden mukaisesti?
• Onko toimintasuunnitelmassa asetettu selkeitä ja konkreettisia tavoitteita?
• Onko tavoitteiden toteutuminen mitattavissa ja arvioitavissa?
• Ovatko toimintasuunnitelmaan ja avustushakemukseen kirjatut tavoitteet ja toiminnot yhteneväiset?
• Ovatko tavoitteiden, toimintojen ja niihin käytettävien resurssien yhteydet kuvattu selkeästi?
• Ovatko yhdistyksen virallinen ja avustushakemuksen talousarvio yhteneväiset?
• Löytyykö toiminnan kuvauksesta perustelut kaikille talousarvion kuluille?
• Onko haettu avustussumma sopiva toiminnan laajuuteen nähden?
• Nouseeko hakemuksesta esille, miten toiminta vastaa rahoittajan avustuslinjauksia?
• Näkyykö hakemuksesta, että yhdistys panostaa arviointiin ja toiminnan kehittämiseen?