Talouden ja varainhankinnan suunnittelu

Onko sinun yhdistyksessäsi voimassa oleva pidemmän aikavälin talous- tai varainhankintasuunnitelma? Olisiko syytä tehdä? Taloutta on suunniteltava sekä lyhyellä että pitkällä aikajänteellä. Tuudittautuminen rahoituksen vakauteen ja nykytilanteen autuuteen voi pidemmän päälle osoittautua kohtalokkaaksi. Tässä kirjoituksessa kuvaillaan ensin muutamia keskeisiä taloussuunnitteluun liittyviä näkökulmia ja lopuksi annetaan esimerkki siitä, miten suunnitteluprosessi ja itse suunnitelma voidaan laatia.

 

Taloussuunnittelun näkökulmia

Taloussuunnittelua voi lähestyä monista eri tulokulmista, joista tässä on esiteltynä muutama.

Lähtökohtana toiminta

Pidemmän aikavälin taloussuunnittelun perustana on aina yhdistyksen toiminta-ajatus, strategia ja päämäärät. Vasta kun tiedetään, mitä halutaan saada aikaan, on aika miettiä, miten se rahoitetaan. Koska taloudellisen voiton tuottaminen ei ole yleishyödyllisen yhdistyksen tehtävä, on helppoa hahmottaa raha- ja talousasioiden alisteisuus yhdistyksen toimintaan nähden. Jos yhdistyksen taloutta kehitetään irrallaan toiminnasta, tehdään se usein toiminnan laadun ja tuloksellisuuden kustannuksella.

Taloudellisia tavoitteita ja mittareita kuitenkin tarvitaan, sillä toimiva talous on yhtä lailla edellytys varsinaisen toiminnan järjestämiselle ja kehittämiselle. Tavoitteet ja mittarit on vain kytkettävä palvelemaan toimintaa. Resurssien hankkiminen vain yhdistyksen olemassa olon turvaksi on paitsi tehotonta myös perusteetonta, sillä ainoa ratkaiseva asia on se, millaista toimintaa ja millaisia tuloksia resursseilla saadaan aikaiseksi.

Varainhankinta

Yhdistyksen varainhankintaa ovat laajasti ajateltuna kaikki keinot, joita yhdistys voi käyttää toiminnan rahoittamiseen. Näitä ovat tyypillisesti jäsenmaksut, avustukset, myyntitoiminta, arpajaiset, rahankeräykset ja maksulliset tapahtumat. Varainhankinnan kehittämisessä on muistettava huomioida tarvittavien lupien hankkiminen sekä verottajan ohjeet.

Varainhankinnan kehittäminen ontuu usein siksi, ettei sen tekemiseen ole mahdollista irrottaa tarvittavia resursseja. Niissä yhdistyksissä, joissa on palkattua henkilöstöä, varainhankinnan yksi alikäytetty resurssi ovat tätä nykyä yhdistysten hallitukset. Sellaisissa maissa, joissa julkinen sektori ei tue yhdistyksiä yhtä avokätisesti kuin Suomessa, on tyypillistä, että hallitusten jäsenten päätehtävänä on hankkia rahaa sisään ja suhteita ulospäin.

Tehokkuus ja tuloksellisuus

Yhdistykset eivät välttämättä mielellään halua myöntää edes itselleen, jos jokin niiden toimintamuodoista on kustannuksiin nähden tehotonta. Kiusallista voi olla myös tunnustaa se, jos jokin toimintamuoto ei tuota erityisen hyviä tai vaikuttavia tuloksia. Liikeyrityksissä on itsestään selvää, että toimintojen kannattavuutta on arvioitava. Yhtä lailla yhdistysten tulee arvioida, saavuttavatko ne käytetyillä resursseilla tarpeeksi tulosta.

Käytössä olevat niukat resurssit kannattaisi kuitenkin pyrkiä suuntaamaan sinne, missä niiden käyttö toteuttaa parhaiten yhdistyksen tarkoitusta. Tällainen allokointi tarvitsee tuekseen riittävää arviointia ja näkemystä toiminnan tavoitteista. Lisäksi on kyettävä asettamaan jonkinlaiset laadulliset kriteerit eri toimintojen vertailemiseksi. Tehtävä on vaikea, mutta kyse on pidemmän päälle välttämättömästä toimintojen uudelleenarvioinnista.

Kustannusten hallinta

Kustannusten hallinta on toinen tehokkuuteen ja niukkojen resurssien käyttöön liittyvä näkökulma. Kustannusten hallinnan tärkein työkalu on tarkka budjetointi. Myös muitakin budjetteja kuin yhdistyksen vuotuinen talousarvio voidaan laatia. Budjetit voivat olla esimerkiksi tapahtuma- tai toimintokohtaisia tarkentavia suunnitelmia tai vaihtoehtoisbudjetteja, jolloin erilaisten ratkaisujen kustannustehokkuutta voidaan helpommin vertailla.

Kustannuksia voidaan tarkastella kahdesta näkökulmasta. Tyypillisin tapa on seurata ja hallita kustannuksia niiden syntyhetkellä tai lähitulevaisuuden toiminnan osalta. Lähelle katsomisen ohessa kannattaa kuitenkin katsoa myös kauas. Kun seurataan, miten erilaiset kustannukset ovat kehittyneet tähän saakka ja arvioidaan, miten ne jatkavat kehittymistään, voidaan tehdä päätelmiä ja toimenpiteitä kustannusten pidemmän aikavälin hallitsemiseksi.

Resurssit

Resurssit ovat muutakin kuin rahaa. Resursseilla tarkoitetaan laajassa mielessä kaikkia niitä voimavaroja ja keinoja, joita yhdistyksellä on käytössään toiminnan suorittamiseksi. Resursseja ovat rahan lisäksi esimerkiksi henkilöstö ja vapaaehtoiset, tilat, kalusto ja osaaminen. Yhtä tärkeää kuin rahankäytön suunnittelu on myös toimijoiden ajankäytön hallinta tai vaikka osaamisen parantaminen.

Yksi merkittävä resursseja optimoiva näkökulma on yhteistyö. Kun asioita ei tehdäkään yksi vaan yhdessä voidaan usein saavuttaa joko kustannussäästöjä tai uudenlaisia ratkaisuja. Yhteistyön ja verkostojen kautta kannattaakin tavoitella synergiaetuja eli tilanteita, jossa yhteistyö tuottaa aina paremman tuloksen verrattuna tilanteeseen ilman yhteistyötä. Tällöin maksimoidaan resurssien hyötykäyttöä ja minimoidaan kustannuksia.

Kehittäminen ja investoinnit

Kehittäminen ei koske pelkästään toimintaa vaan myös talousrakenteiden ja resurssien kehittäminen on olennaista. Tästä näkökulmasta olennaista ei ole kysyä, miten suunniteltu toiminta rahoitetaan, vaan minkälaisia muutoksia yhdistyksen talouteen kokonaisuudessaan tarvitaan, jotta toiminnan kehittäminen on mahdollista. Muutokset voivat olla yhdistyksen rahoituspohjaa, talouteen liittyvää ajattelua tai resursseja koskevia.

Kehittämiseen läheisesti liittyvä käsite on investointi. Investointien ideana on suunnata merkittäviä panostuksia johonkin, joka näkyy pitkällä aikavälillä parantuneina tuloksina, ”voittona”, yhdistyksen toiminnassa. Voi esimerkiksi olla taloudellisesti järkevää hankkia uudenlaista laitteistoa yhdistystoiminnan tueksi tai toimitilat lähempänä keskustaa, jos näin ollen saadaan samalla parantuneita tuloksia ja toiminnan piiriin lisää ihmisiä ja sitä kautta lisää jäsenmaksutuloja ja avustuksia.

Ulkoiset muuttujat

Taloussuunnittelussa ei ole kyse pelkistä yhdistyksen sisäisistä prosesseista. Viisaasti rakennettu talousajattelu pohjautuu myös yhdistyksen ulkopuolisten muuttujien havainnointiin ja arviointiin. On kyettävä näkemään, minkälaisia mahdollisuuksia ja uhkia toimintaympäristö tarjoaa myös yhdistyksen talouden näkökulmasta. Huomioitavia muuttujia ovat mm. julkisen rahoituksen kehittyminen, yhteiskunnallisten sektorien rajojen liikkuminen sekä muut trendit ja heikot signaalit.

 

Talous- ja varainhankintasuunnitelman laatiminen

Kun yhdistys tekee vuosittaisen toimintasuunnitelmansa, niin sen pariksi laaditaan tietenkin talousarvio. Samaan tapaan tulisi toimia toiminnan kehittämissuunnitelmien, strategioiden tai muiden pidemmän aikavälin suunnitelmien kanssa. Järjestön kehittäminen on vaikeaa mm. siitä syystä, että käytettävissä olevat resurssit ovat usein niukkoja jo olemassa olevan toiminnan pyörittämiseen. Kehittäminen vaatii kuitenkin aina kunnollisia panostuksia. Siksi kehittämisen tueksi tarvitaan myös taloussuunnittelua.

 

Näin teet hyvän talous- ja/tai varainhankintasuunnitelman

  1. Tutustu toiminnan suunnittelua ja kehittämistä koskevaan aineistoon

Kuten mainittua, taloussuunnittelu on aina toimintalähtöistä. Siksi suunnittelu on aloitettava niin, että kootaan yhteen tärkeimmät toimintaa ja toiminnan kehittämistä määrittävät linjaukset, löytyivätpä ne sitten strategiasta, säännöistä, toiminta- ja kehittämissuunnitelmista, pöytäkirjoista tai muistioista. (Jos tällaisia linjauksia ei ole, niin se merkitsee, että johtaminen ja päätöksenteko eivät toimi.)

  1. Määritä suunnitelman aikaväli

Valittu aikaväli määrittelee, kuinka tarkkoja suunnitelmia tehdään ja kuinka pitkäjänteistä kehittämistä ollaan tekemässä. Vuoden mittaisissa tai lyhemmissä sykleissä on kyse budjettitason suunnitelmista. Yli tilikauden mittaisissa suunnitelmissa taas keskitytään jo enemmän painopisteiden ja kehityssuuntien määrittämiseen. Jos suunnittelun lähtökohtana on esim. strategia, voidaan taloussuunnitelmakin laatia strategiakaudelle, mutta myös muullekin aikavälille, jos esim. halutaan sitoa suunnitelman päämäärät yhdistyksen visioon kymmenen vuoden päähän.

  1. Valitse tärkeimmät näkökulmat

Jos kehittämistä yritetään tehdä yhtä aikaa kaikista mahdollisista näkökulmista, ei todennäköisesti ehditä panostaa mihinkään kunnolla. On siis tehtävä valintoja ja painotuksia. On analysoitava, mitkä ovat juuri nyt keskeisimpiä näkökulmia, joiden kehittäminen on järkevintä. Jos perusongelma on paisuneet kustannukset, kannattaa keskittyä kustannushallinta- ja tehokkuusnäkökulmiin. Jos taas toimintaa on tarkoitus kasvattaa voimakkaasti, voi näkökulma olla varainhankinnan tai resurssien käytön suunnalla.

  1. Määritä tavoitteet ja mittarit

Selkeät tavoitteet, selkeä toiminta. Kehittämisellä on oltava aina konkreettiset tavoitteet, joiden toteutumista voidaan seurata sopivilla mittareilla. Talouteen liittyvät tavoitteet ovat useimmiten mitattavissa numeerisesti, mikä tekee seurannasta helpompaa. Oikeiden mittareiden valinta ja niiden tulkinta ei kuitenkaan välttämättä ole yksinkertaista, koska yhdistystoiminnan tulokset voivat olla epämääräisiä.

  1. Valitse menetelmät ja määritä toimenpiteet

Kun tavoitteet on asetettu, pitää arvioida, millä menetelmillä tavoitteisiin päästään. Menetelmiä voivat olla erilaiset talousjohtamisen työkalut, investoinnit, panostukset, talouskehykset, allokointitekniikat, jne. Tavoitteisiin voidaan päästä myös konkreettisten toimenpiteiden avulla. Jos myyntituottoja on tarkoitus kasvattaa, voidaan päättää uusien myyntiartikkeleiden kehittämisestä tai myyjäisten lisäämisestä.

  1. Aseta vastuut ja aikataulut

Suunnitelma ei toteudu ennen kuin se laitetaan toimeksi. Kun suunnitelma sisältää aikataulun ja vastuut, voidaan varmistaa myös sen toteutuminen paremmin. Toimenpiteet sekä seuranta- ja arviointiajankohdat kannattaa viedä yhdistyksen vuosikelloon. Kannattaa myös varmistua, että kaikki vastuulliset ovat tietoisia vastuistaan ja että heillä on tarvittava osaaminen ja tiedot työnsä hoitamiseksi.

Print Friendly, PDF & Email

Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?

Related Articles