Kaikkeen yhdistystoimintaan liittyy aina riskejä, pieniä tai suuria. Voihan olla, että huolella järjestettyyn tapahtumaa ei tulekaan ketään paikalle. Tai voi käydä niin, että syystä tai toisesta aiottua toimintaa ei koskaan saada järjestettyä. Joskus niin käy, ja siitä on vain jatkettava eteenpäin. Toimintaan liittyvien riskien kartoittaminen ja hallinta ovat kuitenkin tärkeä osa suunnitelmallista ja arvioivaa työotetta.

Riskienhallinta ei ole kaikkien riskien välttelyä

Toimintaa suunnitellessa on aina hyvä ottaa tavaksi toimintaan ja sen toteuttamiseen liittyvien riskien kartoittaminen. Riskienhallinnasta ei kuitenkaan tarvitse tehdä liian monimutkaista. Riittää, että jokaisen toiminnon suunnitteluvaiheessa mietitään, mitkä asiat saattavat muodostua ongelmallisiksi toteutusvaiheessa. Kun mahdollinen ongelma on havaittu, mietitään sopiva keino, jolla riskin toteutuminen voidaan välttää.

Esimerkki 1

Riski: Kohderyhmä ei saa tarpeeksi tietoa toiminnasta, jolloin osanotto jää heikoksi.
Riskin hallintakeino: Aloitetaan tiedottaminen kahta kuukautta ennen toiminnan alkamista. Hyödynnetään kohderyhmän tavoittamiseen parhaiten soveltuvia viestintäkanavia.

Joskus riskejä ei voida takuuvarmasti välttää. Tällöin on arvioitava riskin suuruutta ja vaikutuksia. Jos riski arvioidaan siedettäväksi, voidaan toiminta viedä läpi kaikesta huolimatta. Kyseessä on silloin turvalliseksi katsottu kokeilu. Jos taas riski arvioidaan sietämättömäksi, tulee miettiä, löytyykö mahdollisia riskienhallintakeinoja, joilla riski muuttuu siedettäväksi, vai täytyykö suunniteltu toiminta jättää tekemättä.

Esimerkki 2

Riski: Uusi vapaaehtoistoiminnan muoto on liian vaikea ja kuormittava, jolloin vapaaehtoiset uupuvat ja jäävät pois toiminnasta.
Riskin hallintakeino: Vähennetään kuormittavuutta lisäämällä toimintaan henkilöstöresursseja vapaaehtoisten tueksi, ja lisätään vapaaehtoisten koulutusta, ohjausta ja palkitsemista.

Huom! Riskienhallinta ei tarkoita kaikkien riskien välttämistä. Jos toimintakulttuuri perustuu aina riskien välttämiseen, ei toiminta voi kehittyä eteenpäin. Toiminnan kehittäminen vaatii valmiutta rohkeisiin mutta hallittuihin kokeiluihin.

Riskikartoituslomake apuvälineenä hallinnon riskienhallintaan

On kuitenkin olemassa riskejä, joiden seuraukset saattavat horjuttaa yhdistystä voimakkaasti tai jopa kaataa sen kokonaan. Nämä riskit liittyvät usein hallintoon, talouteen, johtamiseen, henkilövaihdoksiin tai keskinäiseen vuorovaikutukseen. Siksi yhdistyksen johdon pitää olla perillä keskeisimmistä riskeistä sekä niiden hallintakeinoista.

Yhdistyksen toimintaedellytyksiin kohdistuvien riskien varalle on hyvä tehdä kunnollinen riskienhallintasuunnitelma. Jos yhdistyksen toimintakyky halutaan säilyttää myös kriisien kohdatessa, on riskien tiedostamisen lisäksi kyettävä rakentamaan myös valmiita toimintamalleja merkittävimpien riskien varalle.

Esimerkki 3

Riski: Toiminnanjohtaja irtisanoutuu/sairastuu yllättäen, jolloin koko toiminta uhkaa lamaantua ja hallinnolliset velvoitteet jäädä hoitamatta.
Riskin hallintakeino: Määritellään ennakkoon tarkat sijaistusohjeet, vastuunjako, toiminnanjohtajan rekrytointiprosessi ja yksinkertainen toimintaohje tilanteen varalle.

Yhdistyshallinnon riskien arviointiin voi hyödyntää FinFamin omaa riskikartoituslomaketta, jonka avulla voi sekä kartoittaa keskeisimmät riskit että suunnitella konkreettisen riskienhallintasuunnitelman. Lomake auttaa arvioimaan eri riskien todennäköisyyttä ja vaikutusten suuruutta.

Lataa yhdistyshallinnon riskikartoituslomake tästä.