Vapaaehtoistoiminnan toteuttaminen FinFami yhdistyksessä

”Vapaaehtoisten tehtävänkuvat määritellään selkeästi. Vapaaehtoiset määrittelevät itse panoksensa määrän. Vapaaehtoistehtävästä on mahdollista pitää taukoa tai luopua.” (Laatukäsikirja 2017).

Vapaaehtoistoiminnan suunnittelu on hyvä aloittaa tavoitteiden määrittelystä, oli kyse sitten koko yhdistyksen vapaaehtoistoiminnan järjestämisestä tai yksittäisen vapaaehtoistehtävän järjestämisestä. Kun raamit ovat selvillä, on työtä helpompi jatkaa eteenpäin. FinFami yhdistyksissä vapaaehtoistoimintaa tehdään ensisijaisesti jäsenten ja omaisten tarpeista käsin ja heidän tarpeisiinsa vastaten. Laajemmin vapaaehtoistoiminnan tarpeet pohjautuvat yhdistysten yhteiseen visioon, jolloin tavoitteena on vaikuttaminen paitsi yksittäisen omaisen ja hänen perheensä ja läheisten hyvinvointiin myös laajemmin mielenterveystyöhön ja asenteisiin. Ennen vapaaehtoisten rekrytointia kannattaa vapaaehtoistehtävät suunnitella hyvin ja paketoida selkeisiin tehtäväkuvauksiin. Tehtävän määrittelyssä auttaa, kun pohtii minkälaisia taitoja ja ennakkotietoja sekä miten paljon aikaa mihinkin tehtävään vaaditaan (Karreinen, Lari). Tehtävien paketointi eli aukikirjoittaminen tehostaa yhdistyksen toimintaa ja antaa useammalle vapaaehtoiselle mahdollisuuden osallistua, kun he jo toimintaan mukaantuloa pohtiessaan näkevät millaisia tehtäviä, missä aikarajoissa ja sitoutumisen asteella on saatavilla. Markkinointia tukemaan on hyvä laatia viestintäsuunnitelma, jossa huomioidaan myös vapaaehtoistoimintojen markkinointi ja mainostaminen.

”Vapaaehtoisten rekrytointi, toimintaan mukaantulo ja markkinointi on suunniteltua. Vapaaehtoistoiminnan mahdollisuuksia markkinoidaan ja kehitetään yhdessä vapaaehtoisten kanssa.” (Laatukäsikirja 2017)

Resurssit

Laadukas vapaaehtoistoiminta ei synny pelkästä innostuksesta ja auttamisen halusta. Toimintarakenteen ylläpitäminen edellyttää rahaa ja ammatillista työpanosta. Työntekijöiden rooli vapaaehtoistoiminnassa on ensiarvoisen tärkeää. Työntekijät vastaavat muun muassa vapaaehtoisten kanssa uusien vapaaehtoisten perehdyttämisestä, toiminnan suunnittelusta, organisoinnista, vapaaehtoisten rekrytoinnista, sopimuksista, koulutuksesta, ohjauksesta, kulukorvauksien hoitamisesta (matkakulut, mahdollisesti puhelinkulut), vapaaehtoisten vakuutuksista, työnohjauksien järjestämisestä, ilmoittautumisista ja haastatteluista sekä sopivien tilojen järjestelyistä. Nämä tehtävät on hyvä muistaa budjetoitaessa, samoin kuin toiminnan rakenteen vaatimat resurssit. Vapaaehtoistoiminnan rakenteissa on hyvä olla valmiiksi mietittynä, miten vapaaehtoistoimintaan lähtevät perehdytetään, mitä perehdytys pitää sisällään. Lisäksi on hyvä miettiä mitkä ovat henkilöresurssit ja työntekijöiden keskinäinen työnjako? On huolehdittava, että työlle on varattu toimenkuvassa riittävästi aikaa. Missä toiminta tapahtuu? Pääseekö tiloihin tarvittaessa myös ilman työntekijää? Miten uudet vapaaehtoiset otetaan vastaan? Millä keinoin mahdollistamme sen, että uusi vapaaehtoinen tuntee itsensä tervetulleeksi? Kuka vastaa vapaaehtoistoimintaan liittyvien matkakorvausten hoitamisen ja miten se tapahtuu? Tarjotaanko vapaaehtoisille ruokailu/ muuta tarjoilua tehtävän lomassa? Kuka hoitaa tilaisuuksien tarjoiluiden järjestämisen, kuka hoitaa tarvittavat materiaalit, kulut ja seurannan?

Vapaaehtoistoimintaan ilmoittautuminen ja mukaan tuleminen sisältää monia asioita, joita on hyvä muistaa huomioida toimintaa toteuttaessa. Hyvänä esimerkkinä toimintojen sisällöstä antaa alla oleva taulukko, missä on esitelty FinFami Pirkanmaan vapaaehtoistoiminnan toteuttamiseen kuuluvia asioita (Katajainen, R. 2013).

Taulukko 3. Vapaaehtoistoiminnan toteuttaminen (Katajainen R. 2013)

Huomioitava:

• Yhdistyksen vapaaehtoistoimintaan on budjetoitu kustannuksia ja se on huomioitu toimintasuunnitelmassa.
• Yhdistykseen on hyvä nimetä ainakin yksi työntekijä, joka vastaa yhdistyksen vapaaehtoistoiminnasta
• Yhdistyksen on hyvä ottaa vapaaehtoistoiminnan tapaturma- ja vastuuvakuutus. Vakuuttamista varten yhdistyksen toimintasuunnitelmassa täytyy olla maininta tai oma luku vapaaehtoistoimintaan osallistumisesta.
• Yhdistyksellä pitää olla ajan tasalla oleva luettelo vapaaehtoisistaan ja vapaaehtoistoiminnan sopimukset henkilörekisterilakia ja EU:n tietosuojasääntöjä (GDPR) noudattaen, miksi tietoja kerätään. Kerätyt henkilötiedot tulee hyväksyä vapaaehtoisella hänen suostumuksellaan, samoin kuin mitkä tiedot liitetään rekisteriin ja mitä tietoja vapaaehtoisesta sinne kerätään.

Vapaaehtoisen soveltuvuuden arviointi

Vapaaehtoisille olisi hyvä löytää juuri hänen taidoilleen ja voimavaroilleen sopiva, mielekäs tehtävä. On hyvä pohtia, mitä vapaaehtoiselta vaaditaan tehtävän toteuttamiseen? Monessa tehtävässä riittää, että on ihminen ihmiselle. Tärkeää on, että vapaaehtoiselle muodostuu selkeä kuva, millaiseen tehtävään hän on tulossa ja mitä häneltä odotetaan. Lähtökohtaisesti kaikilla on jotain annettavaa, mutta joskus voi joutua toteamaan, ettei tälle ihmiselle löydy tällä hetkellä sopivaa tehtävää. Se on uskallettava kertoa vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneelle ja tarvittaessa ohjattava hänet eteenpäin palveluihin tai toiminnan piiriin. Soveltuvuutta arvioitaessa tärkeää on läpikäydä yhdistyksen arvot. Pystyykö vapaaehtoinen sitoutumaan yhdistyksen arvoihin? Mikäli vapaaehtoinen ei koe yhdistyksen arvopohjaa omakseen, ei ole mielekästä puolin eikä toisin, että hän lähtisi mukaan toteuttamaan toimintaa.

Kiinnostus tehtävään herää – Luo hyvä käytäntö vapaaehtoisen kohtaamiseen

Vapaaehtoinen haluaa tuntea olevansa arvokas ja tärkeä. Työntekijän on hyvä käydä keskustelua vapaaehtoistehtävistä kiinnostuneiden kanssa ja haastatella heidät, jolloin saadaan tarkemmin avattua puolin ja toisin toimintaan kuuluvat odotukset, motiivit, mahdollisuudet, tehtävän rooli ja muut yksityiskohdat (yhdistyksen arvot, tehtävän sitovuus, vaitiolo, sopimukset, kulukorvaukset, työnohjaus, koulutukset jne.)  sekä keskustella vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneen kanssa millaisista tehtävistä hän olisi kiinnostunut ja millaiset aikaresurssit hänellä on käytettävissä tehtävään.  Olennaista on olla läsnä ja kuulla vapaaehtoista ja räätälöidä tehtävä hänen kanssaan yhdessä (alkuhaastattelurunko).  Perehdytys ja mahdollinen koulutus on hyvä mitoittaa aina tehtävän ja ihmisen mukaan. Huolehdi, että vapaaehtoinen saa tarvitsemansa tiedot, mutta pohdi riittääkö tehtävään suullinen perehdytys kirjallisilla ohjeilla täydennettynä tai tarvitaanko pidempää koulutusta. Joskus vapaaehtoinen voi toimia aluksi myös kokeneemman vapaaehtoisen parina ja näin päästä sisään tehtävään. Monissa FinFami yhdistyksissä kaikki vapaaehtoiset osallistuvat yhdistyksen järjestämään vapaaehtoiskoulutukseen.

Hyvä käytäntö: FinFami Pirkanmaa toimittaa kaikille vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneille Vapaaehtoisena Omaisyhdistyksessä -käsikirjan, johon he tutustuvat. Kirjassa on kuvattu mm. yhdistyksen arvot. Samoin he saavat etukäteen pohdittavakseen Vapaaehtoistoiminnan timanttimallin. Tarkoituksena on pysähtyä miettimään omaa motivaatiotaan toimia vapaaehtoisena ja omia henkilökohtaisia mahdollisuuksia toiminta vapaaehtoisena sekä hänelle sopivaa toimintamuotoa juuri Omaisyhdistyksessä.

Perehdytys, koulutus ja vapaaehtoissopimus

”Vapaaehtoiset perehdytetään ja koulutetaan tehtäviinsä, järjestössä toimimiseen, organisaation arvopohjaan ja perustehtävään.” (FinFami Laatukäsikirja 2017)

FinFami yhdistysten vapaaehtoiset saavat perehdytyksen ja koulutusta tehtävässä toimimiseen. Kertaluonteisissa tehtävissä vapaaehtoiset ainakin haastatellaan ja heidän kanssaan käydään läpi yhdistyksen arvot ja toimintaperiaatteet. Vapaaehtoisen on syytä tietää alusta alkaen velvollisuutensa ja vastuunsa, mutta myös oikeutensa ja etunsa. Lisäksi vapaaehtoisten kanssa täytetään vapaaehtoisen sopimus, jossa vapaaehtoinen sitoutuu vaitiolovelvollisuuteen. Kaikki henkilötieto on salassa pidettävää tietoa myös vapaaehtoistehtävän päätyttyä. Kokemustoiminnan osalta on tärkeä huomioida omaisen kokemustarinan osalta myös hänen läheisten lupa tarinan kertomiseen erilaisissa yhteyksissä. Vapaaehtoistehtävät ovat ammattimaisesti FinFami-yhdistysten kautta organisoitua ja koordinoitua. On tärkeää, että yhdistykseen on nimetty työntekijä, jonka vastuuseen kuuluu vapaaehtoistehtävien hoitaminen omassa yhdistyksessään. FinFami yhdistykset järjestävät vapaaehtoisilleen peruskoulutusta ja lisäkoulutuksia. Lisäksi muita kohdennettuja koulutuksia vapaaehtoisille ovat kokemustoimintakoulutukset ja erilaiset ryhmänohjaaja- ja tukihenkilökoulutukset sekä erikoistumiskoulutukset, täydennyskoulutukset ja työnohjaukset.

Työntekijä läpikäy vapaaehtoisten kanssa toiminnan pelisäännöt ja myös vapaaehtoisille annetaan tieto kuka vastaa toiminnasta. Tämä auttaa ennakoimaan ja varautumaan paitsi toiminnan toteutumisen osalta myös mahdollisissa ongelmatilanteissa, kun tiedetään kuka vastaa ja keneen ollaan yhteydessä. Mielenterveysomaisten keskusliitto FinFamin jäsenyhdistykset vastaavat oman alueensa vapaaehtoistoiminnoista, niiden toteuttamisesta ja kehittämisestä sekä toiminnan jatkuvuudesta. Toimintaa tukemaan on kehitetty yhteisiä linjauksia ja suosituksia, joita noudattamalla pyritään FinFami yhdistysten yhteiseen visioon ja toiminnan laatuun. Yhdistysten keskinäisellä yhteistyöllä (esim. koulutusten järjestäminen) voidaan hyödyntää pieniä resursseja ja oppia toinen toisiltamme.

Hyvä käytäntö: FinFami Varsinais-Suomi järjestää vapaaehtoisten starttikoulutuksen (16h), jossa käydään läpi vapaaehtoistoiminnan perusteet, yhdistysesittely, omaisen prosessi, mielenterveydenhäiriöt ja päihdeongelmat, kriisit ja tukeminen sekä oma jaksaminen vapaaehtoisena.

 

Vapaaehtoisen kanssa on hyvä käydä läpi ainakin seuraavat asiat:

• • toiminnan vastuuhenkilö/ yhteyshenkilö(t)
  • perehdytys, koulutus, organisaation rakenne ja vapaaehtoisen paikka siinä
  • tukeminen, virkistys, työnohjaus
  • vakuutukset, vastuut (toiminnan vastuu kuuluu aina työntekijälle)
  • vaitiolovelvollisuus, ilmoitusvelvollisuus, rekisteri vapaaehtoisista ja toiminnassa mukana olevista (GDPR muistaen)
  • minkälaisissa tilanteissa on syytä ottaa yhteys työntekijään -mahdolliset turva-ohjeet/ sovitut menettelytavat ongelmatilanteissa
  • toiminnan rajat ja millaiset asiat eivät kuulu tehtävään
  •  vapaaehtoiselle ei kuulu henkilökunnan henkilökohtaiset huolet ja stressi eivätkä työyhteisön ongelmat

Ennen vapaaehtoistehtävän aloittamista on hyvä täyttää yhdessä vapaaehtoisen kanssa vapaaehtoisen sopimus. Sopimuksessa on eritelty esim. tehtävänkuvaus, kulukorvaus, tehtävään kuuluvat työnohjaukset /koulutukset ja tieto vapaaehtoisten vakuutuksesta ja sopimus vaitiolosta ryhmiin liittyen. Sopimus selkeyttää, mitä vapaaehtoiselta odotetaan ja mihin he sitoutuvat sekä miten yhdistys toimii vapaaehtoistoimintaa toteuttaessaan. Sopiva määrä vastuuta motivoi toimimaan. Vastuun antaminen on työntekijän arvioitava tapauskohtaisesti. Vapaaehtoinen voi tehtävissään kohdata tilanteita, joissa vaitiolovelvollisuus nousee esille, vaikka alun perin sellaista puolta ei tehtävään olisi arvattu sisältyvän. Siksi vaitiolovelvollisuus on sisällytetty vapaaehtoissopimukseen, jonka vapaaehtoinen vahvistaa allekirjoituksellaan. Vapaaehtoisten tehtävänkuvat määritellään selkeästi ja vapaaehtoiset määrittelevät itse minkä verran he ovat käytettävissä vapaaehtoistoimintaan. Yhdistyksen työntekijöiden on tärkeää käydä toistuvaa vuoropuhelua vapaaehtoisten kanssa.

Vapaaehtoistoiminnasta tulee sallia myös toiminnasta pois jättäytyminen hetkellisesti tai kokonaan. Työ lähtee jokaisen omasta motiivista ja mielenkiinnosta. On tärkeää, että vapaaehtoisia on yhdistyksessä riittävästi, jolloin toiminta ei kaadu liikaa muutaman harteille vaan sitä varmimmin toiminta on mielekästä ja siinä on jatkuvuutta. Vapaaehtoisella on oikeus valita tehtävänsä ja sitoutua siihen itselle parhaiten sopivaksi ajaksi. Hänellä on myös oikeus kieltäytyä tehtävästä tai lopettaa auttaminen, jos se ei enää sovi hänelle. Vapaaehtoisten kanssa on hyvä pitää säännöllisesti palautekeskusteluita, jolloin huomioidaan myös vapaaehtoisen elämäntilanne ja tehtävässä viihtyminen, jaksaminen ja voimavarat. Mikäli vapaaehtoinen lopettaa vapaaehtoistoiminnan kokonaan on hyvä, että hänen kanssaan pidetään palautekeskustelu (mahdollisesti läpikäyden myös Exit-kysymyspatteristo), jossa hänelle annetaan todistus tehtävässä toimimisesta ja mahdollinen osaamismerkki (open badget tms.) ja päätetään tehtävä arvokkaasti. Vapaaehtoisvastaavalla on myös oikeus puuttua vapaaehtoisen tehtävässä toimiseen, jos hän huomaa, että vapaaehtoisen voimavarat eivät sillä hetkellä ole riittävät tai tehtävässä tulee ylilyöntejä tai muuta huomautettavaa. Tärkeää on, että vapaaehtoisvastaava tapaa säännöllisesti vapaaehtoisiaan luottamuksellisessa ilmapiirissä, jossa myös huomioidaan toimijoiden elämäntilanteet ja voidaan yhdessä rajata tehtäviä, etteivät ne ala kuormittamaan vapaaehtoisia.