Vapaaehtoisten hyvinvoinnin ja osallisuuden tukeminen

”Vapaaehtoistoiminnan ydin on osallisuudessa ja yhdessä tekemisessä. Vapaaehtoisia sitoutetaan toimintaan, heitä kiitetään ja palkitaan ja heidän hyvinvoinnistaan huolehditaan. Toimintaa arvioidaan yhdessä vapaaehtoisten kanssa säännöllisesti.” (Laatukäsikirja 2017).

Vapaaehtoisena toimiminen on vain osa elämää. On tärkeää pitää tasapainossa oman elämänsä muistakin osa-alueita kuten omat harrastukset, ystävät, lepo. Ne antavat mahdollisuuden ottaa etäisyyttä ja irrottautua vapaaehtoisen roolista. FinFami-yhdistykset tukevat vapaaehtoistensa jaksamista tarjoamalla mm. keskusteluapua yhdistyksen työntekijän ja toisten vapaaehtoisten kanssa sekä työnohjausten avulla. Myös erilaiset koulutus- ja virkistystilaisuudet auttavat jaksamaan tehtävässä (FinFami Pirkanmaa).

Auttamistehtävissä toimiva vapaaehtoinen toimii oman persoonansa turvin; sitä ei voi laittaa sivuun. Useat vapaaehtoistehtävät, joissa toteutuu vertaistuki kuten esimerkiksi vertaisryhmänohjaaminen edellyttävät tehtävään sitoutumista ja pitkäjänteisyyttä. Työntekijän on hyvä olla vapaaehtoisten tukena työnohjausten lisäksi myös siinä, ettei innostus tehtävässä ala kuormittaa liikaa. Ohjaajia tulisi kannustaa arvioimaan oma osallistuminen vapaaehtoistoimintaan ja ohjaamiseen niin, ettei tule luvanneeksi enempää kuin mihin aika riittää ja voimat yltävät. Aluksi on hyvä muistuttaa vapaaehtoisia, että kannattaa luvata vähemmän kuin miltä alun innostuksessa tuntuu jaksavan, esimerkiksi yksi ryhmän ohjaus vuodessa, jotta voi varmasti pitää lupaamansa eikä kuormitu liikaa. Vapaaehtoistoiminnalla on aina kaksi puolta: antaminen ja saaminen. Sanasta ”vapaaehtoistoiminta” tulee ensimmäisenä mieleen toisen auttaminen ja muiden hyväksi toimiminen. Vapaaehtoistoiminnassa myös tekijä saa aina jotakin itselleen. Toiminta tuo yhteenkuuluvuutta, hyvänmielen, mielekästä tekemistä toisten samankaltaisessa elämäntilanteessa olevien kanssa.

Vapaaehtoistoimijoiden kanssa toimimisessa on hyvä huomioida kannustavan ohjauksen työote, joka sisältää Pessi & Oravasaaren (2010) mukaan seuraavat ydinelementit:

Vapaaehtoiselle osoitetaan toiminnan arjessa:

1) Hänen jaksamisestaan, intresseistään ja ideoistaan ollaan kiinnostuneita.

2) Hänet kohdataan aidosti, ollaan läsnä ja annetaan aikaa.

3) Vapaaehtoisen toimintaa arvostetaan ja kiitetään sanoin ja teoin.

4) Hänen panostaan tarvitaan ja pidetään tärkeänä ja se osoitetaan teoin.

5) Hänen muutostarpeitaan kuunnellaan elämän tilanteen mukaan.

6) Hänet nähdään osana yhteisöä. Jos toimija esimerkiksi äkkiä jättäytyy pois, hänen jaksamisestaan ja voinnistaan kysytään.

Dialogisuus vapaaehtoistoiminnassa

Dialogisuus  tarkoittaa esimerkiksi avointa ja vastavuoroista keskustelua, jossa kuullaan avoimesti erilaisia näkemyksiä ja mielipiteitä ja pyritään rakentavaan eri näkemysten vuoropuheluun. Yksi sen tärkeimmistä elementeistä on vastavuoroisuus, jossa molemmat osapuolet pääsevät vaikuttamaan keskustelun etenemiseen. Dialogisessa suhteessa työntekijä voi olla asioiden merkitysten rakentajana ja vaihtoehtoisten toimintamallien tarjoaja. Siinä tukeudutaan vapaaehtoisen omiin kokemuksiin arvostaen hänen kokemuksia oman elämänsä asiantuntijana. Dialogisessa keskustelussa kenenkään näkemys ei ole ainoa oikea, vaan molemmat oppivat ja voivat muuttaa mielipiteitään ja asenteitaan keskustelussa. Jokaisen asiantuntemus on tärkeä ja jokaisessa kohtaamisessa voi oppia toinen toisiltaan.

Dialogisuus vapaaehtoisjohtamisessa on hyvä olla kansalaisjärjestössä toiminnan perusarvo ja vapaaehtoisjohtajan “ykkösasia”, jossa toiminta perustuu avoimelle, ymmärtävälle ja kuuntelevalle keskusteluyhteydelle toiminnassa mukana olevien kesken.  Dialogisuus vapaaehtoisjohtamisessa tarkoittaa avoimuutta toisten näkemyksille, erilaisuudelle, uusien asioiden ja uudenlaisten ajatusmallien oppimiselle sekä vapautta toimia ja ilmaista omia mielipiteitään (Ollonen, 2019).

Vapaaehtoisjohtaja voi tukea dialogisuuden syntyä pyrkimällä huolehtimaan seuraavista asioista:  1) Tasapuolisuus ja kunnioitus, että ketään ei arvoteta tai nosteta toisten yläpuolelle 2) Tilan antaminen vapaaehtoisille, paitsi toimia myös kuulla heitä ja antaa aikaa heidän ajatuksilleen 3) Kuuntelu, kannustus, kiitos, palaute, joilla on tärkeä rooli myös myönteisen ja avoimen ilmapiirin synnylle, 4) Jatkuva tietoisuus ja tarkkuus että dialogisuudelle on tilaa toiminnassa  5) Luottamuksellisuuden tärkeydestä huolehtiminen myös toiminnan kuluessa. On hyvä huomioida myös tässä ja nyt- keskustelu ja kokemuksista puhuminen (Ollonen 2019: Dialogisuus vapaaehtoisjohtamisessa).

Vapaaehtoistoimijoiden tuki

Erityisesti haastavien vapaaehtoistehtävien aikana (esimerkiksi vertaisryhmänohjaus) työntekijän on hyvä olla vapaaehtoisten ohjaajien ja ryhmäläisten taustatukena esimerkiksi olemalla puhelimitse tavoitettavissa ryhmän kokoontumisten aikana tai niiden jälkeen. Ohjaajia ja ryhmäläisiä helpottaa tieto, että he voivat tarvittaessa kääntyä työntekijän puoleen, jos jokin asia jää askarruttamaan heitä ryhmäprosessin aikana. On hyvä sopia ennen ryhmän alkua vapaaehtoisten ohjaajien kanssa myös ryhmän päättymisen jälkeen käytävä kehitys- ja tai palaute ja purkukeskustelu (malli keskustelun tueksi), jossa arvioidaan mennyttä ryhmäkokonaisuutta ja luodaan suunnitelmia tulevaan. Kaikkien vapaaehtoisten kanssa on hyvä myös pitää säännöllisesti erilaisia yhteisiä tapaamisia. Ryhmänohjaajille on hyvä järjestää oma ryhmätyönohjaus ja yhdistyksen kaikille vapaaehtoistoimijoille yhteisiä työhyvinvointi- eli tykypäiviä, koulutuksia, kehittämispäiviä ja virkistystilaisuuksia. Keskusliitto järjestää vapaaehtoisille yhteisiä, valtakunnallisia koulutuksia ja työnohjauksia.  Nämä kaikki rakentavat myös yhteishenkeä ja yhteen puhaltamisen kokemusta. Vapaaehtoistoimintaan sovelletaan työturvallisuuslakia. Lain 738/2002 5. luvussa vaaratekijänä mainitaan muun muassa henkinen kuormittuminen. Kuormittavissa tehtävissä työnohjauksen järjestäminen vapaaehtoisille voidaan siten tulkita velvollisuudeksi. Työnohjaus on vapaaehtoisten edunvalvontaa, henkistä työsuojelua ja oikeuksista kiinnipitämistä. Työnohjaus on erityisen tärkeää juuri vapaaehtoistoimijoille, koska heillä ei useinkaan ole ammattikoulutusta ja sen myötä kehittynyttä ammatti-identiteettiä tai työkokemusta tehtäväänsä.

“Vapaaehtoiset sitoutuvat vaitioloon, jolloin työnohjaustilanteet ovat ainoita tilaisuuksia vuorovaikutukselliseen tilanteiden jakamiseen ja läpikäyntiin (Laimio, A. 2013)”.

Vapaaehtoiset tarvitsevat säännöllistä tukea ja huomiointia tehtävässään. Vapaaehtoisten työnohjaus on järjestelmällistä, tavoitteellista toimintaa, joka toistuu säännöllisesti. Työnohjaus on kokemuksellinen oppimisprosessi, eikä sitä ole tarkoitettu vain kriisi- tai ongelmatilanteisiin, vaikka usein työnohjaus mielletään sellaiseksi.  Esimerkiksi vertaisryhmätoiminnot (Prospect-toiminta) perustuu merkittävästi kokemuksellisen tiedon käyttöön ja on luonnollista tarjota työnohjausta jo oppimisen takia, vaikka omaa ryhmää ei parhaillaan olisikaan käynnissä. Työnohjaus edustaa vapaaehtoisille puuttuvaa työyhteisöä ja kollegoita ja se vahvistaa myös itsestä huolen pitämistä ja on parhaimmillaan siten myös palkitsevaa. Vapaaehtoisen tukemisen on hyvä sisältää sekä kollektiivista tukea että yksilöllistä tukea. Kollektiivinen tuki pitää sisällään esimerkiksi koulutuksia, virkistystä ja yksilöllinen tuki henkilökohtaisia keskusteluita, kirjallista materiaalia, ohjeita, esitteitä, palautteita. (Laimio, A. 2013 FinFami Prospect-työnohjaukset).

Ohjauksella pyritään tukemaan myös vapaaehtoisen motivaatiota jatkaa tehtävässään. Joskus esim. omaa vertaisryhmää ei saada käyntiin heti ohjaajaksi tulon jälkeen, jolloin työnohjaukseen osallistumisella on motivaation ylläpitämiseksi erityinen merkitys. Saa kuulla ja oppia toisten ohjaajien kokemuksista ja vahvistua ohjaamisen polulla.

Työnohjauksessa vapaaehtoista autetaan näkemään:

• itsensä osana suurempaa kokonaisuutta, omaa yhdistystään
• ymmärtämään oman toimintansa merkitys tässä kokonaisuudessa.

Työnohjaus on vapaaehtoisten edunvalvontaa, henkistä työsuojelua ja oikeuksista kiinnipitämistä. Työnohjaus on erityisen tärkeää juuri vapaaehtoistyöntekijöille, koska heillä ei useinkaan ole ammattikoulutusta ja sen myötä kehittynyttä ammatti-identiteettiä tai työkokemusta tehtäväänsä (Laimio, Anne 2016. Prospect-työnohjaukset).

Kysymyksiä, joiden avulla voi keskustella vapaaehtoisen kanssa tai antaa hänelle pohdittavaksi hänen jaksamiseensa liittyen:

• Tuntuuko vapaaehtoisena toimiminen mielekkäältä? Lähdetkö hyvillä mielin vapaaehtoistehtävääsi?
• Koetko saavasi vapaaehtoistyöstä hyvää mieltä vai tuottaako se sinulle stressiä?
• Onko sinulla riittävästi aikaa ihmissuhteiden ylläpitämiseen? Ehditkö levätä tarpeeksi?
• Tunnetko saavasi sopivassa määrin tukea vapaaehtoistehtävässäsi?
• Mitkä asiat elämässäsi auttavat sinua jaksamaan? Mikä tuottaa iloa elämääsi?

(Lähde Kansalaisareena Vapaaehtoisen Opas)

Turvallisuuden huomiointi vapaaehtoistoiminnassa

Vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt luovat toimintaan turvallisuutta ja toimivat myös apuna mahdollisissa ristiriitatilanteissa. Pelisäännöt on hyvä olla esillä myös yhdistyksen tiloissa. Yhdistyksen on hyvä huomioida myös muut työturvallisuutta lisäävät tekijät, eli millaisia varautumistoimenpiteitä vapaaehtoisten kanssa on hyvä käydä läpi, esimerkiksi miten toimitaan ja kehen otetaan yhteyttä, jos mukaan pyrkii esimerkiksi päihteiden vaikutuksen alaisuudessa oleva osallistuja tai miten menetellään sairauskohtausten osalta. Miten toimitaan ja mihin otetaan yhteyttä? Lue lisää: lait ja asetukset vapaaehtoistoiminnan taustalla.

Vapaaehtoisten kiittäminen ja palkitseminen

Vapaaehtoisten työpanoksen huomioiminen on tärkein tapa kannustaa vapaaehtoisia ja pitää heidät mukana toiminnassa. Kiittäminen osoittaa, että hänen työtään arvostetaan. On hyvä kiittää paitsi yleisesti myös henkilökohtaisesti. On hyvä myös kertoa, miksi hänen työllään oli merkitystä ja miten se tuki suurempaa kokonaisuutta. On hyvä myös miettiä, mikä on paras tapa kiittää juuri kyseistä henkilöä. Pienetkin kiitollisuuden osoitukset, kuten kahvit, kirja, kukkapaketti, lounas tai yhteinen retki ovat tärkeitä vapaaehtoisille. Kiitos voi olla myös kiitoskirje tai runo, uuden vapaaehtoisen esittely järjestön hallitukselle, juttu jäsenlehdessä tai nettisivuilla (Karreinen 2015).

Parhaimmillaan vapaaehtoisista muodostuu toinen toisiaan tukeva tiimi, joiden keskinäinen yhteisöllisyyden kokemus luo turvaa ja motivointia vapaaehtoistoimintaan. Vapaaehtoisten motivointi ja palkitseminen tapahtuu usein juuri yhteisten keskusteluiden ja tapaamisten oheistuotteena. Vapaaehtoistoiminnassa on hyvä muistaa, että palaute toimii palkkiona tehdystä työstä (Laimio, 2013). Hyvin organisoidun kokonaisuuden jälkeen vapaaehtoiset Prospect-ohjaajat ovat esimerkiksi kertoneet saavansa toisten eteen tehdystä vertaisohjaajantyöstä sellaista sosiaalista kokemusasiantuntijuuden pääomaa, joka tukee myös heidän omaa hyvinvointiaan ja antaa myös itselle voimaa ja uutta sisältöä elämään.

Vapaaehtoisten palkitsemisen tavoite:

• parantaa vapaaehtoisuuden arvostusta sekä palkita/ kiittää vapaaehtoistehtävässä toimimisesta
• sitouttaa mukaan toimintaan
• Toimia uusien houkuttimena toimintaan mukaan tulemiselle

FinFami- yhdistykset kiittävät ja palkitsevat vapaaehtoisiaan omien käytänteiden kautta. Erilaisia tapoja vapaaehtoisten kiittämiseen, palkitsemiseen ja palautteenantoon ovat esimerkiksi:

• Ansiomerkit (esim. keskusliiton ansiomerkein)
• Kunniakirjat, kunniamaininnat, tittelit
  • • (FinFamin vuoden verraton vapaaehtoinen)
• Kiitospinssit
• Aineellinen lahja; tavara, leffalippu
• Hemmottelu ja virkistys
• Henkilökohtainen huomiointi, kiitoskortti, kahvihetki
• Mahdollisuus lisäkoulutukseen tehtävässä