Toimintasuunnitelma on keskeisin, yleensä sääntömääräinen, toimintaa määrittävä dokumentti. Toimintasuunnitelma on tarkoitettu johtamisen työkaluksi ja useimmiten myös sidosryhmien luettavaksi. Yhdistyksen jäsenet hyväksyvät suunnitelman vuosittain ja sidosryhmät pääsevät siitä tarkistamaan, minkälaiseen toimintaan yhdistys on kyseisenä toimintavuotena sitoutunut.

KOKO SUUNNITTELUPROSESSI HALTUUN

Toimintasuunnitelma on yhdistyksen vuosisuunnitelma, mutta sitä kannattaa ehdottomasti peilata yhdistyksen strategiaan ja pidemmän aikavälin suunnitelmiin. Kun tiedämme, missä olemme nyt, millainen toimintaympäristömme on ja missä haluamme olla tulevaisuudessa, voimme tehdä vuosisuunnitelman, joka kykenee edistämään parhaiten pitkän aikavälin tavoitteitamme tässä ja nyt.

Toimintasuunnitelma hyväksytään virallisesti yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa, mutta itse toiminnan suunnittelu ja toimintasuunnitelman laadinta on pidempi ja monivaiheisempi prosessi. Toiminnan suunnittelu kannattaakin aikatauluttaa vuosikiertoon sopivaksi niin, että jokin suunnitteluun liittyvä vaihe on aina meneillään. Toiminnan suunnittelun vuosikiertoa voidaan yleisesti ottaen kuvata seuraavan kuvion avulla:

[Mukailtu yhdistystoimijat.fi-sivuston kuvaajasta]

Suunnitteluprosessin sijoittaminen vuosikiertoon auttaa hahmottamaan myös aikajänteen, jolla minkäkin tyyppiset suunnitelmat on toteutettavissa. Jos saamme esimerkiksi idean uudesta hankkeesta syksyllä, voimme ehkä hakea sille rahoitusta vasta seuraavan vuoden keväänä ja saada rahoituspäätöksen vasta siitä seuraavan vuoden alussa. Tällöin hankkeen vienti ideasta toteutukseen on vienyt jo yli vuoden. Toisaalta monet budjetin sisällä liikkuvat toiminnot on toteutettavissa jo päivien tai viikkojen sisällä.

Suunnitteluprosessin jokaisessa työvaiheessa on tärkeää hahmottaa, ketkä suunnitteluun osallistuvat ja millä menetelmillä suunnittelun vaihe toteutetaan. Nykytilan kartoittamisessa on valittava sopivat tiedonhankintakeinot, painopisteiden ja tavoitteiden asettamisessa tarvitaan näkemyksellistä päätöksentekoa, ja seuranta- ja arviointitiedon tuottamiseen tarvitaan myös omat menetelmänsä.

SIDOSRYHMÄT LAAJASTI MUKAAN SUUNNITTELUUN

Yhdistyksen sidosryhmiä ovat kaikki tahot, joiden kanssa yhdistys on tekemisissä, joihin sen toiminta vaikuttaa ja jotka vaikuttavat sen toimintaan. Sidosryhmät voivat olla sisäisiä tai ulkoisia. Kaikilla sidosryhmillä on jonkinlaisia odotuksia yhdistystä kohtaan, joten odotusten selvittäminen ja analysointi on tärkeää.

Sidosryhmien odotusten ja näkemysten kartoittamiseksi voidaan tehdä kyselyjä, palavereja ja kokouksia, henkilökohtaista kontaktointia tai muuten seurata heidän näkemyksiään ja ulostulojaan. Myös epävirallisista kohtaamisista voi saada tärkeää tietoa. Sidosryhmien näkemysten selvittäminen on tärkeä osa nykytilan ja ympäristön analyysiä.

Yhdistyksen sidosryhmiä ovat mm.

• yhdistyksen jäsenet / toiminnan kohderyhmät
• yhdistyksen potentiaaliset jäsenet/kohderyhmät
• työntekijät
• luottamushenkilöt ja vapaaehtoiset
• rahoittajat
• tukijat ja lahjoittajat
• päättäjät ja viranomaiset
• ostopalveluiden tuottajat ja tavarantoimittajat
• muut yhteistyökumppanit

TAVOITTEET, MITTARIT, TOIMENPITEET

Hyvä yhdistystoiminta on tavoitteellista. Toimintasuunnitelmaan kannattaa kirjata yhdistyksen vuositavoitteet ja toimintokohtaiset tavoitteet mahdollisimman selkeästi. Toimintasuunnitelmaa laadittaessa ei kannata keskittyä toimintojen tarkkaan kuvailuun, koska yksityiskohtien suunnittelua ei yleensä ole tarpeen tehdä vuotta aiemmin. Mitä isommasta yhdistyksestä on kyse, sitä enemmän tulee keskittyä suuriin linjoihin yksityiskohtien sijaan.

Esimerkki

HUONOMPI: ”Yhdistys järjestää vuonna 16.8.2017 klo 14–19 tapahtuman, jossa on lapsille suunnattua ohjelmaa, kuten pomppulinna, taikuri ja lastenmusiikkia. Tapahtuma järjestetään keskuspuistossa.”

PAREMPI: ”Yhdistyksen tavoitteena on tavoittaa vuonna 2017 noin 200 lasta ja heidän vanhempaansa. Yhdistys järjestää lapsiperheille suunnatun tapahtuman, johon odotetaan noin 100 lasta perheineen. Tapahtuman tarkoituksena on tehdä yhdistystä tutuksi ja markkinoida yhdistyksen lapsitoimintaa.”

Hyvä tavoite on

• selkeä ja tarkka
• riittävän kunnianhimoinen mutta silti realistinen
• saavutettavissa valitulla aikajänteellä
• perusteltu yhdistyksen strategian tai toiminta-ajatuksen näkökulmasta
• asetettu yhdistyksen hallituksen tai yhdistyksen kokouksen toimesta
• mitattavissa tai muuten seurattavissa

(Tavoitteiden hiomisessa voi hyödyntää FinFamin kehittämää Tavoitelauta-työkalua.)

Tavoitteiden lisäksi toimintasuunnitelma on myös kertomus siitä, miten haluttuihin tavoitteisiin päästään ja miten tavoitteiden saavuttamista mitataan. Jos tavoitteena on tasapainottaa taloutta, voi keinona olla myyntituottojen kasvattaminen ja mittarina myyntituotot. Jos taas tavoitteena on lisätä nuorten määrää toiminnassa, voi toimenpiteenä olla nuorille suunnattu toimintaryhmä ja mittarina nuorten osallistujien määrä. Tavoitteet on siis kyettävä muuttamaan toimenpiteiksi, joiden toteuttamista voidaan myös seurata ja arvioida.

TOIMINTASUUNNITELMAN KOKOAMINEN

On tyypillistä ja järkevää, että toimintasuunnitelman kirjoittamistyöhön ei lopulta osallistu kuin yksi tai muutama ihminen. Siksi suunnitelman kirjoittamisen pitäisi olla vain suunnitelmien kokoamista, ja että tätä edeltäneeseen varsinaiseen suunnittelutyöhön on osallistunut jo mahdollisimman suuri joukko yhdistyksen sidosryhmien edustajia. Näin toimimalla voidaan tehdä suunnitelmista monipuolisia ja kattavia ja kirjoittamisesta nopeaa ja tehokasta.

Kirjoittamista ei kannata aloittaa tyhjästä. Toimintasuunnitelman kokoamisen voi aloittaa esimerkiksi siten, että kerää yhteen kaiken tarvittavan aineiston, jota toiminnan ja suunnitteluprosessin aikana on syntynyt. Aineistosta voi hakea mm. seuraavia näkökulmia:

Aineiston pohjalta kirjoitetusta toimintasuunnitelmarungosta näkee hyvin myös sen, mitä on vielä tarpeen miettiä ja suunnitella ja tarvitseeko vuositavoitteita vielä hioa. Tämän jälkeen voidaan viimeistellä suunnittelutyö ja kirjoittaa suunnitelma valmiiksi. Suunnitelma on hyvin laadittu, jos eri suunnitteluvaiheisiin on tavalla tai toiselle osallistunut mahdollisimman moni, jota suunnitelma koskee, ja jos näiden vaiheiden perusteella on pystytty rakentamaan tiivis, yhtenäinen ja kattava teksti.

Toimintasuunnitelmalla ei ole yhtä ainoaa oikeaa sisältörakennetta tai muotoa. Tärkeintä on, että lopputulos kuvaa mahdollisimman hyvin toimintavuoden tavoitteita, painopisteitä sekä keskeisimpiä toimintoja. Toimintasuunnitelman olisi tärkeää myös mahdollisimman hyvin heijastaa yhdistyksen arvoja, päämääriä ja näkemyksiä; on hyvä liittää toimintasuunnitelma osaksi laajempaa kuvaa yhdistyksestä ja sen toiminnasta.

Toimintasuunnitelma voi sisältää ainakin

• johdannon yhdistyksestä ja sen toiminnan tarkoituksesta
• tiivistyksen yhdistyksen strategiasta
• toiminnan ja kehittämisen painopistealueet
• toimintavuoden tavoitteet ja keskeiset keinot niiden saavuttamiseksi
• tapahtumat ja tilaisuudet
• keskeisimmät kumppanuudet ja yhteistyökuviot
• vaikuttamisen, edunvalvonnan ja viestinnän periaatteet ja toteutuksen
• hallinnon, talouden ja jäsenasioiden keskeisten piirteiden kuvauksen