Hiljainen tieto on mukana kaikessa arjen toimissa ja toiminnassa. Se lisääntyy koko ajan ja sen erilaisia muotoja kehittyy jatkuvasti.
Hiljaisen tiedon siirron onnistumiseen tarvitaan koko yhteisön ja varsinkin johdon sitoutuminen. Yhteisesti sovitut arvot ovat ehdoton edellytys sille, että tapahtuma etenee onnistuneesti. Niin kuin muissakin työyhteisökysymyksissä, tulee johtajan olla esimerkkinä – tehdä mahdolliseksi hiljaisen tiedon siirron prosessin käynnistyminen.
Hiljainen tieto on kokemus- ja tietoperäistä. Siksi se on arvokasta ja yhteisön tärkeää pääomaa. Tärkeimmäksi arvopohjaksi yhteisössä hiljaisen tiedon siirron kohdalla on luottamus. Ilman luottamusta on vaikea jakaa tietoa ja toisaalta kyetä ottamaan sitä vastaan.
Hiljaisen tiedon jakaminen ja siirtäminen on työyhteisössä aina oppimisen paikka. Tapahtuma vaatii myös kaikilta kypsyyttä ja kykyä arvioida omaa toimintaansa. Asia ei ole yhden ihmisen vastuulla eikä yksin tätä kyetä tekemään. Kysymys on myös vuorovaikutuksesta ja yhteistyön tekemisen osaamisesta sekä tahtotilasta. Tämä on hyvä huomioida muun muassa yhteisön koulutuksia suunniteltaessa.
Hiljainen tieto on mukana kaikessa arjessa. Sitä jaetaan työskentelyn lomassa koko ajan. Mutta tietoa voidaan siirtää suunnitelmallisesti muun muassa:
- Mentoroinnin avulla. Tästä voidaan tehdä sopimus, ketä lähtijä mentoroi ja mitä asioita on hyvä nostaa esiin. Henkilöt voidaan nimetä ja asialle voidaan laatia aikataulutus. Mentorointi voi olla myös kevyemmin suunniteltua – rinnalla kulkemista ilman tarkempaa määrittelyä.
- Osasto/työpaikkapalaverit ja kokoukset. Näihin voidaan tuoda teemoittain asioita, joita osaaja jakaa työntekijöille yhdessä.
- Narratiivit. Usein kokemustieto on helppo pukea tarinan muotoon. Tapahtumat, joista lähtevä kertoo, pitävät sisällään hyvin usein paljon juuri sitä tiedon osaa, jota muuten ei tulisi esille. Tarinoiden kerronnassa on usein myös paljon ohjauksellista sisältöä. Kuulijalla tulisi olla kunnioittava ja jopa nöyrä ote asialle ja kertojan tulisi kokea olevansa hyväksytty tärkeän asian välittäjänä. Tarinoita voidaan myös kirjata ylös. Näiden kirjoitusten kautta avautuu hieno kokemusmaailma, josta lukija voi saada oivalluksia oman työnsä haasteissa. Hiljainen tieto ei ole ”atomitiedettä”. Varsinkaan sen jakaminen ja vastaanottaminen ei tulisi olla ongelmallista, koska sitä sisältyy jokaiseen päivään, ja on vain meistä itsestä kiinni, osaammeko ja tahdommeko ottaa tietoa vastaan.
Hiljaisen tiedon siirtämisen ja vastaanottamisen prosessissa tulee huomioida myös sen vaikuttavuus. On hyvä, että on tehty jonkinlainen etukäteissuunnitelma asian toteuttamiseksi. Arviota on myös tehtävä, jotta prosessista saatua tietoa voidaan hyödyntää seuraavassa tapahtumassa. Palautetta prosessista tulee antaa niin lähtijälle kuin vastaanottajalle/jillekin. Jonkinlainen huomiointi johdon taholta voisi myös kannustaa prosessiin lähtemiseen ja tätä kautta hiljaisen tiedon siirron onnistumiseen.
Kirjoittaja: Pirjo-Riitta Viinikka, 30.8.18.
