Työyhteisön kaikki jäsenet voivat vaikuttaa tulokselliseen ja hyvinvoivaan työkulttuuriin. Tässä kirjoituksessa pohditaan esimiesten roolia viestintätilanteissa. Keskeinen kysymys esimiesten viestintätaitojen kehittämisessä onkin, miten haluan hoitaa viestintää esimiehen roolista käsin? Minkälaisen esimiehen itse haluaisin? Esimiehet voivat vaikuttaa omaan viestintäänsä ja tällä tavoin tukea työpaikan ilmapiiriä.
Esimiehen rooli on antoisa tehtävä, jossa päästään kannustamaan tiimiläisiä parhaimpaan suoritukseen ja yhteiseen tavoitteeseen. Hyvälle esimiehelle on monta nimeä: suunnannäyttäjä, majakka, kompassi tai taskulamppu. Parhaimmassa tapauksessa onnistuneesta esimiestyöstä hyötyvät esimies itse, henkilöstö, yhdistys, kohderyhmät ja sidosryhmät. Ja mikä parasta: esimies voi ja saa kehittyä tehtävässään. Esimiesroolissa on oikeus kasvaa huippuammattilaiseksi siinä missä tämä mahdollistetaan työntekijöille.
Tässä muutama vinkki esimiehen roolin ja viestintätaitojen kehittämiselle:
- Esimies on muutosjohtaja: Muutostilanteissa on tärkeää kertoa asianomaisille (työntekijöille) päätösten syy niissä puitteissa, kuin se on mahdollista. Muutokset onnistuvat, kun niiden positiivisen näkökulman tuo esiin. Päätökset otetaan luottamuksella vastaan, kun ne perustellaan. Tee näin: Tiedota työntekijöitä heitä koskevista päätöksistä. Voit pitää toimistopalaverin, jossa kerrot päätöksistä ja perustelet ne. Kerro työntekijöille: mikä tulee muuttumaan ja miten muutos heijastuu missäkin tehtävänkuvassa?
- Negatiiviset päätökset tai asiat voi kertoa rakentavasti: Jokainen esimiesroolissa oleva henkilö joutuu tehtävänsä aikana tekemään kipeitä päätöksiä ja antamaan kehittävää palautetta. Palautteen voi antaa rakentavasti ja arvostavasti. Tee näin: Negatiivinen palaute annetaan aina kahden kesken. Varaa keskustelulle rauhallinen aika ja paikka. Järjestä keskustelu heti, kun olet tiedottanut siitä työntekijää. Kuuntele työntekijän kanta. Kerro näkemys arvostavasti.
- Viestintä ei ole vain sanallista: Olemme esimerkki eleiden, äänenpainon, ilmeiden ja puhumattoman viestinnän kautta. Tee näin: Tunnustele omaa puhumatonta viestintääsi. Muista, että olet esimerkki esimiehenä.
- Esimies on työyhteisön jäsen: Kiitoksen antaminen esimiehelle on tärkeää siinä missä kiitosta ja kannustusta jaetaan työntekijöille. Esimies tarvitsee tehtävässään myös palautetta. Vaikka esimies kuunteleekin henkilöstöä herkällä korvalla, hän ei ole ajatustenlukija. Tee näin: Työntekijän ja hallituksen jäsenen on myös tärkeää antaa palautetta ja kiitosta esimiehelle. Kerro työntekijälle, että he voivat tulla rohkeasti ja luottamuksellisesti aina puhumaan sinulle asioista ja että otat mielelläsi palautetta vastaan. Työntekijänä kiitä esimiestä myös hyvästä työstä siinä missä kollegaa. Hyödyntäkää toimistopalaverissa positiivisen palautteen työhyvinvointityökalua.
- Osallistava esimies: Esimiehellä on operatiivinen vastuu toiminnan johtamisesta. Silti jokainen työntekijä johtaa itse omaa työtään. Esimies antaa mahdollisuuden työntekijälle oman työn johtamiseen, tavoitteiden asettamiseen ja tukee työntekijää parhaimpaan suoritukseen. Esimies kuitenkin seuraa työn kokonaistilannetta ja tarvittaessa käyttää päätäntä- ja delegointivaltaansa. Tee näin: Kun annat työtehtäviä, anna myös päätäntävaltaa työntekijälle työn suorittamiseen niin, että tavoitteeseen päästään. Kerro, mistä asioista työntekijä voi päättää itse. Kerro työsuhteen alussa siitä, mitkä periaatteet pätevät hankintojen tekemisessä ja työn suunnittelussa. Hyödynnä FinFamin perehdytysmateriaaleja.
- Luottamusta herättävä esimies: Minkälaisen esimiehen sinä haluaisit itsellesi? Muista, että esimiestä sitoo vaitiolovelvollisuus työntekijöiden asioista ja luottamukselliset asiat pidetään luottamuksellisina niin työaikana kuin vapaallakin. Tee näin: Kerro kehityskeskusteluissa, että kaikki asiat pysyvät luottamuksellisina esimiehen ja työntekijän välillä. Pidä keskustelut luottamuksellisina. Kerro työntekijöille sähköpostitse tiedotettavassa poissaoloviestissä, että työntekijä (työntekijän nimi) on poissa kyseisenä päivänä, mikäli hän on sairaana. Älä siis mainitse hänen olevan sairaana, vaan poissa.
- Esimerkillinen esimies: Työelämässä kohtaa erilaisia työntekijöitä, alaisia, esimiehiä ja yhteistyökumppaneita. Vaikka kaikki eivät ole samanlaisia kuin sinä, asiat otetaan ensisijaisesti asioina ja ammattilaisuus ammattilaisuutena. Erilaisuus ei tarkoita osaamattomuutta. Tee näin: Kuuntele toisen mielipide ja pohdi sen jälkeen, onko toisen ehdotuksessa mahdollisuus.
- Päätösten teko: Hyvä esimies kuuntelee herkällä korvalla järjestön muutostilanteita ja hiljaisia signaaleja. Lopullisen päätöksen tekee päätösvastuussa oleva esimies itse. Tee näin: Kanna tehdystä päätöksestä vastuu ja tiedota siitä asianmukaisesti henkilöstölle.
- Puhuminen on välittämistä: Esimies tarvitsee tehtävässään havainnointitaitoja. Esimies kuuntelee herkällä korvalla ja on majakkana niille, ketkä tarvitsevat opastusta. Tee näin: Suunnittele kehittämis- ja jaksukeskustelut etukäteen vuoden alussa. Hyödynnä niiden suunnittelussa henkilöstöhallinnon aikataulumallia. Hyödynnä keskustelussa FinFamin kehitys- ja jaksukeskustelujen pohjia. Kerro työntekijöille, että mistä tahansa asioista voi tulla keskustelemaan esimiehen kanssa luottamuksellisesti.
- Esimies tarvitsee ympärilleen tiimin: Esimies ei ole johtaja ilman alaisiaan. Vanha kunnon sanonta tavoitteiden saavuttamisesta pitää paikkansa: yksin voidaan saavuttaa tavoitteita, mutta yhdessä päästään tähtiin saakka. Tee näin: Järjestä kehittämispäivä, jossa jokainen työntekijä kertoo muille oman työn keskeisistä kuulumisista. Missä mennään nyt ja mitä on tulossa? Kirkasta kehittämispäivässä, mitä asioita on kenenkin vastuulla. Hyödynnä tarvittaessa FinFamin tiimimateriaaleja.
- Kiire ei kahlitse: Jokainen meistä kokee työssään kiirettä. Kiire ei silti saa määritellä kaikkea. On tärkeää miettiä priorisointia ja sitä, mitä voidaan tehdä kiireelle. Voidaanko tarkentaa prosesseja? Voidaanko delegoida? Jos pyydetään työntekijää kehittämään asioita, annetaanko hänelle myös valtaa päättää kehittämistyöstä? Tee näin: Mitä keskeisiä prosesseja toiminnassa on? Onko kaikki välttämättömimmät prosessit määritelty? Mitkä ovat keskeisimpiä prosesseja rahoittajan suuntaan? Mitkä ovat keskeisimpiä prosesseja arvioinnissa ja raportoinnissa? Mitkä ovat keskeisimpiä prosesseja arkistoinnissa? Mitkä ovat keskeisiä prosesseja henkilöstöhallinnossa?
