Monet työskentelevät koronavirukseen liittyvässä poikkeustilanteessa kotitoimistolta käsin. Kokosimme FinFamissa vinkkipatteriston etänä toteutettavan perehdytyksen suunnitteluun.
Kaikessa perehdytyksessä, niin etänä kun toimistollakin tapahtuvassa, on hyvä käydä uuden työntekijän kanssa kaikki käytännön asiat läpi, tutustuttaa työntekijä uuteen työyhteisöön ja tarjota hänelle säännöllinen tuki työsuhteen aloituksen yhteydessä etäperehdytyksen kautta. Tutustu FinFamin kymmeneen vinkkiin, joiden avulla etäperehdytys saadaan toimivaksi.
Asioiden ääneen kertominen, samoin kuin etätyössä ja virtuaalisissa kokouksissa, on tärkeää myös perehdytystilanteessa. Työpaikalla tapahtuvassa perehdytyksessä työntekijällä on mahdollisuus kysyä mieltä askarruttavista työasioista nopeasti, mutta etäperehdytyksessä uudella työntekijällä voi olla kynnys kysymiseen. Tähän tilanteeseen voidaan vastata tehokkaan ja huolellisesti suunnitellun etäperehdytyksen miettimisellä sekä avoimella ja säännöllisellä kommunikoinnilla uuden työntekijän kanssa. Muistetaan myös etäperehdytyksessä säännöllinen yhteydenpito uuden työntekijän kanssa.
Ota FinFamin vinkit talteen ja suunnittele oma etäperehdytyksesi.
- Lähetä ennakkoon työntekijälle Tervetuloa -sähköposti, johon kokoat työpaikan keskeisimmät periaatteet ja linkkejä työpaikan sähköisiin materiaaleihin.
- Hyödynnä FinFamin uuden työntekijän muistilista, johon on koottu keskeisimpiä asioita, joita uuden työntekijän kanssa kannattaa käydä läpi. Listasta löydät myös asioita, joita perehdyttäjän tulee muistaa huolehtia uuden työntekijän kohdalla. Jokainen voi täydentää listaa omilla muistettavilla asioilla. Uuden työntekijän muistilistan löydät täältä.
- Pidä sähköinen perehdytyspalaveri uuden työntekijän kanssa heti työsuhteen alussa. Varaa aikaa keskusteluun, kysymyksiin ja toiminnan yleiseen esittelyyn. Voit hyödyntää tässä yhdistyksen Power Point esitystä ja näyttää ajankohtaisia materiaaleja tai videoita. Keskeistä on vastata kysymyksiin: Mitä uudesta työpaikasta on hyvä tietää? Mitä käytännön asioita on hyvä kertoa uudelle työntekijälle? Miten sairauspoissaoloista ilmoitetaan? Miten työaika kirjataan? Mitä työehtosopimusta noudatetaan?
- Esimiehen ja työntekijän on välttämätöntä käydä työtehtävään liittyvä sisältöpalaveri heti työsuhteen alussa. Palaverissa on tärkeää myös sopia suuntaviivat etänä työskentelyn ajaksi, koska uudelle työntekijälle työsuhteen aloitus on uusi ja myös työsuhteen aloitus etätyönä voi olla uusi tilanne.
- Lähetä tarvittaessa työpaikan materiaaleja postitse uudelle työntekijälle. Esimerkiksi järjestön toimintasuunnitelmaa on monesti helpompi katsoa paperisena, jos haluaa tehdä siitä samalla muistiinpanoja.
- Perehdyttäjän on tärkeää sopia uuden työntekijän kanssa tulevia perehdytyspalavereja työn aloituksen ensimmäisille viikoille. Uuden työntekijän perehdytystä työyhteisöön on suositeltavaa ajatella prosessina, johon tulee panostaa useampien viikkojen ajan. On suositeltavaa sopia yhteisiä palavereja esimerkiksi uuden työn aloitusviikon loppuun ja muutaman viikon päähän, jotta uudella työntekijällä on mahdollisuus kysyä tarvittaessa neuvoja tutustuttuaan työhön. Usein kysymyksiä työn sisältöön ja työtapoihin liittyen saattaa syntyä päivien kuluessa, joten uudelle työntekijälle tulee varata mahdollisuus kysyä työhön liittyviä kysymyksiä myös etätyötilanteessa.
- Sovi uuden työntekijän ja muiden työntekijöiden kanssa virtuaalinen toimistopalaveri, jossa jokainen työpaikan jäsen pääsee esittäytymään. Työpaikan yhteisöllisyys on tärkeää myös poikkeustilanteessa.
- Ohjeista henkilöstöä ja uutta työntekijää, että he voivat sopia kahdenkeskisiä tai tiimien välisiä palavereja heti työsuhteen alussa. On tärkeää, että uusi työntekijä pääsee tutustumaan jokaisen työntekijän työhön myös tilanteessa, jossa työskennellään etänä.
- Järjestäkää yhteisiä virtuaalisia kahvihetkiä, johon sekä uusi työntekijä, että olemassa olevat työntekijät pääsevät liittymään. Työpaikan yhteiset hetket ovat tärkeitä myös etänä työskenneltäessä.
- Muistakaa tiedottaa työyhteisön sisällä uudelle työntekijälle, että hän voi aina tarvittaessa kysyä ja ottaa yhteyttä, mikäli hänellä on kysymyksiä työhön liittyen. On tärkeää kertoa uudelle työntekijälle, että hänellä on oikeus kysyä neuvoa myös poikkeusoloissa.
Innostavia hetkiä etäperehdytyksen parissa!
