Ihana haastava ajanhallinta – vinkkejä hektiseen järjestötyöhön?

Tuntuuko, ettet ehdi tehdä töitäsi työpäivän aikana? Juoksetko palavereissa, joiden jälkeen pitäisi ehtiä tekemään loput päivän työt? Onko töitä paljon ja et tiedä, mistä aloittaisit? Tulevaisuuden työelämässä itsensä johtamisen taidot ovat välttämättömiä. Työn toteuttamisen paikkasidonnaisuus poistuu. Työtä tullaan tekemään yhä enemmän etänä, jolloin itsensä johtamisen ja oman ajankäytön hallinnan taidot korostuvat. Miksi työhön liittyvää kiirettä kannattaa pohtia? Liika kiire kuormittaa ja uuvuttaa pitkällä tähtäimellä.

Oman ajankäytön hallinta lähtee siitä, että tunnistetaan aikasyöpöt, priorisoidaan työtehtävät ja pidetään kirjaa siitä, miten paljon aikaa työtehtäviin kuluu. Työtä on helpompi suunnitella, kun tunnistaa työhön kuluvan ajan. Oman ajankäytön seuraaminen auttaa lisäksi suunnittelemaan työvaiheita.

Tee näin:

  1. Ota kalenteri aktiiviseen käyttöön. Kirjaa säännöllisesti, miten paljon aikaa mikäkin tehtävä vie.
  2. Tunnista palavereiden tarve. Mitä palavereita voisi pitää etäyhteyden kautta? Mitä palavereita on mahdollista yhdistää?
  3. Netissä on monta vinkkiä siihen, miten omaa työaikaa voi hallita. Tässä kirjoituksessa esittelen muutaman hyväksi havaitun ajanhallintatavan. Tutustu menetelmiin ja kokeile muutamaa.
  4. Käy tarvittaessa työvaiheet läpi esimiehen kanssa ja kirkasta omat päätehtäsi ja vastuualueet. Oman työn priorisointi on jokaisen työntekijän hyvä työelämätaito itsensäjohtamisen kautta, mutta esimiehen tuki työtehtävien kirkastamisessa ja täsmentämisessä on tärkeää.
  5. Kirjoita muistilistoja. Hyödynnä kalenteria, post-it lappuja tai valmiita muistilistaohjelmia. Se, mikä toimii yhdelle, ei välttämättä toimi toiselle.
  6. Jäädessäsi lomalle, kirjoita lista loman jälkeisistä työtehtävistä odottamaan lomalta paluuta.
  7. Kysy vinkkejä kollegoilta työajanhallinnasta. Yhteinen vuoropuhelu ja prosessien kirkastaminen voi avata uusia, toimivia toimintamalleja.

Oletko kuullut Eisenhowerin matriisista, Pomodoro tekniikasta tai 135 säännöstä? Kaikki edellä mainitut ovat apuvälineitä työn hahmottamiseen ja työajanhallintaan. Esittelen lyhyesti nämä kolme tapaa. Kirjoituksen lopussa on lähdelinkit näihin ja muihin ajanhallinnan materiaaleihin.

Eisenhowerin matriisissa listataan omia tehtäviä niiden kiireellisyyden perusteella neljään kategoriaan. Kategorioiden perusteella hahmotat tehtävät, jotka pitää tehdä välittömästi ja tehtävät, jotka voivat odottaa rauhallisempia aikoja. Tutustu menetelmään täällä.

Pomodoro-tekniikassa työtä tehdään intensiivisesti 25 minuutin sykleissä maksimissaan neljä 25 minuutin jaksoa ennen pidempää taukoa. Tutustu menetelmään täällä.

1-3-5 sääntö auttaa järjestämään päivittäiset työtehtävät. Sääntö perustuu siihen, että päivän aikana tehdään yksi (1) vaativa tehtävä, kolme (3) keskikokoista ja viisi (5) pienempää tehtävää. Säännössä on laskettu, että päivään mahtuu yhdeksän (9) erikokoista tehtävää. Tutustu menetelmään täällä.

Minkälaisia toimintamalleja meillä FinFamissa on kehitetty työajanhallintaan:

  1. Henkilöstöhallinnon aikataulumalli johtajille:
    Malli on kehitetty toiminnanjohtajan avuksi henkilöstöjohtamiseen liittyvien päivämäärien suunnittelussa. 
  2. Työnantajan lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat muistilista:
    listaa voit käyttää apuvälineenä siinä, mitä kaikkia suunnitelmia työnantajan tulee lakisääteisesti tehdä henkilöstöhallinnossa. 
  3. Uuden hallituksen muistilista:
    Mitä materiaaleja kannattaa jakaa uudelle, aloittavalle yhdistyksen hallitukselle? Mitä materiaaleja kannattaa toimittaa kokouksen jälkeen hallitukselle? 
  4. Uuden ja lähtevän työntekijän muistilistat esimiehelle/henkilöstöhallinnosta vastaavalle:
    Osana FinFamin henkilöstöstrategiaa kehitettiin uuden- ja lähtevän työntekijän muistilistat. Näitä voi hyödyntää työsuhteen alku- ja loppuvaiheessa oman muistin tukena.
  5. Oman työn nykytilan kartoitus:
    Oman työn arviointi ja seuraaminen on paitsi työn tuloksellisuuden kannalta tärkeää, välttämätöntä myös oman työssäjaksamisen kannalta ja organisaation työhyvinvoinnin kannalta. On keskeistä tietää, mitkä tavoitteet ohjaavat työntekijän toimintaa? Oman työn sisällön miettiminen kannattaa aloittaa nykytilan kartoittamisesta. 
  6. Työn tavoitteiden miettimisen työkalu:
    Työn tuloksellisuuden ja samalla työhyvinvoinnin kannalta on tärkeää miettiä, mitkä ovat työni tavoitteet ja mitkä niistä ovat tärkeimpiä? Miten voisin kategorisoida oman työni tavoitteita ja miten seuraan niiden toteutumista? Keskustelenko johdon kanssa työni tavoitteista?
  7. Työntekijän työn tekemisen projektisuunnitelma

Älä epäröi hyödyntää valmiita malleja työajanhallintaan. Kokeile menetelmiä esimerkiksi seuraavan työn suunnittelupäivän yhteydessä ja hyödynnä itselle parhaimmalta tuntuvaa menetelmää.

Lähteet ja linkit lisätietoihin:

Print Friendly, PDF & Email